Работа с документами

Для работы с конфиденциальными документами сотрудник должен быть обеспечен постоянным рабочим местом, сейфом (металлическим шкафом), портфелем или чемоданчиком для пе­реноса документов, номерной личной металлической печатью. На рабочем столе должен находиться только тот конфиденциаль­ный документ, с которым в данный момент работает сотрудник. Другие документы должны быть заперты в сейфе. При выходе из помещения исполнитель должен убрать в сейф все документы, заблокировать компьютер и запереть входную дверь, если в по­мещении никого не остается.

Сотрудники фирмы при работе с конфиденциальными доку­ментами обязаны:

- знакомиться только с теми документами, к которым они получили письменное разрешение на доступ в силу должнос­тных обязанностей;

- ежедневно по окончании рабочего дня сдавать документы на хранение в службу конфиденциального делопроизводс­тва (КД) фирмы;

- сдавать по описи в службу КД все материалы по окончании исполнения документа или работы над ним;

- сдавать по описи в службу КД все документы и матери­алы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в команди­ровку;

- немедленно сообщать руководителю фирмы и в службу КД об утрате или недостаче документов.

При пересылке конфиденциальных документов на лицевой стороне конверта обозначаются: гриф конфиденциальности, ад­ресные реквизиты, номера вложенных документов. На оборот­ной стороне в местах склеивания клапанов конверта ставится печать фирмы. Конверты с конфиденциальными документами должны передаваться курьерами под роспись в разносной книге, реестре или расписке. Курьерам не разрешается пользоваться общественным транспортом.

При отправлении конфиденциальных документов заказны­ми и ценными почтовыми отправлениями применяется двой­ное пакетирование (вкладывание конверта в конверт). Гриф "Конфиденциально" и иные отметки ставятся на внутреннем кон­верте, который опечатывается и при необходимости прошивается. Конверты, предназначенные для отправления документов, долж­ны быть светонепроницаемыми. Факт отправления конфиденци­альных документов подтверждается почтовыми реестрами.

Работа с посетителями

Посетители в соответствии с характером их взаимоотношений с фирмой могут подразделяться на:

- представителей государственных и негосударственных учреждений и организаций, с которыми фирма имеет дело­вые отношения;

- представителей государственных и негосударственных учреждений и организаций, с которыми фирма не имеет дело­вых отношений;

- частных лиц.

Визит, как правило, инициируется самим посетителем и дол­жен быть заранее согласован по телефону, электронной почте или факсу. В процессе согласования выясняется цель визита, определяется дата и время посещения. По результатам согласования уточняется должностное лицо, которое вправе решить поставленный вопрос.

Сведения о посетителях, работа которых в здании фирмы бу­дет продолжаться несколько дней или во внерабочее время, вно­сятся в специальный журнал. Одновременно эти сведения сообщаются в службу безопасности для контроля за их пребыванием в здании фирмы. В журнале службы безопасности ежедневно делаются отметки о времени прихода и ухода посетителя.

Посетитель может быть допущен только к тем докумен­там, работа с которыми ему разрешена руководством фирмы. Ознакомление с документами осуществляется в присутствии сотрудника, назначенного ответственным за выполнением посети­телем порученного ему задания. Записи и выписки из документов могут выполняться только на учтенном референтом носителе и затем пересылаться с курьером по месту работы посетителя. Факт ознакомления с любым конфиденциальным документом фиксируется в учетной карточке. На самом документе посетитель ставит визу ознакомления, расшифровку своей подписи, наименование организации и дату. Не разрешается знакомить посетителя с конфиденциальными документами, даже если они связаны с целью его визита, без письменного разрешения руко­водителя фирмы.

Прием посетителя или группы посетителей может иметь фор­му переговоров, например, о совместных исследованиях, пос­тавках продукции и т.п. При проведении переговоров не следует сразу же передавать партнеру всю запрашиваемую информацию в полном объеме. Однако после юридического оформления вза­имоотношений и подписания обязательства о неразглашении конфиденциальной информации это может быть сделано. В до­говоре по итогам переговоров должно быть отражено взаимное обязательство сторон о защите конфиденциальной информации и недопустимости ее передачи третьему лицу без обоюдного со­гласия сторон. При работе с посетителями не следует допускать утечки цен­ной информации.

В деловых письмах превыше всего ценится ясность. Честерфилд

Каждое лишнее слово есть бремя для чтения. Н.Кашанский

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет состав­ления корреспонденции, и за рубежом ему придается большее значение, чем у нас:

- на полученное письмо следует дать ответ в течение недели;

- письмо с благодарностью за оказанное гостеприимство отправляется примерно через неделю после отъезда;

- письмо с поздравлениями по случаю какого-либо приятного события высылается в течение недели со дня получения сообщения об этом событии;

- письмо с выражением соболезнования высылается в течение десяти дней с момента получения сообщения о пе­чальном событии. При этом следует использовать только траурные конверты (с черной подкладкой изнутри). Такое письмо требует особой сердечности и не терпит банальных выражений;

- поздравления, благодарности, соболезнования и ответы на них пишутся всегда от руки. И никогда карандашом – только ручкой.

Не следует недооценивать воздействия, которое оказывает на делового человека внешний вид вашего письма. Использование забытой уже на Западе механической машинки будет свидетельствовать о ваших возможностях.

Деловые письма пишутся исключительно на белой бумаге и только на лицевой стороне листа. Если вы не уместили текст на одной странице, продолжайте на следующей. Не экономьте бу­магу - используйте новый целый лист даже для одной фразы. По возможности избегайте переноса слов.

В последнее время все более популярным становится цельноблочный стиль, при котором абзацы начинаются вровень с левым полем страницы. При этом, чтобы отделить один от другого, каждый новый абзац печатается не через два, а через четыре интервала.

Деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составле­но на языке адресата. При невозможности это сделать - трудно­сти с переводом на редкие языки - допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловом мире. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом и задержки с ответом.

Письмо должно быть кратким, четко выражать мысль отпра­вителя и не допускать двояких толкований. В тексте нежелатель­ны исправления и подчистки.

Если же фамилия должностного лица неизвестна, то адресат указывается следующим образом:

The Managing Director,

The BMC Management Consulting.

Во второй позиции адреса - Куда? - указываются номер дома, название улицы, название города. При отправлении письма в Англию необходимо указать графство, в США - название штата. В самом конце указывается название страны:

6584, So.Clarkson St., 242, Vauxhall Bridge Road, 114 Ziegelstrabe, Littleton, Colorado 80121, London SWIV 1AU, 2000 Hamburg 55,

USA U.K. Germany

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз - в левом верхнем углу письма. При этом письмо складывается таким образом, чтобы адрес получателя просвечивался через окошко конверта.

Адрес отправителя на конверте обычно не указывается, но при необходимости его можно написать на обратной стороне конверта. С января 1997 года Россия перешла на европейскую систему адресования: имя, фамилия, дом, улица, город, страна.

Конверт

На конверте должен быть указан полный и точный адрес по­лучателя вашей корреспонденции. Его принято печатать заглав­ными латинскими буквами.

В первой позиции адреса - Кому? - указываются фамилия адресата, его должность и полное название учреждения или фирмы:

Mr. Richard D.Schenck,

Managing Director,

: BMC Management Consulting.

Допустимо при указании должности использовать сокраще­ния:

Mr. R.Schenck, Mgr.,

ВМС Management Consulting.

Деловое письмо пишется на бланке фирмы-отправителя, на котором изображена эмблема фирмы, помещены ее полное название, почтовый и телеграфный адрес, E-mail, Website, номер телефона, телефакса и банковские реквизиты.

Деловое письмо, как правило, состоит из шести частей:

-даты,

• адреса,

• вступительного обращения,

• основного текста,

• заключительной формулы вежливости,

• подписи.

Иногда еще следует постскриптум или сообщается о приложениях к письму.

1. Способы написания даты: 18 August 1996, 18 Aug.1996, 18th August 1996, August 18th 1996, August 18, 1996.

2. При цифровом способе написания даты рекомендуется следующая последовательность: год, месяц, число (2008-04-02).

3. Адрес, указанный в письме, должен полностью совпадать с адресом на конверте

4. Вступительное обращение пишется с красной строки и представляет собой общепринятую формулу. Наиболее часто применяют нижеследующие обращения:

Sir, (:) К государственным чиновникам

Sirs, (:)

Dear Madam, (:) Менее формальное обращение

Dear Sir, (:)

Dear Sirs, (:) К деловым людям

Gentelmen, (:)

Dear Mr.Brown, (:) Dear Mrs. Walters, (:)

Менее формальное обращение к лицам, которых вы знаете лично

4. Основной текст письма для удобства ознакомления с ним должен быть разбит на абзацы. Длинные письма не приняты в деловой переписке, и целесообразно ограничиться одной страницей. В многостраничном письме каждый лист (кроме первого) должен быть пронумерован.

5. Заключительная формула вежливости зависит от официального статуса лица, к которому вы обратились:

К деловым людям

и государственным чиновникам

Yours very truly

К коллегам ....-,

К друзьям и знакомым

Very truly Yours, Yours faithfully, Yours respectfully, Yours sincerely, Cordially Yours, Yours, Sincerely

6. Подпись располагается под заключительной формулой вежливости. Она должна быть собственноручной, независимо от того, написано письмо лично вами или продиктовано секретарю:

Yours truly,

(личная подпись)

R.Schenck, MANAGING DIRECTOR

ВМС MANAGEMENT CONSULTING

Если письмо подписано кем-то другим, то должно быть ука­зано "по поручению" или "от имени" такого-то: pp. = per pro (on behalf of):

Jones and Co. pp. A.Smith

(по поручению Джонса и К⁰ подписал А.Смит)

Если после написания письма срочно надо сообщить о собы­тиях, которые произошли позже, то в этом случае в конце письма ставится P.S. (постскриптум) и дописывается необходимая информация. После постскриптума снова ставится подпись.

Если вы отправляете вместе с письмом какие-либо докумен­ты, то следует их перечислить после слова Enclosure (приложение), сокращенно - End:

End: Contract (Приложение: Контракт)

Деловое письмо складывается текстом внутрь, но лучше не сгибать, а пересылать в большом плотном конверте.