Документоведение и процессуальны док-ты / 17_Техника составления

Техника составления и редактирования документов Документ проходит следующие стадии подготовки: в составление проекта или черновика документа; его предварительное согласование; • перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки); согласование и визирование оригинала; « подписание оригинала. К содержанию и форме документа предъявляются определенные требования. Подписанию документа предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно читают, чтобы понять его смысл, выявить повторения и логические несоответствия Последовательное и доказательное мышление — основа построения текста документа. При составлении и редактировании служебных документов необходимо знать главные требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу приступить к редактированию, не ознакомившись с документом в целом, то можно внести такие уточнения, которые, как потом может выясниться, уже имеются в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются. Первый этап редактирования документа — это сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Как показывает практика, сокращение нередко обусловливается еще и тем, что жесткие рамки страницы, бланка или заранее отведенного места требуют от пишущего создать документ заранее определенного размера Однако краткость не является самоцелью документа. Она не должна искажать рассматриваемый вопрос. Краткость — это конкретность, своего рода концентрированность информации. Техника редактирования предъявляет ряд важных требований. 1. Тезис и аргументы должны быть суждениями ясными, точно сформулированными. Любая ошибка в выборе слова, возможность двоякого истолкования фразы, туманный стиль изложения — все это может быть использовано против того, кто пытается что-то доказать, 2. В ходе доказательства тезис остается неизменным, т. е. должно доказываться одно и то же положение. Если это требование не выполняется, тезис, по логике вещей, остается недоказанным. 3. Тезис и аргументы не должны противоречить ни друг другу, ни ранее высказанным соображениям. 4. В качестве аргументов следует использовать положения, и тонкость которых не вызывает сомнения. Все доводы должны быть суждениями, доказанными самостоятельно и проверенными на практике. 5. Доказательство должно быть полным, достаточным. Частая ошибка, из-за которой нарушаются эти требования, — это использование в доказательстве аргументов, логически не связанных с тезисом и, естественно, не подтверждающих его истинность (эта ошибка обозначается формулой «не вытекает», «не следует»). Другой ошибкой является применение при доказательстве аргументов, справедливых лишь при определенных условиях, в определенное время, их же рассматривают как верные при любых обстоятельствах. Второй этап редактирования — это разбивка текста на части, параграфы, абзацы. После этого устраняют различного рода ошибки, описки и неточности. Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения. Номера абзацев могут обозначаться арабскими или римскими цифрами. В качестве литер могут употребляться прописные буквы. Нумерация рубрик может быть принята сквозной (от первой до последней рубрики), пораздельной (внутри каждого подраздела рубрики нумеруют или литеруют заново). Неприменима сквозная нумерация для тех рубрик, которые не являются сквозными. Чтобы привлечь внимание читателя к отдельным словам, группам слов, формулировкам выводов, применяют выделения в тексте. Иногда выделяют целые части текста документа. Важно не допускать речевой избыточности. Например: S неправильно: «Данное предложение поддержала и одобрила подавляющая по своему абсолютному большинству группа акционеров»; S правильно: «Данное предложение поддержало большинство акционеров»

Часто допускаются ошибки, связанные с нарушением порядка слов в русском языке: усилительная частица стоит не перед словом, которое она усиливает. Например: J неправильно: «Применение добавки даже намного повышает качество продукции», J правильно: «Применение добавки намного повышает качество продукции». Во всей рукописи следует соблюдать единство терминологии. Научная терминология, обозначения, единицы измерения и символы должны быть строго выдержаны согласно действующим стандартам. Введение автором документа новых, необщепринятых терминов следует объяснять при первом упоминании. Если термин имеет синонимы, в документе необходимо применять только один из них, так как использование для одного и того же понятия разных терминов может ввести читателя в заблуждение. При работе со служебными документами на следующем этапе целесообразно обратиться к проверке фактического материала. Исполнитель продумывает, достаточен ли фактический материал, используемый для составления документа, достоверны ли сведения, включаемые в документ, наводит нужные справки. На этом этапе работы проверяются цитаты, ссылки на нормативные данные. После подготовительной работы следует перейти к правке текста. При этом важно решить, какой план изложения будет наилучшим. Правя текст, составитель документа использует пометки и наброски, которые он делал при ознакомлении с проектом (черновиком) и при проверке фактического материала. На этом этапе работы проводится и языковая, прежде всего стилистическая, правка. Все исправления вносятся в текст синими или черными чернилами (нельзя писать красными), все написания — слова, цифры, корректурные знаки — должны быть отчетливыми, аккуратными. В зависимости от того, какие изменения вносятся в текст при редактировании, различают следующие виды правки. Правка-вычитка — сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца. Как правило, при правке-вычитке устраняются технические ошибки (вписываются пропущенные при перепечатке буквы, исправляются неверные написания). В процессе правки-вычитки редактор может обнаружить и более существенные недочеты. В этом случае редактор дополнительно правит текст, после чего исправленный текст снова перепечатывается. При правке-вычитке все изменения делают непосредственно в тексте чернилами. Не допускается переделка или подрисовка неясно отпечатавшихся знаков (нужный знак вписывается над зачеркнутым). При размножении текста машинописным путем вычитывают все экземпляры. Точное соответствие всех экземпляров оригиналу — непременное требование к текстам, передаваемым для использования. В ряде случаев соответствие копий оригиналу удостоверяется официально. Правка-сокращение — устранение из текста малосущественного материала. При редактировании служебных документов правка-сокращение применяется: в в текстах, изобилующих общими рассуждениями, цитатами, ссылками и т. п.; « в текстах, загроможденных однотипными примерами, цифрами; • для упрощения сложных синтаксических конструкций и т. д. Наконец, правка-сокращение необходима и в тех случаях, когда превышается заранее установленный объем текста. Не случайно во многих инструкциях по делопроизводству специально оговаривается, что служебные документы должны быть краткими. Так, текст письма, как правило, не должен превышать двух страниц. Если по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать четырех-пяти страниц. Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля. Практика литературной записи применяется и при составлении служебных документов. Так, работник делопроизводства (работник отдела кадров, паспортного стола, справочного отдела и т. д.) обязан помочь любому гражданину правильно составить документ, а если тот не может этого сделать, то взять на себя эту обязанность. Правка-обработка — комплексный вид правки. Она включает: « анализ и отбор фактического материала; • оценку и улучшение композиции рукописи; • языковую правку текста; • проверку правильности внешнего оформления рукописи. В процессе правки-обработки редактор не имеет права подменять собой автора. Он обязан, по возможности, более полно сохранить и ход рассуждений автора, и его аргументацию (если она основательна), и особенности его индивидуального стиля (если они не противоречат нормам литературной речи). Все существенные правки должны согласовываться с автором и утверждаться им, при этом любые поправки, вносимые в текст документа или предлагаемые автору, должны быть обоснованы. При редактировании текста следует руководствоваться официальными материалами, регламентирующими особенности того или иного вида текстового материала. Это могут быть различного вида методические и информационные письма, инструкции и т. п.