27

Деловой протокол

He делай другим ничего такого, что сам не хотел бы претерпеть.

И.Кант

Опыт показывает, что для обеспечения нормальных отношений с деловыми партнерами далеко не достаточно одних правовых норм. Очень важно еще и соблюдение определенных протокольных правил и обычаев.

Слово «протокол» означало в византийской дипломатии первую часть составленного в торжественных выражениях документа, в котором перечислялся состав участников переговоров. В настоящее время протокол представляет собой свод правил, в соответствии с которыми регулируется порядок различных церемоний, формы одежды, официальной переписки и т.д.

Любое нарушение этих правил создаст трудности для стороны допустившей нарушение, так как она должна будет принести извинения и найти способ исправить ошибку.

Протокол, соблюдаемый при переговорах, подготовке различных договоров и соглашений, придает своей торжественностью большое значение и большее уважение к содержащимся в них особо важным положениям.

«Правила протокола в настоящее время кажутся несколько старомодными, - пишет известный французский дипломат Ж. Камбон, - но не соблюдать их так же глупо, как не снимать шляпу при входе в церковь или обувь при входе в мечеть... В сущности, не все уж так бессмысленно в этих торжественных пустяках».

Протокол помогает создать дружественную и непринужденную обстановку на встречах, переговорах, приемах, что способс­твует взаимопониманию и достижению желаемых результатов.

Неправильно рассаженные гости на приеме, не по этикету одетые участники переговоров - каждая из этих и многих других "мелочей" способна тормозить, охлаждать, а иногда и ухудшать отношения между партнерами и препятствовать дальнейшему успешному развитию делового сотрудничества.

И, наоборот, хорошо поставленный и соблюдаемый церемониал и протокол - это, образно говоря, та «смазка», которая поз­воляет нормально, без помех, работать отлаженному механизму деловых отношений. При этом все-таки следует подчеркнуть, что правила протокола не являются «священными» и могут меняться в зависимости от обстоятельств.

Один из основных принципов повседневной жизни - поддержание нормальных отношений между людьми и стремление избегать конфликтов. Этот принцип еще более важен в деловых отношениях, так как речь идет о должном уважении и внимании к партнерам по бизнесу. Именно протокол способствует успешно­му решению больших и малых деловых вопросов.

Сотрудничество

с иностранными партнерами

При приглашении иностранного делового партнера в Российскую Федерацию возникает ряд вопросов, которые необходимо решать быстро и юридически грамотно. К таковым относятся следующие вопросы:

- как правильно оформить приглашение?

- как получить визу на въезд в страну?

- как регистрировать прибывших?

как составить программу пребывания?

Иностранцы могут въезжать в нашу страну только при наличии въездных российских виз, если иной порядок въезда и выезда не установлен соответствующим соглашением Российской Федерации со страной, откуда приезжает партнер.

Если Россия не имеет дипломатических отношений с какими-либо государствами, то визы выдаются в тех странах, которые по договоренности представляют интересы Российской Федерации по консульским вопросам.

*В Департаменте консульской службы (ДКС) МИД РФ действует специальная группа, которая занимается содействием выходу россий­ских компаний на внешний рынок. Здесь вы можете запросить сведе­ния об иностранной компании с которой собираетесь сотрудничать. В отдельных случаях служба может помочь и в выборе зарубежного партнера.

Основанием для выдачи въездной визы является приглаше­ние отечественной организации или фирмы.

Любая организация, для того чтобы пригласить иностран­ного партнера, должна пройти обязательную регистрацию в Департаменте консульской службы Министерства иностранных дел Российской Федерации*. Для этого необходимо подготовить заявку-письмо на имя начальника ДКС МИД РФ, в которой должны быть указаны следующие сведения:

сфера деятельности фирмы;

номера ее банковских счетов (рублевого и валютного);

почтовые реквизиты;

перечень средств связи;

- Ф. И. О. сотрудников, имеющих право подписи договоров;

- фамилии и телефоны сотрудников, занимающихся протокольными вопросами.

* Кроме этого должны быть представлены копии следующих документов:

- устава фирмы (нотариально заверенная копия);

- решения местных органов о ее регистрации;

- справки о постановке на учет в налоговой инспекции;

- свидетельства о регистрации в МИД РФ (для общественных организаций);

- свидетельства о регистрации в Российском агентстве международного сотрудничества и развития (для предприятий и фирм с иностранными инвестициями).

После получения перечисленных выше документов Департа­мент консульской службы Министерства иностранных дел Российской Федерации в течение 30 дней вносит вашу фирму в списки организаций, имеющих право непосредственно пригла­шать иностранных партнеров в нашу страну. Кроме того, ДКС информирует все российские дипломатические и консульские учреждения за рубежом о списках организаций, имеющих право приглашения иностранных граждан, и только после этого прини­мающая организация получает возможность послать своим зару­бежным партнерам приглашение.

1-й Неопалимовский пер., д. 12; тел.: 244-45-81.

Приглашение

Текст приглашения должен содержать следующие данные о партнере:

фамилию и имя;

число, месяц и год рождения;

пол, гражданство, номер паспорта;

цель поездки (переговоры, выставка, симпозиум, семинары и Т.Д.);

маршрут следования;

дату въезда и выезда из страны;

наименование принимающей организации;

Ф.И.О. и должность лица, подписавшего приглашение.

Срок пребывания определяется деловой целесообразностью.

Приглашение направляется в виде телекса или письма, и оно является достаточным основанием для получения визы.

Минимальный срок обращения за визой в российское посольство или консульство составляет 5 дней, для получения много­кратной визы - 14 дней.

Для получения визы иностранному партнеру следует представить следующие документы:

письмо-запрос на визу от инофирмы;

российскую визовую анкету;

три фото 4x5 см;

полученное приглашение;

паспорт.

*В ряде случаев двусторонними-межгосударственными соглашениями предусматривается безвизовый въезд в нашу страну.