Тема 5. Бух. Служба и ее роль в управлении организацией.

1. Организация и организационные формы ведения учета.

2. Функциональная структура б/аппарата.

3. Соподчиненность и штаты.

4. Положения бухгалтерии.

5. Функции б/службы.

6. Должностные инструкции специалистов б/аппарата. (самост.)Прил. к б/делу

7. Расчет норм времени учетно-отчетных и контрольных работ. (самост.) тема 6

1.

Осуществление учетного процесса невозможно без специалистов. Организация их деятельности в специальную службу является одним из аспектов б/дела. Ст. 4 ФЗ 129 «О б/учете» говорит, что все организации РФ, филиалы, обособленные подразделения, представительства иностранных организаций на территории РФ обязаны организовать и вести б/учет. ИП и адвокаты ведут учет доходов и расходов в соответствии с налоговым законодательством. Ответственность за организацию б/учета на предприятиях, соблюдение законодательства при выполнении хоз. операций несет руководитель организации (ст.6 ФЗ 129).

В зависимости от объема учетно-расчетных, контрольных работ, руководитель вправе выбрать 1 из 4 вариантов организационных форм ведения учета, предусмотренных законодательно:

1. организовать б/службу, самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое главбухом.

2. ввести в штат должность бухгалтера.

3. передать на договорных началах ведения учета централизованной бухгалтерии специализированной организации или бухгалтеру-специалисту.

4. вести б/учет лично.

Выбранная форма ведения учета закрепляется в организационно-распорядительной документации: в положении по бухгалтерии, должностной инструкции, хоз. договоре, в приказе распоряжения по штатам.

По характеру выполняемых работ все служащие бухгалтерии делятся на:

1. руководителей (главбух, его заместитель, старший)

2. специалистов (бухгалтер, ревизор-аудитор, экономист-программист)

3. технических исполнителей (кассир, счетовод, учетчик, табельщик).

Производными должностями по характеру выполняемых работ являются:

1. заместители – наделяются полномочиями главбуха при его временном отсутствии,

2. ведущие. Кроме должностных обязанностей ведущие специалисты осуществляют функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или осуществляют обязанности по координации и методическому руководству группы исполнителей.

3. старшие. Должность старшего вводится, если работник кроме должностных обязанностей осуществляет руководство подчиненных ему исполнителей. Если выделяются категории по должностям, то старшие не вводятся, функции руководства подчиненными исполнителями возлагаются на специалистов первой категории.

По характеру труда служащие подразделяются на:

1. организационно-административных работников,

2. аналитико-конструктивных,

3. информационно-технических.

2.

Под функциональной структурой б/аппарата принимается его деление на составные части на основе принципов разделения труда, с целью специализации деятельности отдельных работников и отделов бухгалтерии и кооперации их совместных усилий. Структура и штаты бухгалтерии зависят от объема учетно- расчетных и контрольных работ, от особенностей и масштабов деятельности организации, наличие структурных подразделений и управленческой структуры предприятия.

В зависимости от принципов разделения труда предусматриваются предметная, функциональная и смешанная структура б/аппарата.

Предметное разделение труда основывается на принципе обособленности выполняемых работ (операций), при этом весь определенный цикл совершает от начала до конца один работник или отдел бухгалтерии, н/р, учет расчетов по ОТ (начисления, удержания, выдача), учет ОС и амортизации (приемка, списание ОС, приобретение ОС, выбытие ОС, фин. результат), учет по отраслевому признаку (учет в растениеводстве и др.). Достоинство этого принципа состоит в приближении учетного аппарата к объектам учета, вследствие чего увеличивается знание о характере участка, объекта, предмета учета, повышается персональная ответственность. Этот принцип может использоваться при децентрализованном построении бухгалтерии.

Функциональное разделение труда предполагает выполнение каждым специалистом или отделом бухгалтерии совокупности однородных функций или операций. Например, формирование п/п, обработка авансовых отчетов подотчетных лиц, выписка актов, счетов, счетов-фактур и др. Преимущество данного принципа состоит в возрастании степени внутреннего контроля, достижение автоматизма в работе, совершенствование знания в конкретной операции. Применяется при централизованном построении учетного аппарата.

Смешанное разделение труда. На предприятиях происходит достаточно часто, т.к. через сочетание преимуществ 1 или 2 вида достигается рационализация в организации работы б/аппарата.

3.

Рациональная организация б/учета зависит не только от функциональной структуры построения бухгалтерии, определяемой принципами разделения труда. Особое значение для целей управления учетным процессом имеет система соподчиненности структурных единиц бухгалтерии.

Под организационно-управленческой структурой б/аппарата понимается состав и соподчиненность взаимосвязанных организационных единиц или звеньев бухгалтерии, выполняющих различные функции. По принципам соподчиненности выделяют линейный, иерархический, комбинированный типы управленческой структуры бухгалтерии.

При линейном типе управления все специалисты бухгалтерии подчиняются непосредственно главбуху. Такая структура управления характерна для средних и малых предприятий.

При иерархической структуре управления в составе бухгалтерии создаются промежуточные звенья управления – отделы или группы, возглавляемые старшими бухгалтерами (1 категории). Работники отделов подчиняются старшему бухгалтеру своего отдела. Старшие бухгалтеры подчиняются главному бухгалтеру. Непосредственно главбуху подчиняются ревизор, аудитор, кассир. Такая структура управления характерна для крупных организаций.

При комбинированном типе структуры управления наряду с центральной бухгалтерии формируются по центрам ответственности формируются бухгалтерские подразделения, выполняющие замкнутый цикл работ. Возглавляют децентрализованные бухгалтерские подразделения главбухи, которым передается часть прав и полномочий главбуха организации.

4.

В соответствии с целями и задачами, определенными в уставе организации, устанавливаются функции управленческого аппарата, направленные на достижение поставленных целей, а также определяется субъект, который будет исполнять данные функции. Распределение функций закрепляется в Положении о структурном подразделении.

Положение по самостоятельным структурным подразделениям – это правовой акт, определяющий порядок образования права, обязанности и организацию работ структурного подразделения. Положение – документ постоянного срока действия и имеет следующую структуру текста:

1. раздел – общие положения

2 раздел – цели и задачи

3. раздел – функции

4 раздел – права и обязанности

5 раздел – руководство

6 раздел – взаимодействие

7 раздел – организация работы

8 раздел – прочие.

1 раздел начинается с определения б/учета. Далее указывается, что б/учет осуществляется в бухгалтерии, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, непосредственно подчиненного руководителю. Оговаривается, что численность и штаты бухгалтерии определяются штатным расписанием организации (эти сведения в Положении не указываются, т.к. численность и штатная структура могут меняться, а Положение является долгосрочным документом постоянного срока действия). В Положении перечисляются законодательные и нормативные акты, которыми руководствуется бухгалтерия в своей деятельности. Заканчивается раздел о руководстве бухгалтерии главбухом, который назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2 раздел посвящается целям и задачам бухгалтерии. Его можно начать с изложения ст. 3 ФЗ 129 или взять формулировки из приказа Минфина № 34Н. Т.е. это формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, обеспечение информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за соблюдением законодательства, предотвращение отрицательных результатов хоз. деятельности организации и выявления внутрихозяйственных резервов.

3 раздел. В нем подробно перечисляются все работы, выполняемые бухгалтерией, отражаются общие свойственные для любой бухгалтерии позиции (н/р, учет ДС, учет ОТ), а также показывается специфика б/деятельности (н/р, отраслевая). Отдельными пунктами указывается:

1. о применении унифицированных типовых нетиповых норм документов,

2. о своевременности и качественности составления первичных документов, передача их в установленные сроки в бухгалтерию),

3. об обеспечении сохранности документов,

4. об использовании современных автоматизированных технологий учетных работ.

На базе данных разделов составляются должностные инструкции работники бухгалтерии, закрепляющие названные функции за определенными сотрудниками.

4 раздел закрепляет права и обязанности работников бухгалтерии, необходимые для выполнения возложенных на них функций.

Права:

1. требовать от структурных подразделений и должностных лиц своевременного в соответствии с графиком документооборота представления необходимых документов,

2. не принимать к исполнению неправильно оформленные документы,

3. взаимодействовать с другими структурными подразделениями,

4. представительствовать по поручению главбуха,

5. представлять сведения о должностных лицах, нарушающих порядок ведения учета.

Обязанности:

1. проводить обработку и анализ учетной информации,

2. подготавливать предложения по совершенствованию работы бухгалтерии,

3. проводить инструктаж в подразделениях о порядке ведения учета,

4. контролировать хоз. средства и их состояние,

5. составлять отчетность,

6. осуществлять контроль за подразделениями по порядку ведения учета.