Основные требования, предъявляемые к документам.
Многообразие управленческой деятельности, единство и взаимосвязь принимаемых решений, свойственные управлению, формы и назначение управленческих документов определяются правовыми нормами.
В настоящее время любой управленческий документ должен отвечать следующим требованиям:
быть составленным по установленной форме, соответствовать действующим стандартам;
издаваться соответствующим компетентным органом, предприятием, организацией, которым такое право предоставляется законом или соответствующими учредительными документами;
издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.
К документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
обеспечение юридической силы документов;
создание условий для качественного и оперативного составления и исполнения документов;
возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
возможность использовать для создания, копирования, обработки документов средствами организационной техники.
Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того:
государственное это предприятие или коммерческое;
каким видом деятельности занимается предприятие;
как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современных информационных технологий.
4. Функции документов
Функция документа – это целевое назначение, присущее ему.
Документы многофункциональны. Следует отметить, что не существует документов, несущих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ полифункционален, т.е. в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций, и потому разграничить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
К основным функциям документов можно отнести:
информационную. В её состав входит документирование, хранение и предоставление информации;
управленческую (с помощью документов решаются управленческие вопросы). В управленческой функции можно выделить две основные подфункции:
- стабилизация, нормальное функционирование и совершенствование государственной системы в целом и каждого государственного учреждения в отдельности;
- обеспечение нормального функционирования каждого члена данного общества в его конкретной социальной роли.
В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия.
коммуникативную (документы являются средствами обмена информацией).
В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
- документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному – законы, указы, постановления, распоряжения, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы).
правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон, указ, постановления и т.д.). Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения; удостоверительные документы, имеющие юридическое значение (паспорта, дипломы об образовании и др.); акты управления, издаваемые учреждениями, предприятиями, организациями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.).
В принципе, любой документ может быть доказательством, тем самым он временно будет наделен правовой функцией.
организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);
научно–историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).
Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношения, в процессе управления и т.д.
Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая) и функции, постоянно действующие (информационная, научно-историческая).