Техника учетной регистрации

Практикой организации бухгалтерского учета выработаны различные способы записи хозяйственных операций на основа­нии документов в учетные регистры. Техника учетной регистра­ции — весьма важный этап формирования достоверной и своев­ременной информации о происходящих хозяйственных процес­сах на предприятии, а также представление этой информации пользователям.

Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры называют разноской операций. Ее выполняют на основе разметки корреспондирующих счетов бухгалтерского учета.

Техника учетной регистрации весьма разнообразна. В зави­симости от формы бухгалтерского учета она имеет свои осо­бенности, однако содержит ряд этапов — общих для всех форм учета. Это - проверка и прием документов, обработка докумен­тов, разноска операций.

Проверка документов состоит из формальной, арифметичес­кой проверок и проверки по существу. Формальная провер­ка заключается в установлении наличия в документе всех обяза­тельных реквизитов. При этом одновременно тщательно прове­ряется ясность указания сущности операций, четкость оценки в натуральном и денежном измерителях, а также наличие подпи­сей лиц, ответственных за совершение операции.

Арифметическая проверка состоит в выяснении пра­вильности арифметических действий, имеющихся в документе: умножения количества на цену, сложения сумм при подсчете итога и т.п.

Проверка документов по существу состоит в опреде­лении законности произведенной операции, соблюдения дей­ствующих правил ее выполнения, соответствия ее плановым за­даниям, ее целесообразности и т.д.

При обнаружении в документе каких-либо недоработок, ошибок, дефектов работник учета должен вернуть его оператив­ному работнику для дооформления.

Только после проверки правильности документов работник учета принимает их от оперативного работника. При приеме в случае надобности выдается расписка лицу, сдающему докумен­ты. Так, заведующий складом, сдавая все документы на приход и расход материальных ценностей за день, получает расписку на копии сопроводительного реестра, при котором он отсылает эти документы в бухгалтерию; кассир, сдавая в бухгалтерию кассо­вые приходные и расходные документы, получает расписку в конце страницы кассовой книги, на которой эти документы за­регистрированы.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвер­гаются учетной обработке. Она необходима для подготовки до­кументов к записи в учетные регистры.

Обработка документов состоит из расценки, группировки и разметки.

Расценка документов представляет собой определение и про­ставление на документе денежного выражения оформленной им операции. В практической работе расценку часто называют так­сировкой.

Расцененные «протаксированные» документы группируют. Группировка документов заключается в подборе их в группы, однородные по своему содержанию. Подбирают группы кассо­вых документов, документов по приходу и расходу материалов, документов по продаже продукции и др. Внутри каждой из этих групп документы подбирают в более мелкие группы. Так, кассо­вые приходные документы подбирают по источникам поступле­ния денежных средств: с расчетных и валютных счетов, от деби­торов, подотчетных лиц и т.п.

Во многих случаях группировку первичных документов за­вершают составлением сводных документов, что облегчает учет­ную обработку полученных данных. Группировка первичных документов по ряду счетов синтетического учета нередко осу­ществляется путем составления специальных группировочных ведомостей. В дальнейшем документы подлежат разметке.

Разметка документов представляет собой оформление кор­респонденции между счетами, вытекающей из данной опера­ции. В практической работе разметку называют контировкой.

Разметку документов производят различными способами. Различие способов разметки документов зависит от особеннос­тей применяемой формы бухгалтерского учета. Так, при мемо­риально-ордерной форме учета разметку документов делают путем составления по каждому документу или группе подобран­ных однородных документов мемориального ордера.

При журнально-ордерной форме учета разметку указывают в журнале-ордере, куда записывают операцию путем проставления суммы документа в колонках корреспондирующих счетов.

При окончании обработки документы направляют для запи­си операций в учетные регистры, что носит название разноски операций.

Разноска операций производится на основе разметки доку­ментов и содержания самих документов. Сначала операции за­писывают в регистры синтетического учета, затем операции раз­носят в регистры аналитического учета. При журнально-ордер­ной форме этот порядок является иным, так как записи сначала делают в журналы-ордера, большинство которых представляют собой комбинированные регистры аналитического учета, а за­тем уже в Главную книгу общим итогом за месяц.

Записи в регистры аналитического учета делают более под­робно, чем в регистры синтетического учета. О разноске опера­ций в учетные регистры на документах обязательно делают от­метки: или путем проставления «галочки», или посредством ука­зания страницы регистра, на которую записана данная сумма.

В конце месяца во всех регистрах подсчитывают итоги записей всех операций. Затем составляют оборотные ведомости, используемые, прежде всего в самом аппарате бухгалтерского учета для сверки записей синтетического и аналитического учета между собой.

В тех регистрах, где это необходимо, выводится сальдо на 1-е число следующего месяца. Сумма сальдо проставляется на следующей строке после записи итогов оборотов — в колонке «Дебет», если оно дебетовое, и в колонке «Кредит», если оно кредитовое.

По окончании года и составлении заключительного баланса учетные регистры заключают путем подведения итога по каждо­му счету и проставления сальдо на противоположную сторону. Это делается с целью «сбалансирования» итогов, т.е. получения равных сумм в дебете и кредите.

В новом отчетном году учетные регистры открывают в точ­ном соответствии с данными баланса на 1 января текущего года записью сальдо, выведенного в регистрах за истекший год.