Информационные проблемы организации управления. Соотношения функций управления и информационных процессов, обеспечивающих эти функции.
Исследование систем управления имеет целью разработку долгосрочных мероприятий по совершенствованию организации, ее структуры, методов и моделей управления, и должно осуществляться на основе системного похода. Только тогда выводы, полученные в результате такого исследования, могут стать реальной основой для перестройки существующей системы управления. В то же время практика показывает, что многие предприятия до сих пор работают "по старинке" и не имеют в своем составе подразделений, направленных на собственное совершенствование (в качестве примера таких можно назвать лабораторию по совершенствованию хозяйственного механизма или отдел экономических исследований). Это можно объяснить такими причинами, как:
недостаток квалифицированных специалистов, способных к исследовательской работе;
отсутствие методической разработки исследования систем управления, в отличие, например, от анализа хозяйственной деятельности;
низкая заинтересованность руководства в изменении сложившихся методов управления.
Поэтому разработка методики исследования систем управления носит практическую значимость для развития экономики России в целом на теперешнем этапе ее развития, когда необходимо новое осмысление понятия менеджмента и его функций. Как известно, предметом и результатом процесса управления является информация. Как предмет труда она имеет следующие особенности:
многократность использования;
способность к саморазвитию;
низкая стоимость хранения и копирования;
необходимость защиты организационными, программными, техническими и законодательными средствами;
лавинообразное накопление объемов, что требует компьютерной обработки.
Основными функциями управления предприятием являются: перспективное и текущее планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; контроль и учет. Таким образом, основа управленческой деятельности — это выполнение менеджером четырех общих функций, которые составляют так называемый цикл менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль.
Взаимосвязь управления, систем документаций, систем классификаций и кодирования технико-экономической и социальной информации (ТЭСИ), систем обработки документной информации, технологических процессов ИОУ.
Управление - это процесс распределения и движения ресурсов в организации с заранее заданной целью, по заранее разработанному плану и с непрерывным контролем результатов деятельности
Система документации – совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
Понятие информационных ресурсов организации. Состав и формирование информационных ресурсов организации.
Это организованная документированная информация, включающая банки данных и банки знаний, другие массивы информации в информационных системах.
ИР можно определить как хранилище документируемой информации (документов). Анализ показывает, что определение оставляет за рамками информационного ресурса недокументированную информацию. Очевидно, что не вся информация, используемая организациями в управлении документируется (атрибутируется) как документ. Наличие в системе управления недокументируемой информации расширяет понятие информационного ресурса. ИР включают в себя не только информацию, но и информационные технологии и персонал, занятый обработкой информации: специалисты по информационным технологиям, документоведы, архивисты.
В понятие ИР в широком смысле входят наряду с информацией и информационные средства, т.е. вся информационная техника и технология (компьютеры, средства связи, программы) без которых либо невозможно, либо неэффективно хранить, перерабатывать и передавать информацию.
Тем самым информационный ресурс имеет 2 аспекта: идеальный и материальный, т.е. предмет и средство информационной деятельности.
информационные потребности условно могут быть разделены на 3 группы:
абсолютные;
действительные
фактически удовлетворяемые.
Важнейшим индикатором полноты и качества ИР является неудовлетворенные запросы пользователей. Это в свою очередь может свидетельствовать о:
неполноте комплектования ИР;
отсутствии требуемой информации об объектах;
запаздывании поступления требуемых ИР;
неизученности конкретной проблемной области;
рассогласовании между уровнем профессиональной подготовки персонала, создающего информацию и персонала, использующего ее;
неразвитости коммуникационной сети между различными источниками ИР;
существовании системы различных видов ограничений на допуск к информационным ресурсам и их использовании;
неактуальности накопленных ресурсов;
отсутствии эффективных методов слежения за качеством информационных ресурсов;
отсутствии эффективных структур, обеспечивающих доступ к имеющимся ресурсам.
В общие модели движения ИР под действием спроса на информацию происходят следующие технологические операции:
создание или формирование новых записей или документов;
распространение их среди заинтересованных субъектов информационного производства;
формирование массивов документов или баз данных оперативного или архивного хранения;
поиск документов в этих массивах по запросам.