9.Понятие об электронном офисе. Системы автоматизации документооборота и деловых операций в электронных офисах.

Офис (шир.подход) ? это орг-ция, на входе и выходе кот. Бумаги. На входе и выходе м.б. бумаги след. Типов: письмо или заключение, фиксир решение, принятое должност лицом или орг-цией в ответ на запрос к этой орг-ции, договора, контракты, соглашения с некот юрид или физ лицом. Офис(узк.подход) -это орг-ция типа канцелярии, ф-ция кот получать и выпускать док-ты, а также отслеживать их движение. При этом под док-ом понимают люб сообщ-е, передаваемое др. другу участ-ами бизнес-процесса.Электронный офис ? программно ? аппаратный комплекс предназначенный для обработки документов и автоматизированных работ пользователей в СУ. Задачи: 1. редактирование и печать документов, 2. контроль их прохождения, 3. контроль исполнения поручений, В состав ЭО входят следующие аппаратные обеспеч-е:несколько ПК, объединенные в сеть; печатающие устройства;средства копирования док-ов; модем; сканер; стримеры; проектирование оборудования для проведения презентаций. Основными программными обесп-ем являются: текстовый процессор, электронные таблицы, СУБД, кроме этого в ПО офиса м.входить прог-а анализа и сост-я расписаний, прог-а презентаций, графич процессор, прог-а обсл-ния факс-модема, сетевое ПО, прог-и перевода текста. Офисн прогр.продукты исп-ся как самост-но, так и в сост интегриров пакетов.

Системы в ЭО:

Workflow (ПО поддержки управления)1. Документ сканируется в ПК

2. автоматически проходит процедуру регистрации и направляется в соответствующую клерку,3. на экране видно весь сценарий работ с документом, к которому ему надлежит следовать.4. ПО контролирует правильность прохождения необходимой процедуры обр. документа 5. после окончания работы с одним документом автоматически пересылается другой. Поэтому они территориально могут находится в совершенно разных местах. Потеря документа исключена, т.к. все критические точки системы контролируются автоматически.6. менеджер со своего компьютера может контролировать:Состояние работ над документами,Степень загруженности сотрудников, при необ-ти можно перенести часть работы на другого работника.Основное потребительское свойство в том, что они:Позволяют структурировать поток работ,Обеспечивает прохождение задачи через нужных участников в нужной последовательности, Гарантирует, что необходимая информация будет в нужный момент времени доступна ЛПР

Популярные пользователи:Staffware, Action Worcflow. Croupware ? открытые системы обмена информацией между людьми. Они осуществляют движение от воспроизведенного документа как единого целого и его комплект обр-ке. Здесь инициатива за индивидуалом. В отличии от Workflow они обслуживают параллельно множество работ, и одну задачу. Широко распространены следующие продукты:Microsoft Offic for Windows, Lotus Notes, Correl Office

Наиболее широко распространены продукты Croupware.

10. Управления проектами. Основные понятия. Классификация проектов.

В узком смысле: Проект- набор док-в конструкторского плана, опис-х некоторое изделие или технич. Реш-е. В шир. смысле:Проект-комплекс взаимосвязанных меропрятий, предназнач-х для достиж. Четко определенных целей в теч-е данного периода времени и при устан-х ресурсных ограничениях. Проекты сод-ат 3 осн элемента: задачи, ресерсы и назначение. Задача ? это некот работа, осущ-ая в рамках проекта для достиж-ия опр рез-та. Фаза ? одна или неск задач, при вып-ии кот дост-ся один из осн резов проекта. Ресурсы ? обеспеч. Компоненты деят-ти, вкл-ие исполнителей, энергию, материалы, оборуд-е и т.д. с кажд задачей м. связать ф-цию потребности в рес-ах. Назначение ? связи между рес-ами и задачами. Для вып-ия 1-ой задачи м.б. назначено неск. Рес-ов. Метод сетев планир-ия и упр-ия проектами вкл 3 этапа: 1. Структурн план-е ? разбитие проекта на отд операции, операция- деят-ть или процесс, вып-е кот требует некот времени и матер затрат., состав-е сетев модели. Сетюмодель ? логич схема связей между операциями. 2. Календарн.план-е ? построение календ графика, выявление крит пути и операций, изменение длит-ти кот м.повлиять на срок завершения проекта. 3. Оператив. Управление ? испол-е сетев модели и календ графика для формир-я отч. инф-ции, коррект-ки по рез-ам анализа факт полож-я дел. Вершинные, когда кажд операц предст собой вершину, а взаимосвязи-стрелки; Стрелочные(орерации-стрелки, начало и конец операции-событие)

Класс-я: По назнач-ю(стратегический проект, организационный проект, маркетинговый проект, бизнес- проект, продукт-проект, технический проект, технолоический,инфраструктурный), По уровню организации(корпоративный, локальный), По значимости(приоритет1, пр-т2, пр-т 3), По объемам затратного финансир-я(свыше 10млн долларов, до 10 млн, до 1 млн., до 500 тыс.), По срокам(долгосрочные(больше 12 мес), среднесрочн(3-12 мес.), краткоср.(до 3 мес), По ст. риска(выс., ср., низк), По регион-му признаку(Москва, регион-й проект, м/нар проект, смешанный проект.