4.2. Списки и указатели фондов

Состав фондов, находящийся на хранении, постоянно из­меняется, поэтому все изменения фиксируются в списке фон­дов, в котором фонды располагаются в возрастающем порядке присвоенных им номеров (подробнее см. 3.2).

Указатель фондов — это архивный справочник, представля­ющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наи­менований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Поиски необходимых мате­риалов по описям могут быть значительно облегчены разного рода вспомогательными указателями. Многие современные описи снабжены именными, географическими или предметно-тематическими указателями. Частью они входят в состав самих описей, частью существуют отдельно от них. Номера единиц хранения, указанные в этих указателях, могут быть к настояще­му времени уже недействующими (замененными новыми), но поскольку старые номера обычно также указаны в описях, это не лишает указатели их действенности и значения. Указатели могут быть как краткими, включающими лишь предметное (алфавитное) слово и указание на номер соответствующей единицы хранения, так и содержащими заголовки целиком с выделением на первое место алфавитного слова (если заго­ловок включает несколько алфавитных слов, он приводится в таком указателе несколько раз). Указатели второго типа дела­ют излишним обращение к самой описи. Ссылки на материалы в указателях даются или непосредственно в алфавите предмет­ных слов, или (реже)'бывают предварительно сгруппированы по тематике (алфавитно-систематические указатели). Пред­метные слова в указателях обычно систематизированы лишь по первой букве, а затем расположены в порядке дат заведения единиц хранения. В то же время при пользовании алфавитными указателями следует принимать во внимание особенности на­писания некоторых словвпрежнее время, например: Петербург будет вынесен на букву «С» — Санкт-Петербург.

Ценным справочным пособием к архивным материалам могут служить указатели к отдельным документам. Особенно велико их значение по отношению к нарядам — подборкам документов одного вида, собранных за определенный хроно­логический период (приказам, циркулярам и т. п.). Содержание нарядов в описях обычно не раскрывается (указываются лишь вид документов, автор или адресат и хронологические рамки материалов), поэтому указатели — единственное справочное пособие тематического характера к документам, объединенным в наряды. Иногда такие указатели включаются в описи, иногда они входят в состав самих единиц хранения. Указатели в архиве организации могутбыть межфондовыми и внутрифондовыми; по форме представления — электронны-ми, листовыми или карточными; по структуре рубрик —глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотирован­ными (предметные понятия сопровождаются пояснениями); по группировке понятий внутри указателей — алфавитными, систематическими, хронологическими. Указатели могут со­ставляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения). Указатели бывают именные, географические, предметные. Понятиями в именном указателе служат фамилии, имена, псев­донимы, прозвища и другие наименования лиц. Эти указатели могут бытьи глухими, и развернутыми. Предметами в географи­ческим указателе являются названия стран, городов, областей, гop, морей и т.д. Географические названия располагаются в алфавитном порядке. Такой указатель может быть только раз­вернутой формы. Предметные указатели, как правило, бывают развернутые и понятиями в них служат предметы (исторические факты, явления, названия учреждений). Специфика такого ука­зателя состоит в отборе понятий, которые имеют существенное значение для освещения содержания материалов фондов.