Документация и инвентаризация

1. Документирование хозяйственных операций, понятие документа. Классификация документов.

2. Документооборот и порядок его составления.

3. Учётные регистры, способы исправления в учётных записях.

4. Понятие инвентаризации, её значение и виды

1. Документирование хозяйственных операций, понятие документа. Классификация документов.

Бухгалтерский учёт, осуществляющий сплошное и непрерывное наблюдение за хозяйственной операцией базируется на документальном учёте. Документом называется письменное свидетельство, подтверждающее совершение какой либо хозяйственной операции или дающее право на её совершение. Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. Она представляет начальную стадию учёта и является необходимым этапом в регистрации информации, необходимой для текущего учёта. Документы составляются в момент операции или после её окончания на бланках типовой формы. Документы могут составляться в нескольких экземплярах. Свободные строки прочёркиваются. Текст документа должен быть конкретным и чётким. Не допускать возможности двойного толкования. Исправление ошибок в итоговых показателях, отражающихся цифрами производится в установленном порядке. В документах по учёту денежных средств исправления не допускаются и документ предоставляется в банк для оформления только в печатном виде. Для придания документу юридической силы необходимо полная характеристика хозяйственной операции, то есть наличие определенного перечня показателей, которые называются реквизитами. К обязательным реквизитам относятся: (см. Федеральный закон). При необходимости заверяется печатью. Руководитель предприятия устанавливает перечень лиц, ответственных и имеющих право подписи первичных документов. Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных видов документов. Для этого производится их классификация по следующим признакам:

1. По назначению:

- распорядительные (то есть документы, содержащие необходимость выполнить хозяйственную операцию)

- оправдательные (подтверждающие факт совершения операции)

- комбинированные (совмещающие признаки распорядительных и оправдательных)

- документа бухгалтерского управления (они создаются учётной службой для подготовки учётных записей, определённых расчётным путём)

2) По содержанию выделяют:

- первичные документы, составленные в момент совершения хозяйственных операций

- сводные, составленные на основе первичных документов

3) По способу отражения хозяйственных операций:

- разовые, то есть оформлены на одну хозяйственную операцию

- накопительные ( в них осуществляются операции за определённый период времени0

4) По месту составления:

- внутренние документы

- внешние, то есть поступившие от контрагентов предприятия

2. Документооборот и порядок его составления.

Составление документов является трудоёмким процессом и для получения оперативной и достоверной информации его необходимо регламентировать. Это достигается с помощью документооборота.

Документооборот – это путь прохождения документа с момента его проставления до сдачи в архив. Для определения этапов движения документов составляется график документооборота, который является необходимым для выполнения лицами ответственных за составление документа. График разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем предприятия. В графику по каждому документу отражают место составления и сроки передачи другим пользователям, порядок и сроки обработки, сроки и условия передачи в архив. В документообороте выделяют 5 этапов.

1. Составление документа.

2. Передача в бухгалтерию

3. Формальная проверка, проверка по существу, арифметическая проверка

4. Обработка документа и получение итоговой информации

5. Сдача в архив

В графике документооборота указывается, кто составляет документ, когда и где, куда когда передаёт, кто принимает и обрабатывает, кто и когда составляет итоговые формы, кто и когда сдает в архив.

Для совершения документооборота применяется унификация и стандартизация. Унификация – это установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Стандартизация представляет собой представление единых форм и размеров документов одного названия, что позволяет ускорить процесс их обработки и облегчить хранение. Ускорение движения документа необходимо для своевременного и правильного принятия управленческих решений. При этом важное значение имеет защита экономической информации, для которой необходимо разработать и соблюдать схему движения документа, имеющих коммерческую тайну. С этой целью может применяться процедура идентификации. Эта проблема становится особо актуальной при предоставлении предприятием возможности представлять отчётность в налоговые и иные органы в электронном виде. В этом случае для защиты информации используется электронная подпись, которая в свою очередь доступна только предприятию и налоговым органам.