17. Система планування часу.

У діловому житті виправдали себе такі планові періоди:

довгострокові завдання - 3-5 років (або більше) - плани на декілька років;

середньострокові завдання - 1-3 роки - річні плани;

поточні цілі - 1 тиждень - 3 місяці - місячні, декадні плани.

Із плану на декілька років вперед можна скласти річний план, переносячи в нього всі ті завдання, які були заплановані на рік.

Система планування часу приведена на рис. 8.1.

Квартальний план служить інструментом контролю за виконанням річного плану. Протягом року через рівні проміжки часу потрібно обдумати події минулого періоду і при необхідності внести зміни або перенести терміни (проміжний контроль). У кінці кожного кварталу можна встановити орієнтири на найближчі три місяці й визначити, які завдання в наступному кварталі потрібно викреслити, які перенести, а які доповнити.

Місячний план. Складається із завдань і цілей квартального плану. У випадку необхідності в нього переносять завдання з плану минулого місяця. Оскільки з наближенням часового горизонту підвищується точність планування, в місячному плані завдання враховуються вже з більшою деталізацією (витрати часу ведуться по годинах).

Передумова складання реальних місячних і тижневих планів полягає в тому, що ви визначаєте ще і так званий час, який вільно планується.

Декадний план є більш детальним, більш точним прогнозом. Виходячи із свого місячного плану, необхідно скласти на тиждень розпорядок всіх справ і завдань у відповідності з їх обсягом та часом для виконання.

Допоміжні запитання для планування роботи протягом тижня:

на чому потрібно сконцентрувати увагу в першу чергу на цьому тижні (центральне завдання)?

яке завдання на цьому тижні саме суттєве і вимагає найбільших затрат часу?

які інші справи на цьому тижні необхідно завершити, підготувати до завершення або почати (обов'язкові задачі)?

яку рутинну роботу (написання звітів, доповідей, телефонні розмови, збори тощо) потрібно зробити?

до яких невирішених питань слід було б приступити (можливі завдання)?

шо ще потрібно, бажано, доцільно зробити?

які події можуть бути передбачені?

Щоденний план будується на базі декадного плану. В ньому відображаються завдання і справи, які повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня, причому до передбачених раніше, запланованих, додаються непередбачені.

Щоденний план -- найважливіший ступінь у системі планування часу, конкретна реалізація поставлених цілей. Планування - це поступовий рух вперед, розклад загального завдання на частини, з тим, щоб різні дії можна було розподіляти в часі.

Передумова складання реальних місячних і тижневих планів полягає в тому, що ви визначаєте ще і так званий час, який вільно планується.

Декадний план є більш детальним, більш точним прогнозом. Виходячи із свого місячного плану, необхідно скласти на тиждень розпорядок всіх справ і завдань у відповідності з їх обсягом та часом для виконання.

Допоміжні запитання для планування роботи протягом тижня:

на чому потрібно сконцентрувати увагу в першу чергу на цьому тижні (центральне завдання)?

яке завдання на цьому тижні саме суттєве і вимагає найбільших затрат часу?

які інші справи на цьому тижні необхідно завершити, підготувати до завершення або почати (обов'язкові задачі)?

яку рутинну роботу (написання звітів, доповідей, телефонні розмови, збори тощо) потрібно зробити?

до яких невирішених питань слід було б приступити (можливі завдання)?

шо ще потрібно, бажано, доцільно зробити?

які події можуть бути передбачені?

Щоденний план будується на базі декадного плану. В ньому відображаються завдання і справи, які повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня, причому до передбачених раніше, запланованих, додаються непередбачені.

Щоденний план -- найважливіший ступінь у системі планування часу, конкретна реалізація поставлених цілей. Планування - це поступовий рух вперед, розклад загального завдання на частини, з тим, щоб різні дії можна було розподіляти в часі.

Планування повинно забезпечити господарське використання найціннішого достатку - часу. Тобто: час, який ми маємо, можна використати для продуктивної та успішної діяльності (максимальний критерій); або досягти поставленої мети з найменшою витратою часу (мінімальний критерій).

Чим раціональніше ми розподілимо свій час, тим краще зможемо використати його в своїх особистих і професійних інтересах. Планування як складова завдань і правил самоменеджменту означає:

підготовку до реалізації мети + структурування (упорядкування) часу.

Планування щоденної роботи, середніх та довготривалих акцій і результатів означає також виграш у часі, досягнення успіху і більшу впевненість у собі.

Так як будь-яка фірма планує або повинна планувати свою збутову та виробничу діяльність, так і кожна людина повинна думати і працювати, заглядаючи в майбутнє, і не віддаватися у владу подій. Потрібно, щоб кожна людина стала в діловій сфері сама для себе підприємцем і планувала використання обмеженого часу для досягнення своєї мети. Головна перевага, яка досягається шляхом планування роботи, полягає утому, що планування часу приносить виграш у часі.

Загальний практичний досвід на виробництві свідчить про те, що збільшення затрат часу на планування веде до скорочення часу на виконання і в кінцевому підсумку - до заощадження часу в цілому.

Очевидно, що цей процес не може бути довільно розтягнутий, колись наступить оптимум і подальше збільшення часу на планування стане неефективним.

Динаміка і часткова непередбачуваність виробничої діяльності, як правило, призводять до того, що абсолютний оптимум ніколи не може бути запланований і досягнутий, однак, якщо добитися щоденного виграшу до ЗО хв., то це вже можна вважати за успіх. Загальним правилом можна вважати таке: хто регулярно протягом 10 хвилин готує свій робочий день, той може щоденно заощаджувати 2 години, а точніше, ліпше виконувати важливі справи.

Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) потрібно максимально один відсоток часу витрачати на планування. Для розробки плану дня необхідно 5-10 хвилин