Система электронного документооборота DoXLogic

Автоматизация всех процессов обработки документов с созданием единого хранилища информации.

Пользователи:

• Государственные предприятия и организации

• Банки

• Страховые компании

• Торговые и производственные компании

О Системе электронного документооборота DoXLogic

Мы решили предложить клиентам больше, чем позволяют получить «коробочные» программы документооборота, ориентированные на решение узкого спектра задач. Мы не стали ограничиваться автоматизацией делопроизводства или документооборота канцелярии, а разработали систему класса BPM (управление бизнес-процессами), которая обеспечивает комплексную автоматизацию обработки всех видов документов.

При этом была поставлена и впоследствии реализована следующая задача: любой документ в системе должен совершать круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени, а сама система должна содержать инструменты оперативного контроля.

Эффективность:

• Упрощается процедура согласования и принятия решений

• Появляется возможность контролировать сроки исполнения поручений по документам «одним взглядом»

• Найти документ становится просто

• Обеспечивается оперативный доступ к документам

• Уменьшается риск потери и утечки информации

• Упрощается работа с входящей и исходящей корреспонденцией

• Появляется возможность детального анализа процессов обработки документов и своевременного предоставления руководству сводной аналитической информации.

Функциональные возможности:

• Созданный документ перемещается по заданным маршрутам согласно порядку согласования документов, принятому в организации. К документу можно присоединять файлы любых типов с возможностью сохранения и сравнения версий.

• В системе реализованы механизмы контроля сроков обработки документов. В любой момент времени понятно, на какой стадии находится документ.

• Поиск актуальной информации осуществляется благодаря удобной системе фильтров и полнотекстовому поиску

• Система позволяет быстро находить связанные документы и предоставляет возможность ввода документов из различных источников (e-mail, сканеры и др.)

• За счет единого хранилища документов и наличия Web-интерфейса доступ к документам открыт в любое время из любой точки мира, где есть Интернет.

• Безопасность системы реализована на нескольких уровнях (SSL, настройка прав доступа на основании ролей, ЭЦП и др.)

• Документ может быть подписан с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП)

Система управления бюджетными заявками

Автоматизирует все стадии прохождения заявок на внутренние банковские расходы.

Назначение

Когда в организации циркулируют тысячи бюджетных документов, а в исполнении бюджета участвует множество подразделений, то процессы управления, анализа и контроля становятся невозможными без использования автоматизированной системы. Такая система должна оперативно отслеживать ситуацию с расходованием средств и служить источником данных для анализа и принятия различных управленческих решений. Система управления бюджетными заявками, разработанная нашей компанией, отвечает данным требованиям и помогает руководству банка «держать руку на пульсе» на всех этапах исполнения бюджета.

Эффективность

• Сокращение времени согласования платежей за счет наличия оперативной информации о том, когда и за что надо платить;

• Повышенный контроль над расходами за счет автоматического контроля бюджетных лимитов;

• Информация для анализа за счет формирования сводной аналитической отчетности (OLAP) в различных разрезах – статьи расходы, ЦФО, контрагенты, проекты;

• Оптимизация управления расходами за счет наличия платежного календаря, позволяющего видеть всю картину платежей;

• Повышение удобства работы с заявками за счет исключения из процесса разрозненных Excel таблиц и дополнительного вспомогательного ПО.

Функциональные возможности

• Ввод заявки на платеж. В заявке указывается целевое назначение расходования средств, подразделение, сумма, валюта, контрагент (счет контрагента), перечень статей бюджета с разбивкой суммы по статьям. При необходимости к заявке прикрепляются сопутствующие документы – договора, счета, акты и т.д.;

• Санкционирование заявки. Маршрут заявки зависит от настроек процедуры обработки;

• Дополнительное рассмотрение заявки. Производится в том случае, если заявка является нестандартной, например, средства расходуются сверх бюджета;

• Автоматическая выгрузка в операционный день банка и оплата заявки.