Документоведение и процессуальны док-ты / 22_Личные д-ты

Документы по личному составу

Трудовые правоотношения предприятия с работником регулируются ТК РФ. На основании статей кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления, приема, увольнения сотрудников. Документы, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называются документацией по личному составу. К ним относятся:

- трудовые контракты, заключенные предприятием с работником

- приказы по личному составу

- трудовые книжки

- личные карточки формы Т-2

- личные дела

- лицевые счета по заработной плате

К документам по личному составу относятся также трудовые контракты.

Трудовой контракт – это документ, фиксирующий согласие сторон об установление трудовых правоотношений и регулирующий их.

На основании статьи №18 КЗОТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

Основные условия при заключении контракта:

1. Место работы, куда принимается работник.

2. Конкретная работа в соответствии с классификацией, которую должен выполнять работник.

3. Дата начала работы и ее окончание.

4. Оплата труда.

5. Обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

Также могут быть оговорены следующие условия:

1. Испытательный срок.

2. Совмещение профессий.

3. Повышение квалификации.

4. Дополнительный отпуск.

В трудовом контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят. Контракт может заключаться на неопределенный срок, но не более 5 лет, а также на время выполнения определенной работы. Трудовые контракты хранятся 75 лет за минусом возраста и не более 5 лет после увольнения работника при наличии приказа.

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса Л/С (№1л/с).

Оформляются приказы на бланках предприятия для внутренних документов. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

Трудовые книжки

Трудовая книжка относится к числу основных документов, законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника не позднее недельного срока после приема на работу. Записи производятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование, профессию.

Личная карточка формы Т-2

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка формы Т-2. Т-2 включает:

1. Ф.И.О.

2. Год рождения, месяц, число.

3. Место рождения.

4. Образование (институт такой-то, высшее, закончил в…..году, вид обучения).

5. Специальность по диплому.

6. Квалификация по диплому.

7. Основная профессия.

8. Общий стаж работы.

9. Непрерывный стаж.

10. Последнее место работы.

11. Семейное положение.

12. Паспортные данные.

13. Домашний адрес.

Вторая часть личной карточки содержит сведения о воинском учете:

1. Группа учета.

2. Состав, воинское звание.

Третья часть личной карточки (оборотная сторона) содержит сведения о назначениях и перемещениях, фиксируется время отпуска.

Личные дела

- представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике.

В состав личного дела входят следующие документы :

- внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

- анкета или личный листок по учету кадров;

- автобиография;

- копии документов об образовании;

- копии документов об утверждении должности;

- характеристика;

- трудовой контракт;

- копии приказов о назначении, увольнении;

- дополнительные сведения (справки).