55. Сутність та призначення штатно-посадової та алфавітної книг у діяльності служби персоналу.

Облік особового складу організації забезпечується веденням особових карток працівників, штатно-посадової книги (штатного формуляра) та алфавітної книги.

На працівників, яких приймають на постійну, тимчасову роботу та роботу за сумісництвом, заповнюються особові картки.

Особова картка — це документ, у якому міститься найсуттєвіша інформація про особу. Особова картка містить такі розділи:

І розділ — «Загальні відомості»; у ньому відображаються:

II розділ — «Відомості про військовий облік» — заповню-ється відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних.

III розділ — «Призначення та переведення» — відображає дату прийому на роботу та всі переведення на інші посади, зміну кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносяться до трудової книжки.

IV розділ — «Відпустки» — містить інформацію про надання щорічних і додаткових відпусток.

У разі звільнення працівника в особовій картці вказуються дата та причина звільнення, номер наказу про звільнення й робиться запис про те, що трудова книжка видана її власнику

Штатно-посадова книга (штатний формуляр) — це основний робочий документ відділу кадрів, який відображає стан укомплектування персоналу підприємства .

Штатно-посадову книгу веде працівник відділу кадрів на основі штатного розпису. Облік працівників у штатно-посадовій книзі ведеться за цехами, відділами та іншими структурними підрозділами. Усі записи в штатно-посадовій книзі повинні вестись регулярно одночасно з оформленням наказів про прийняття на роботу або призначення на посаду, переведення працівника в інший структурний підрозділ.

На випадок зміни штатного розпису після записів працівників за структурними підрозділами необхідно залишати місце для змін та продовження записів.Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їх особовим справам та особовим карткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи та особової картки, а також для одержання довідкової інформації про працівників. Книга заводиться на всіх працівників за підрозділами чи категоріями персоналу залежно від структури підприємства та чисельності працюючих. Записи в алфавітній книзі здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення працівника. Прізвище, ім'я, по батькові прийнятого працівника записуються у відповідному розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвища звільнених чи переведених працівників викреслюються тонкою червоною лінією.

Користуючись алфавітною книгою, можна швидко з'ясувати, де працює особа, знайти її особову картку, з'ясувати, коли звільнився чи був переведений той чи інший працівник, яка плинність кадрів у даному підрозділі.

Алфавітна книга, як правило, заводиться на підприємствах з великою кількістю персоналу.

56. Використання інформаційних технологій в управлінні персоналом.

Досягнення високих результатів на виробництві, підвищення конкурентоспроможності підприємства значною мірою залежить від того, в яких масштабах впроваджуватимуться та як ефективно використовуватимуться сучасні інформаційні технології, а також яку роль вони відіграють у підвищенні ефективності праці конкретного підприємства. В нових умовах господарювання стрімко зростає роль інформаційної бази, яка за змістом і можливостями обміну даними між користувачами різних рівнів управління має відповідати вимогам сучасних виробничих процесів. Для практичної реалізації поставлених цілей на підприємствах постійно існує потреба в оперативній, вірогідній та доступній інформації про такі показники: потреба в їхній продукції, забезпеченість процесу її виготовлення різноманітними видами ресурсів, ціни на продукцію, фактичний стан виробництва та інші. Все це створює передумови для пошуку нових інформаційних технологій управління, що ґрунтуються на сучасних засобах обчислювальної техніки. Процес управління трудовими ресурсами характеризується великими обсягами інформації, яку належить обробити, та складними інформаційними зв’язками між рівнями та функціями управління. Такі умови вимагають застосування спеціальних методів обробки інформації, які притаманні цьому виду ресурсів. В той самий час їх ефективне застосовування можливе лише на базі економіко-математичних методів та засобів обчислювальної техніки, тобто за умови автоматизації інформаційних процесів.

Інформаційно-довідкові системи не спеціалізуються тільки на питаннях управління персоналом, однак є джерелом необхідної інформації для ейч-ара, зокрема відносно чинних правових та законодавчих актів, юридичних консультацій відносно господарського та трудового права і т. ін.Програмні продукти, які автоматизують окремі функціональні задачі – це, як правило, програми кадрового обліку, розрахунку заробітної плати, найму персоналу, атестації, тестування, управління компенсаційним пакетом, оцінювання, навчання, розвитку та мотивації персоналу. Ці програми є кінцевим продуктом, незалежно від рівня розробки. Такі програми призначені для локального застосування невеликими підприємствами для розв’язання обліково-звітних задач у конфігурації "Персонал–Зарплата". Спеціалізовані інформаційні сучасні комплексні HRM-системи охоплюють широкий спектр діяльності служби персоналу:− організаційний менеджмент;− кадровий облік;− кадровий документообіг;− табельний облік;− розрахунок заробітної плати;− регламентована звітність;− компенсаційний пакет;− планування людських ресурсів;− планування фонду оплати праці;− управління компетенціями;− оцінка персоналу;− управління мотивацією;− управління навчанням;− електронне навчання;− підбір персоналу;− управління кадровим резервом;− HR-портал;

Програми комплексної автоматизації (програми класу ERP чи близькі до них) – це найрозвинутіші та складні серед засобів автоматизації діяльності підприємства.