ДУД

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве. В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.

Функции, обеспечивающие процесс управления

Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,

Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

Историческая — документ является историческим источником.

Cтандартизация — это деятельность с целью достижения оптимальной степени упорядочения в определенной отрасли путем установления положений для общего и многократного использования, для решения существующих или возможных задач. Государственный стандарт России (ГОСТ) — основной нормативный документ по стандартизации в стране, подлежащий безусловному выполнению органами исполнительной власти, всеми предприятиями и гражданами, на деятельность которых распространяется действие стандарта. Общество давно осознало преимущества направленного ограничения, обеспечивающего единство методов и удобство изготовления и использования продукции

Документы различают:

По назначению

организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы);

По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)

По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

По способу представления — электронный, на бумажных носителях

По месту издания — внутренние, внешние

По направлению отправки — входящие, исходящие

По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные

По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые

По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Реквизит 01 – Государственный герб Российской Федерации

Реквизит 02 – герб субъекта Российской Федерации

Реквизит 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Реквизит 04 – код организации

Реквизит 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Реквизит 07 – код формы документа

Реквизит 08 – наименование организации

Реквизит 09 - справочные данные об организации

Реквизит 10 - наименование вида документа

Реквизит 11 – дата документа

Реквизит 12 – регистрационный номер документа

Реквизит 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит 14 - место составления или издания документа

Реквизит 15 – адресат

Реквизит 16 – гриф утверждения документа

Реквизит 17 – резолюция

Реквизит 18 – заголовок к тексту

Реквизит 19 – отметка о контроле

Реквизит 20 – текст документа

Реквизит 21 – отметка о наличии приложения

Реквизит 22 – подпись

Реквизит 23 - гриф согласования документа

Реквизит 24 – визы согласования документа

Реквизит 25 – оттиск печати

Реквизит 26 – отметка о заверении копии

Реквизит 27 – отметка об исполнителе

Реквизит 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит 29 – отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит 30 – идентификатор электронной копии документа

Схема расположения реквизитов:

Межстрочный интервал, или интерлиньяж, – это расстояние между строками в абзаце.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

одинарный интервал – 12 пт;

полуторный интервал – 18 пт;

двойной интервал – 24 пт.

Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа.1

Примечание: в пункте 4.7 ГОСТа Р 6.30-2003 допущена ошибка: реквизит "Дата документа" ошибочно назван в числе реквизитов общего бланка, в то время как на бланке обозначаются лишь отметки для проставления даты.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации.2

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 - наименование организации;

10 - наименование вида документа;

14 - место составления или издания документа.

4.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

5.- Состав реквизитов ОРД:

Государственный герб Российской Федерации 01

Герб субъекта Российской Федерации 02

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) 03

Код организации 04

Код формы документа 05

Наименование организации 06

Справочные данные об организации 07

Наименование вида документа 08

Дата документа 09

Регистрационный номер документа 10

Ссылка на регистрационный номер и дату документа 11

Место составления или издания документа 12

Гриф ограничения доступа к документу 13

Адресат 14

Гриф утверждения документа 15

Резолюция 16

Заголовок к тексту 17

Отметка о контроле 18

Текст документа 19

Отметка о наличии приложения 20

Подпись 21

Гриф согласования документа 22

Визы согласования документа 23

Печать 24

Отметка о заверке копии 25

Отметка об исполнителе 26

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 27

Отметка о поступлении документа в организацию 28

Отметка для автоматического поиска документа 29

6. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, содержащие распоряжение о совершении хозяйственной операции. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

7.

8.

9.

10.

11. –

12.

13. –

14. Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 1

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

учет документов,

контроль за их исполнением;

справочная работа по документам.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров.

состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. 1

Различают:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. 2

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело.

Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

15. Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.