29. Документирование хозяйственных операций и требования, предъявляемые к бухгалтерским документам.

Сбор исходных первичных данных и заполнение документов -- трудоемкий процесс. На первичный учет приходится от 40 до 60% объема всей учетно-экономической работы. Первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом. Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация.

Документация - один из элементов метода бухгалтерского учета, является способом сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях, а также осуществление последующих записей в системе счетов бухгалтерского учета. Независимо от способов записи исходных данных каждая хозяйственная операция должна быть оформлена документом в момент и по месту ее совершения.

Документация представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Содержащиеся в них данные служат в дальнейшем единственным основанием для отражения хозяйственных операций в текущем бухгалтерском учете.

Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.

Документ (лат. documentum -- свидетельство, доказательство) -- это письменное свидетельство на право совершение, или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Бланк документа -- это носитель информации с нанесенными на него постоянными сведениями. Кроме бланков документов, носителями учетной информации служат дискеты и диски при их обработке на ПЭВМ. Они используются в зависимости от средств автоматизации, которые применяются в организации.

Значение документации в работе организаций не ограничивается тем, что она:

· служит средством обоснования учетных записей;

· имеет большое оперативное значение. Бухгалтерские документы используются для передачи распоряжений от распорядителей к исполнителям, т.е. применяются для руководства и управления хозяйственной деятельностью;

· выполняют контрольную функцию, т.е. посредством документации контролируется правильность совершенных операций, устанавливаются причины тех или иных хозяйственных нарушений, особую роль играет документация в борьбе за сохранность собственности. Документация позволяет вскрывать случаи хищения собственности и разного рода злоупотреблений, а нередко и предупреждать их;

· правовое (юридическое) значение документации. Подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данной организацией и другими органами и лицами. Их используют органы суда и арбитража при решении вопросов о различных претензиях, проверках полноты выполнения договоров и других обязательств;

· выполняют аналитическую функцию, т.е. ведется текущий анализ выполняемой работы.

30. Сущность и значение бухгалтерских документов.

Раскрывая этот вопроса необходимо усвоить значение бухгалтерских документов, правила их заполнения, исправления в них ошибок, проверки и обработки.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. Документация широко используется с управлением хозяйственной деятельностью предприятий. На основании документов осуществляется контроль за сохранностью имущества, за соблюдением законности и целесообразности хозяйственных операций. Без документов невозможно ведение бухгалтерского учета.

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Бухгалтерским документом, называется письменное свидетельство, которое дает право на совершение хозяйственной операции или подтверждает, что операция совершена.

Чтобы документы достаточно полно раскрывали хозяйственные операции и имели юридическую силу, они должны иметь определенные сведения и быть надлежащим образом оформлены. Показатели документов, характеризующие хозяйственные операции, называются реквизитами. Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательными называются такие реквизиты, без заполнения которых документ считается недействительным.

В свою очередь каждая группа делится на подгруппы. По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), документы бухгалтерского оформления, комбинированные.

Распорядительными называются документы, которые дают распоряжение или приказ на совершение операции. К ним относятся приказы о принятии работу,     распоряжение о проведении инвентаризации, доверенность на получение товаров и т.д.

Оправдательные (исполнительные) документы подтверждают, операция совершена. Документы бухгалтерского оформления составляются счетными   работниками. Комбинированные документы содержат признаки распорядительного и исполнительного документа. По месту составления документы   делятся   на   внутренние   документы   и   обращаются   внутри предприятия. К ним относятся кассовые ордера, накладные на внутреннее перемещение, платежные ведомости. Внешние документы поступают от других предприятий или направляются из   данного   предприятия   на другие, способу отражения операции   документы   бывают   первичные   и своди Первичный документ составляется в момент совершения операции.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников, того, насколько   профессионально ведется документация,   зависит успех управленческой деятельности в целом.

По способу составления документы делятся на составленные вручную частично или полностью автоматизированным способом.

Бухгалтерские документы должны поступать в бухгалтерию для записей хозяйственных операций на счета, бухгалтерского учета. Порядок и срок передачи документов для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Документооборот - это движение документов от момента составления момента их передачи в архив.

Поступившие документы бухгалтер принимает, проверяет и обрабатывает.

После проверки производится бухгалтерская обработка документов. Под бухгалтерской обработкой понимается подготовка документов для записи на счетах.

Контроль за оформлением, обработкой и хранением документов возложен на главного бухгалтера.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

31. Классификация бухгалтерских документов.

Все хозяйственные операции должны производиться с оформлением первичных документов, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

╥       по назначению;

╥       по содержанию хозяйственных операций;

╥       по объему отраженных в них операций;

╥       по способу использования;

╥       по числу учитываемых операций;

╥       по месту составления;

╥       по способу заполнения.

32. Требования к содержанию и оформлению документов.э

Учетные данные о хозяйственных операциях, отражаются в документах, представляют собой сложную структуру.  Минимальной неделимой структурной единицей является реквизит (от латинского requisitum - необходимый). Реквизит - это показатель документа, характеризующего ту или иную сторону хозяйственной операции (ее название, место осуществления, срок и т.д.).  Каждый документ имеет следующие реквизиты, без которых (или одного из них) он считается недействительным, т.е. не имеет юридической силы. Общими для любых учетных документов есть такие обязательные реквизиты:  название документа;  дата составления;  место составления (название предприятия, в отдельных случаях - его адрес);  стороны, участвующие в хозяйственной операции;  содержание хозяйственной операции;  количественная характеристика хозяйственной операции;  подписи лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции.  Кроме общих обязательных реквизитов по отражению отдельных хозяйственных операций в соответствующих документах предусматриваются специальные реквизиты, которые также являются обязательными.  Реквизит разделяют на две части: реквизит-признак и реквизит-основание. Реквизит-признак характеризует качественную сторону хозяйственной операции.  Каждый реквизит-признак и реквизит-основание (или несколько их) образуют информационную совокупность, называется экономическим показателем. Один или несколько показателей, характеризующих хозяйственную операцию, и определяют учетный документ. 

С целью отображения реквизитов на материальных носителях документа предусматриваются (проектируются) зоны - одна для наименования, другая - для записи данных.  В зависимости от размещения реквизитов на материальных носителях различают следующие их формы:  анкетная - в одной зоне (слева) носителя документа реквизит-признак, а в другой - реквизит-основание; причем реквизиты размещены в вертикальной последовательности: один за другим;  зональная - носитель делится на вертикальные и горизонтальные зоны;  табличная - реквизиты размещаются в виде таблицы;  комбинированная - сочетает элементы вышеперечисленных форм.  К учетным документам, которые отображены на материальных носителях, предъявляются следующие требования:  записи должны делаться четко;  не допускаются помарки и подчистки;  не допускается исправление в кассовых и банковских документах;  исправления в документах заверяются лицами, их подписывают.  На процесс сбора учетных данных, составление документов и их обработку приходится более 60 процентов рабочего времени занятых учетом работников, в связи с чем возникает проблема совершенствования первичного учета и документации. Основными путями такого таковы:  унификация документов и их материальных носителей, т.е. создание единых структур документов и форм их носителей;  стандартизация документов, т.е. создание одинаковых стандартных размеров материальных носителей однотипных документов;  возможность автоматизированного съема данных с первичных документов;  широкое использование вместо бумажных носителей многократных магнитных носителей;  сокращение количества документов, не содержат полезных данных для управления;  исключение производственных показателей из документов;  ввод показателей для осуществления контроля, анализа, внутреннего аудита.