Типы деловых писем

Письмо-запрос. Содержит просьбу о предоставлении какой-либо информации. Если есть необходимость дать некоторые пояснения, то это делается по возможности сжато. Непременно следует подчеркнуть личную заинтересованность, и заранее поблагодарить за ее исполнение. В ряде случаев письмо целе­сообразно закончить припиской: "Заверяем Вас, что представ­ленная Вами информация будет использована строго конфиден­циально".

Письмо-извещение посылается из вежливости (благодарность за скорый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т.п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения. Под таким письмом вполне достаточно подписи референта или секретаря.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного кон­такта своевременно получить желаемый результат. Его цель - тактично напомнить о необходимости выполнить взятые обяза­тельства. И лишь при крайне обострившейся ситуации можно намекнуть на санкции, которые могут затем последовать.

Письмо-подтверждение чаще всего является гарантией дан­ных ранее обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо выполняет не столько юридическую, сколько моральную функ­цию - выражает готовность поддержать предложения адресата. Нередко оно служит подтверждением своевременного получе­ния документов, материальных ценностей, договорных бумаг.

Письмо-претензия близко к рекламации, хотя и не имеет столь явно выраженного характера. Это как бы официальное пре­дупреждение. В нем должны содержаться следующие данные: основания для предъявления претензии, сами претензии, конк­ретные требования стороны, предъявляющей претензии (замена некачественной продукции, уценка, возмещение убытков и т.п.).

Письмо-отказ - это ответ на претензию клиента или партне­ра. Правильно написанное, оно помогает, несмотря на отказ, под­держивать нормальные отношения с клиентом.

Начало письма должно нести нейтральный комментарий, в котором вы перечисляете то, с чем согласны. Затем идет объяс­нение причин отказа. Концовка должна быть позитивной. Даже если невозможно удовлетворить высказанную претензию, следу­ет выразить готовность к продолжению сотрудничества.

Письмо-извинение. Время от времени возникает необходи­мость послать письмо, содержащее извинения по какому-нибудь поводу. Обычно такое письмо содержит изложение причин, по которым внезапно что-то срывается: важная встреча, участие в конференции, присутствие на торжественном мероприятии и т.п. В ряде случаев такое письмо направляется после предварительного уведомления по телефону.

Гарантийное письмо является особой формой письма и на­правляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.п. В нем указывается конкретно вид операции, которую предстоит произвести. Заканчивается письмо фразой: "Оплату гарантиру­ем. Наш расчетный счет (указываются полные банковские рекви­зиты)" и обязательно имеет две подписи: руководителя и главно­го бухгалтера.

Информационное письмо сообщает адресату о каком-либо мероприятии или факте. Наиболее часто с помощью информа­ционного письма пропагандируют продукцию какого-либо пред­приятия, презентацию нового отеля или туристической фирмы, открытие выставки, выход из печати новой книги и т.д.

Обращение в каждом из вышеназванных писем стандартное. Меняется только основной текст. При этом название вида доку­мента в письмах не указывается, за исключением гарантийного письма. Все экземпляры писем, остающиеся в делах организа­ции, должны иметь подлинные подписи должностных лиц.

При написании деловых писем рекомендуется следовать KISS-принципу, то есть придерживаться краткости и простоте из­ложения (Keep It Short and Simple).

Телекс

Международная связь ТЕЛЕКС является сетью коммутиру­емых телеграфных связей и предназначается для обмена сообщениями и ведения документальных переговоров между абонентами. Она объединяет абонентов более 100 стран мира. ТЕЛЕКС СНГ -составная часть международной сети. Существуют и другие сети для передачи телеграфных сообщений, однако для нашей страны ТЕЛЕКС - практически единственная доступная международная сеть.

Телексом также принято называть международную телеграм­му, которую можно отправить по сети ТЕЛЕКС прямо из свое­го офиса, если у вас есть канал и соответствующий аппарат. Современные модели снабжены дисплеями, оперативной и дол­говременной памятью, возможностью вывода информации на гибкие диски. Такой аппаратный сервис делает телексную связь очень эффективной.

Для телексного стиля передачи информации характерны лексические и грамматические особенности, но твердых правил по составлению сообщений нет. Главным требованием является краткость. При этом язык телексов по сравнению с языком теле­грамм более разнообразен. В них не исключается употребление сложных глагольных времен и вводных слов.

Сообщение, отправляемое по телексу, должно отвечать сле­дующим требованиям:

• быть предельно кратким (предлоги, артикли и т.п. опускаются);

• быть напечатанным только латинскими буквами (даже если передается текст на русском языке)

- после "ATTN:" пишутся имя и фамилия адресата, а после запятой или тире - название фирмы;

-на следующей строке после "FRM:" указывается, от кого послано сообщение (наименование вашей фирмы);

• если этого требует протокол, сообщение начинается с вежливого обращения;

• далее, после пометки "RE:" дается краткий реферат сообщения; если в одном телексе идет информация по нескольким вопросам, то реферат дается для каждого раздела сообще­ния;

• после текста с новой строки пишется вежливое заключение типа "TNKS(=Thanks)" или "BST RGDS (=Best regards)" и, после 7" или "=", имя и фамилия корреспондента.

Связь по сети ТЕЛЕКС с нужным вам абонентом осущест­вляется через московский узел телексной связи, вызываемой кодом 411111. После получения ответа об установлении связи с INTELEX и после сообщения "GA" вы набираете код страны або­нента и далее номер его телекса со знаком "+".

Установив связь, ваш телекс напечатает автоответ с указа­нием цифрового номера вызванного абонента и с буквенной индексацией конкретного телекса и страны, что позволит вам убедиться в правильности соединения. Далее следует передать необходимое сообщение. В конце передачи вы еще раз получа­ете автоматическое подтверждение, что сообщение передано по вызванному вами номеру, и даете свой номер.

Определенную сложность в подготовке и расшифровке теле­ксного сообщения, а также служебной информации может пред­ставлять "телеграфный язык". Ниже дается краткий набор обще­принятых телексных сокращений:

ABT=ABOUT-o . ,

ADD = ADDITIONAL - дополнительный

ARR = ARRIVE - прибывать

ARRG = ARRANGE - подготовить

ATTN = ATTENTION - вниманию

B/RGDS = BEST REGARDS - с наилучшими пожеланиями

CLD = COULD - мог

DD = DATED-датированный, от такого-то числа :

FLWS = FOLLOWS - нижеследующее

FRM = FROM-OT

HS = HOURS - часы

HV = HAVE - иметь

INFO = INFORM - информировать

MOW = MOSCOW - Москва

MSG = MESSAGE - сообщение

N=AND-n

NO = NUMBER -номер, число

PLS = PLEASE - пожалуйста

RE = REFERENCE - ссылка

TNKS = THANKS - спасибо

U = YOU -вы

URG = URGENT - срочно

USD = US DOLLARS - доллары США

YR = YOUR - ваш

Нередко фирмы применяют свой набор сокращений, аббре­виатур, условных знаков и символов. При организации устойчи­вой телексной связи операторы должны сразу обменяться таким набором и следовать ему неукоснительно.

Пример телексного сообщения: 06-08-06 12:15

411111

INTELLEX 12:18

GA

115136 FR

57132468+

121233WRLDSF

20 12 19

115136 FR .

ТО: WORLD COMPANY

ATTN: MR. RICHARD POULE

FRM: FINANSOVAIA ROSSIA/MOSCOW

TOPURGENT RE: YR DELEGATION'S VISIT

WE'LL BE HAPPY TO RECEIVE YR DELEGATIONS MOSCOW OCTOBER, 01,2006 FOR NEGOTIATIONS

B/RGDS

VLADIMIR ZHUKOV

Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам неподвижных изображений: писем, фотографий, чертежей, рисунков. За рубежом факсимильная связь весьма распространена и является надежным видом передачи инфор­мации, и поэтому многие фирмы телексной связи не имеют. Отсутствие телекса у зарубежной фирмы вовсе не говорит о ее малой значимости, но в России фирма, активно занимающаяся внешнеэкономической деятельностью, всегда имеет телекс.

Отечественная международная сеть в силу ряда обстоя­тельств технического характера не отвечает возможностям, за­ложенным в факсимильные аппараты зарубежного производс­тва. Нередки случаи, когда связь установить трудно или адресат получает копии с искажениями. К тому же необходимость пред­варительного заказа на международную факсимильную связь, который не всегда просто оформить на нужное вам время, де­лает этот вид связи неоперативным. Он хорош только тем, что адресат получает точную копию направленных ему документов (копию контракта, банковских платежей, оферты и т.п.).

Передача сообщения осуществляется обычным набором но­мера телефакса вызываемого абонента внутри страны или через международный телефонный узел, где вы заранее (при отсутствии автоматической связи) заказываете номер телефакса ваше­го зарубежного партнера. Чтобы правильно заказать связь для передачи международного сообщения, необходимо знать код страны и точный код города, куда вы отправляете сообщение. Так, например, заказывая телефаксную связь с Парижем, вы го­ворите телефонистке: "Пожалуйста, примите заказ на телефакс во Францию, код 33, Париж, код 01". Далее вы называете номер телефакса абонента, которому хотите передать сообщение.

Адресат получает копию переданного документа с сохранени­ем всех деталей изображения. Удобно пользоваться факсимиль­ной связью для оперативного оформления контрактов, протоко­лов и другой документации, требующей отображения подписи и печати партнера.

Телефакс позволяет и принимать аналогичные сообщения от других абонентов. Он может работать в автоматическом ре­жиме ожидания и включаться по мере вызова. Это позволяет принимать и передавать сообщения в любое удобное для вас время суток.

Персональный компьютер, снабженный факсомодемной или телексной платой, с успехом заменяет соответствующие ап­параты. При этом вы существенно экономите как на основных средствах, так и на расходных материалах. Сберегается и время, необходимое для передачи сообщения. Компьютерная посылка сообщения происходит с более высокой скоростью, чем факси­мильная, что при постоянно растущей стоимости международ­ной связи - фактор немаловажный.

При отсутствии телефакса в вашей фирме вы можете встать на абонентское обслуживание на центральном узле связи.