10. Регистры бухгалтерского учета и их классификация.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» об учетных регистрах. Счетные записи. Учетные регистры и их классификация. Способы исправления ошибочных бухгалтерских записей.

Согласно ст. 10 ФЗ «О бухгалтерском учете», которая называется «Регистры бухгалтерского учета»:

1. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

2. Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

3. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

4. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Все хозяйственные операции, оформленные документами, после их совершения должны быть отражены в бухгалтерском учете. Для этого сведения, содержащиеся в отдельных документах, накапливаются, группируются и регистрируются по определенной системе. Такая запись производится с помощью учетных регистров — разграфленных листов бумаги, используемых для бухгалтерских записей.

Разные учетные регистры, применяемые в практике бухгалтерского учета, подразделяются по ряду признаков: по внешнему виду, объему содержания, характеру записей.

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), табуляграммы.

По объему содержания, т.е. по степени обобщения производимых записей, учетные регистры делятся на синтетические, аналитические и комбинированные.

В синтетических учетных регистрах запись производится в обобщенном виде, как правило, кратко, без пояснительного текста, с указанием даты и номера бухгалтерской записи. Натуральные и трудовой измерители в них не приводятся, записывается только сумма. Примерами синтетических регистров являются Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, табуляграммы.

В аналитических учетных регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. С помощью записей в этих учетных регистрах осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных ценностей, состоянием расчетов с каждым поставщиком, покупателем, дебиторской и кредиторской задолженности. Записи в аналитические регистры делаются более подробно, чем в синтетические, приводится пояснительный текст записей, кроме стоимостных, указываются в необходимых случаях натуральные и трудовые измерители. Пример регистров аналитического учета - карточки учета основных средств, материалов, товаров, подотчетных лиц организации и др.

В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие синтетический и аналитический учет, которые являются, по существу, комбинированными регистрами. Использование их сокращает объем учетных работ, позволяет вести учет отдельных объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета. Таким образом, показатели синтетического и аналитического учета получаются в один рабочий прием и отпадает необходимость сверки итогов синтетических записей.

Примером таких комбинированных учетных регистров являются журналы-ордера по счетам «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом на основании первичных документов.

По характеру записей, т.е. в зависимости от того, разносятся ли операции по бухгалтерским счетам или только регистрируются в хронологическом порядке без группировки по счетам, различаются регистры хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологические учетные регистры хозяйственные операции заносятся по мере их совершения на основании первичных документов в хронологическом порядке, в последовательности их поступления без группировки и разноски по счетам. Примером таких регистров является специальный регистрационный журнал, в котором отражаются хозяйственные операции по мере оформления их бухгалтерскими записями: порядковый номер записи, дата, сумма. Посредством хронологической записи обеспечивается контроль за сохранностью документов и правильностью записей в них. Так, общий итог операций, зарегистрированных в журнале, позволяет проверить полноту записей по счетам.

Систематические учетные регистры предназначены для группировки однородных операций и записи их по определенной системе на бухгалтерских счетах, т.е. систематизированно. Такая группировка осуществляется как по аналитическим, так и по синтетическим счетам. К систематическим.

учетным регистрам относятся карточки учета производственных затрат по объектам калькуляции, Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам. Показатели систематических учетных регистров характеризуют состояние и движение отдельных видов хозяйственных средств и источников их образования.

В настоящее время широкое распространение получило сочетание хронологических и систематических записей в одном учетном регистре, т.е. комбинированные регистры. В таких регистрах записи более наглядны и обозримы, сокращаются затраты труда по учетной регистрации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи производятся не в разных регистрах, а в один рабочий прием в совмещенном учетном регистре.

К комбинированным учетным регистрам относятся журналы-ордера.

Записи в учетные регистры могут делаться как ручным способом (вручную), так и с помощью ПЭВМ. Основными регистрами, получаемыми в результате применения ПЭВМ, являются табуляграммы, которые могут заполняться на типографском бланке регистра или на чистом листе бумаги.

В зависимости от вида и назначения учетного регистра используется и разная техника его заполнения: линейная (позиционная) или шахматная. При линейной записи сумма операции по кредиту счета отражается на той же строке, где записана соответствующая ей сумма по дебету этого же счета. Распространена она в учете расчетных операций предприятия - с поставщиками и покупателями, с подотчетными лицами, разными дебиторами и кредиторами. В этих регистрах, как правило, аналитический учет совмещается с синтетическим.

Шахматная запись производится таким образом, что в один прием (один раз, а не два, как при линейной записи) делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов. Сумма, записанная один раз в одну графу, оказывается в дебете и кредите соответствующих синтетических счетов. Регистры с шахматной формой записи характерны для журнально-ордерной формы учета. Применение таких записей значительно сокращает учетную регистрацию, учет становится наглядным, так как четко видны корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции. Шахматный принцип записи в настоящее время наиболее распространенный способ учетной регистрации.

По истечении месяца во всех учетных регистрах подводятся итоги записей всех операций. Содержание итогов разное и зависит от конкретных учетных регистров.

Согласно п. 3 ст. 10 Закона N 129-ФЗ исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление.

В зависимости от характера обнаруженной ошибки исправления в учетные регистры могут вноситься несколькими способами, в том числе:

- корректурным способом;

- способом дополнительных бухгалтерских записей;

- методом "красного сторно".

Корректурный способ применяется в случае, если допущенная ошибка не меняет корреспонденцию счетов или обнаружена своевременно, что не отразилось на итогах бухгалтерских записей. Суть данного способа состоит в том, что ошибочная запись зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы можно было прочесть исправленное, затем над исправленной записью или под ней (в зависимости от имеющегося свободного места) делается правильная запись. Исправление подтверждается подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты. Неоговоренные исправления в учетных регистрах не допускаются.

Способ дополнительных бухгалтерских записей применяется в случае, если корреспонденция счетов не нарушена, а только уменьшена сумма операции. Исправление ошибки делается путем составления дополнительной записи с той же корреспонденцией счетов на сумму разницы между правильной суммой операции и суммой, отраженной предыдущей бухгалтерской записью.

торнировочный метод (метод "красного сторно") применяется в случае, если в учетных регистрах приведена неправильная корреспонденция счетов либо преувеличена сумма операции. Если составлена неправильная корреспонденция счетов, запись, отраженная в учетных регистрах ранее, повторяется либо красными чернилами, либо синими или черными, но в этом случае запись обводится сплошной линией, что означает вычитание суммы, уже ранее отраженной в учетных регистрах. Затем оформляется обычная запись с правильной корреспонденцией счетов. Если сумма операции преувеличена, сторнировочная запись делается с той же корреспонденцией счетов.