1.Организация модели данных в виде списков в Exel. Основные понятия: список, запись, поле.
Список – определенным образом сформированный на рабочем листе массив данных со столбцами и строками. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов (полей).
Каждая запись должна содержать полное описание конкретного элемента. Количество полей в каждой записи – одинаково. Каждое поле в записи может являться объектом поиска или сортировки.
2. Применение формы при работе со списками: создание списка, поиск записей, редактирование записей, удаление и добавление записей. Создание списка (базы данных)
Список должен быть организован так, чтобы во всех строках в одинаковых столбцах находились однотипные данные.
сформируйте заглавную строку списка: в каждом столбце этой строки введите название соответствующего поля записи;
щелкнув на любой из ячеек заглавной строки, выберите команду Данные→Форма;
в диалоговом окне введите данные в каждое поле. Для перехода между полями используются клавиши <TAB> (вниз) или <SHIFT>+<TAB> (вверх);
нажать на кнопку Добавить для помещения значений данной записи в список;
для завершения ввода данных нажать кнопку Закрыть.
Поиск записей в списке
1.Установите курсор в любую ячейку списка и выберите команду Данные→Форма.
2.Нажмите кнопку Критерии.
3.Введите критерии поиска в одно или несколько полей записи.
4.Нажимайте кнопки Назад и Далее для поиска записей, отвечающих установленному критерию.
Для задания нового критерия поиска нажмите кнопку Очистить.
Использование формы данных
Форму данных можно использовать для добавления, поиска, изменения и удаления строк в диапазоне или таблице.
ДОБАВЛЕНИЕ СТРОКИ ДАННЫХ
В форме данных нажмите кнопку Добавить.
Введите данные для новой строки.
Переход к следующему полю производится с помощью клавиши TAB, а к предыдущему — с помощью сочетания SHIFT + TAB.
Указав нужные данные, нажмите клавишу ВВОД. Строка будет добавлена в нижнюю часть диапазона или таблицы.
Сообщение
«Невозможно расширить список или базу
данных»
ПРИМЕЧАНИЕ. До нажатия клавиши ВВОД отменить любые изменения можно с помощью кнопки Вернуть. При этом из полей удалятся все внесенные данные.
Поиск строки с помощью навигации Найдите в форме данных строку, которую нужно удалить:
Чтобы последовательно перейти от одной строки к другой, щелкните нужную стрелку на полосе прокрутки в форме данных.
Чтобы перейти сразу через десять строк, щелкните полосу прокрутки между стрелками.
Чтобы перейти к следующей строке в диапазоне или таблице, нажмите кнопку Далее.
Чтобы перейти к предыдущей строке в диапазоне или таблице, нажмите кнопку Назад.
Нажмите кнопку Удалить.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ. Откроется диалоговое окно для подтверждения операции. После подтверждения отменить удаление строки невозможно.
3.Анализ данных на основе их сортировки: сортировка строк списка, сортировка строк диапазона, сортировка столбцов списка, пользовательский порядок сортировки.
Для упорядочения и анализа данных в списке применяется команда "Сортировка". "Сортировка" позволяет переставлять записи в определенном порядке на основании значений одного или нескольких столбцов или переставлять столбцы на основании значений в строках.
Существуют три типа сортировки:
в возрастающем порядке
в убывающем порядке
в пользовательском порядке
Алгоритм сортировки данных по строкам
Для перестановки столбцов в списке необходимо выполнить сортировку на основе значений в строках:
Укажите ячейку в сортируемом списке
В меню "Данные" выберите команду "Сортировка"
В окне "Сортировка диапазона" нажмите кнопку "Параметры"
Установите переключатель "Сортировать" в положение "столбцы диапазона" и нажмите кнопку OK
В окне "Сортировка диапазона" выберите строки, по которым требуется отсортировать столбцы в списках "Сортировать по", "Затем по", "В последнюю очередь, по"
Нажмите кнопку ОК для выполнения сортировки В некоторых случаях требуется нестандартный порядок сортировки списков, например сортировка данных по месяцам в календарном порядке или сортировка записей в порядке, созданном пользователем. Создание пользовательского порядка осуществляется в окне "Параметры" на вкладке "Списки", которое можно вызвать командой "Сервис" - "Параметры". Пользовательский порядок сортировки можно применить только для заголовка столбца, указанного в раскрывающем списке "Сортировать по"