5. Делопроизводство на Руси и приказное делопроизводство

На Руси:

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момент образования Русской) централизованного государства в конце XV в. Делопроизводство стало частью аппарата государственного управления, необ­ходимою дли регулировании хозяйственной и политической жизни государства.

Однако норный практический опыт документирования и делопроизводства был накоплен еще а период существования Древнерусского государства (X-начало XII ни.) и в период феодальной раздробленности (XII-XV вв.). Об этом свидетельствуют дошедшие до нашего времени документы.

Известные договора X в. между русичами и византийцами (911 и 945 гг.) свидетельствуют о том, что уже в тот период существовали определенные пра­вила составления таких документов, и их могли составить только лица, знако­мые с этими правилами. При князьях всегда были грамотные служители, пи­савшие документы от их имени. Это были дети бояр, дружинников, знатных людей, которые окончили школу. Они находились обычно на должности печат­ника - хранителя княжеской печати, так как оформление важнейших докумен­тов сопровождалось накладыванием печати. Кроме того, документы часто со­ставляли церковные служители и псаломщики.В период феодальной раздробленности развитие феодальных отношений фиксируется в частноправовых актах (купчие грамоты на землю и иное имуще­ство; кабалы заемные, закладные на заем денег, движимого и недвижимого имущества; полные грамоты на продажу в рабство; отпускные грамоты при от­пуске на свободу и др.). Отношения между княжествами закрепляются а дого­ворах великих и удельных князей. Создаются письменные памятники права - судные грамоты.

Управленческие решения подчиненным верховная власть, фиксировала в указных грамотах.

В процессе судебной деятельности составлялись: судные описки, право­вые грамоты, бессудные грамоты, мировые.

Всю работу с официальными документами осуществляли специальные должностные лица, имевшие небольшой штат помощников. В XIV в. людей, профессионально занимающихся работой с документами, стали называть дьяками (дословный перевод с греческого - слуга, рассыльный).

Этот период характеризуется накоплением традиций в области составле­ния документов: создаются устойчивые формуляры документов; устанавлива­нием приемы их удостоверения: подписи, скрепы, печати; возникают стадии написания документа - черновик и беловик. Однако говорить о делопроизводстве как о системе определенных правил и приемов работы с документами пока нельзя.

Приказное делопроизводство в XVI — XVII вв.:

Н XVI - XVII вв. делопроизводство в России получило название приказ­ного. Произошло это от названия первых государственных исполнительных органов - приказовСистема государственных учреждений этого периода включает: Боярскую думу - высший законодательный орган; приказы - центральные исполнительные органы;

приказные избы (губную, съезжую, земскую и др.) - на местах ( Прило­жение 1).

Ведение делопроизводства было основано на нормах обычного права, т.е. на традициях и обычаях. В общей форме оно регламентировалось Судебником 1550 г., Соборным уложением 1649 г. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав доку­ментов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

Постепенно складываются традиции делопроизводства в Боярской думе. В 1556 г. в Думе обсуждалось и было принято «Уложение о службе». В состав думских чинов входили: бояре (советники) - первый думский чин, окольничие, казначеи, печатники, думские дворяне и думские дьяки.

Боярская дума, будучи до определенного времени законодательным, ис­полнительным и судебным органом не могла обходиться без соответствующего аппарата, выполняющего функции делопроизводства. Эти функции были де­централизованы, поскольку часть подготовительных работ была сосредоточена в Ближней думе, приказах и думских комиссиях. Наиболее важные документы проходили правовую экспертизу в Большом Московском Разряде, который до получения статуса приказа являлся структурой Боярской думы. Некоторые ис­торики аргументировано доказали, что при Боярской думе была своя канцеля­рия-отделение (слово «канцелярия» пришло к нам из петровской эпохи), кото­рая регистрировала, рассылала на места приговоры, указы, грамоты и другие бумаги.

К середине XVI в. устанавливается порядок рассмотрения в Думе дел, ко­торые без государева именного «указа вершить будет немочно.

Приказы как центральные отраслевые органы государственного управле­ния сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или» дворцы». В середине XVI в. они пре­образуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специальным штатом служилых людей (дьяками и подьячи­ми) и определенной системой делопроизводства.

Приказ возглавлял приказной судья, в его подчинении находились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие. Подьячие подразделялись на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодых» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Технология работы с документами в период приказного делопроизводст­ва выглядела следующим образом:

1 .Ответственность за всю работу с документами возлагалась на дьяка.

2. При поступлении на документе делали отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне документа).

3. Дьяк проставлял на документе помету (резолюцию).

4. В соответствующем столе готовился проект ответного документа. Для этого средний подьячий подбирал справочный материал, делал запросы и дру­гие учреждения. Старый подьячий писал проект ответного документа и переда­вал дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и пере­давал его на доработку. Молодые подьячие переписывали текст готового доку­мента набело.

5. Беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостоверялся подписью («справой») подьячего. Подпись означала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но не придавала документу юридическую силу.

4. Юридическую силу документ приобретал после «приписи» дьяки

4. Документ отправлялся по назначению. Черновик оставался в приказе, а качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документов в изучаемый период было своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. На всех документах проставлял свою подпись дьяк. Называлась такая подпись «приписью». «Припись» писалась по слогам на оборотной стороне документа по местам склейки липой. Та­кой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь, и старший подьячий.

Система делопроизводства XVI-XVII вв. была названа столобцовой, т. к. тексты отдельных документов писались на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для пометок, резолюций, адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали ПО узкому краю в ленту, которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец» Место склеивания листов называли «сстав».

Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, па­мять и др.), за которым подклеивали другие документы, появившиеся в ходе рассмотрения дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.).

Наряду с этим в приказах зародилась и применялась книжная форма де­лопроизводства (боярские книги, писцовые книги и др.).

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хранения докумен­тов. Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Помимо приказных дьяков и подьячих, составлением документов занима­лись так называемые «площадные подьячие». Они за определенную плату со­ставляли челобитные и другие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Соборным уложением 1649 г.

К концу XVII в. работа с документами сосредоточилась в руках особого аппарата - дьяков и подьячих, число которых достигло 4657 человек [61, с.37]. Образовалась большая категория людей, занятой «приказной работой», кото­рая обслуживала аппарат управления страной. При Поместном и Посольском приказах даже были организованы своеобразные школы по подготовке подья­чих. Основным принципом пригодности подьячего к приказной работе стано­вится профессионализм.