Лекция от 23.10.2010

С конца 15 века делопроизводство отделяется от других функций гос.аппарата. Возникают специальные органы гос.управления – приказы, которые начинают концентрировать у себя материалы текущего делопроизводства.

Глава 44 Генерального регламента посвящена для дел, потерявших практическую ценность, срок хранения устанавливался 3 года. При этом материалы, которые необходимы для работы учреждения могли храниться в нем вечно, конкретных сроков хранения не устанавливалось. Наряду с этим устанавливался порядок передачи дел в архив коллегии, вводились специальные должности архивариуса. Была сделана попытка провести концентрацию документов по следующему принципу: дела, которые касаются финансовых вопросов должны быть под надзором ревизионной коллегии. Все другие документы – под надзором иностранной коллегии. В основу данного разграничения документов был положен опыт Швеции, где существовало 2 основных архива: политический и финансовый. Концентрация документов в 2 архивах не была осуществлена.

По Генеральному регламенту должность архивариуса была предусмотрена в штате каждой коллегии. Оклады архивистов зависели от степени важности хранившихся документов. В превилигированных архивах они были выше, но в целом жалованье было невысоким порой случалось, что его не выплачивали. На служащих коллежских архивов лежала обязанность надзирать и охранять документы и осуществлять справочную работу.

Наряду с архивами коллегий появляются архивы и при других органах власти. В 1704 году был образован Кабинет Петра Первого. Это была канцелярия и архив при ней, куда вошли личные документы Петра, проекты указов, известия о важнейших событиях страны, военная и финансовая документация, челобитные и записные книжки Петра 1. Сюда же по указанию Петра передали свои документы его соратники.

Образуются архивы при Сенате. Указом 16.07.1712 года предписывалось собрать помесячно дела и приговоры правительствующего сената, учинить тем приговорам реестры с объяснением каждого дела и отдать на хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив, который чуть позже был разделен на 2 части: в Москве помещалась историческая часть архива, а в Петербурге – текущая.

Московский архив коллегии иностранных дел стал Первым историческим архивом России. Его основу составили материалы посольского приказа. Несмотря на то, что он был создан еще в 1724 году, комплектовался он начал с 1732 года.

В первой половине 18 века архив комплектовался материалами коллегии иностранных дел, потерявшими практическое значение, а также различными документами дипломатического характера.

Во второй половине 18 века архив принимает дела, упразненной московской конторой коллегии иностранных дел, указы сенатов и др.документы за первую половину 18 века.

В архив дела принимались по описи, что для 18 века было довольно редким явлением. При этом упорядочение дел в архиве продвигалось довольно слабо. Лишь с середины 18 века (с 1747 года) архив активизирует работу и начинает активно составлять описи, разбирать поступившие документы и систематизировать фонды. Всего в начале 19 века в архиве начитывалось около 200 описей.

В царствование Петра 1 начинаются первые попытки использования архивных документов. Публикуются первая история русско-шведской войны, а также начинается подготовка к изданию летописей (Никоновская летопись, русская правда, и первое издание судебника Ивана Грозного). Они были изданы Академией наук в 60 года 18 века.

В 1763 году в связи с реформой Сената была ликвидирована его московская контора, а ее документы составили самостоятельный разрядно-сенатский архив. Он находился введении Департамента герольдии Сената.

Реорганизация Сената и местных учреждений при Екатерине 2 привела к передаче в архив большого количества документов.

В 1780 и 1782 годах Московский и Петербургский архивы Сената получили новое наименование: Петербургский и Московский государственный архив старых дел. Они получили новые штаты и было увеличено их финансирование.

После ликвидации в начале 19 века коллегий, Московский архив старых дел получил 6 миллионов дел, отложившихся в текущем делопроизводстве ликвидируемых учреждений.

В 1786 году по указу Екатерины был создан Поместно-Вотчинный архив. Его основу составили документы о помещечьем владении 16-17 веков. Этот архив имел самые большие штаты среди всех архивных учреждений. В его фондах находились документы канцелярии вотчинных дел, вотчинных коллегий, а также указы Сената относительно управления.

В 1811 году выходит общее учреждение министерств. Согласно этому учреждению при каждом департаменте министерства учреждался свой архив. Такое дробление документов текущего делопроизводства сильно затрудняло обеспечение сохранности и использования архивных документов. Чтобы исправить в 1828 году было создано ведомство государственного контроля и при нем был создан общий контрольный архив. Все дела архивов были разделены на 3 разряда:

1 разряд до 1811 года (т.е. до общего учреждения министерства)

2 разряд вошли документы за 1811 до 1825 года. Для них было выстроено отдельное хранилище.

3 разряд вошли дела за последующие годы и хранились в департаментах министерств.

В 1834 году Московский архив коллегии иностранных дел был переименован в Московский архив министерства иностранных дел. В архивоведческой литературе этот архив иногда называют Государственным архивом российской империи. В архив поступали документы из Кабинета императоров, документы Петра 1, Екатерины 2, сюда же поступали документы из Петербургского государственного архива старых дел. Данный архив считался секретным и для получения доступа к нему требовалось специальное разрешение императора.

В 1852 году был создан Московский архив министерства юстиции. В него вошли документы 3 архивов: Московского государственного архива старых дел, Разрядно-сенатского архива и Поместно-Вотчинного архива. Они вошли в новый архив на правах отделов. В первое десятилетие архив интенсивно комплектовался, а в дальнейшем стал научно-методическим центром оказывающий помощь другим архивным учреждениям.

В 1851 году была образована коллекция документов, известная как Государственное древлехранилище хартий и рукописей. Оно существовало в качестве особого отделения Оружейной палаты, но подчинялось управляющему Московским главным архивом министерства иностранных дел. В хранилище концентрировались государственные акты, печати, относящиеся ко времени до реформы Петра 1.

В первой половине 19 века в архивоведении происходят преобразования в сфере научно-справочного аппарата. Специальным комитетом для описания документов в Московских сенатских архивов сильно пострадавших после пожара 1812 года было разработано описание дел 3 степеней.

Описание 1 степени – это название фонда образователей, указание номеров дел и их хронологических рамок, род дел, количество листов, физическое состояние дел. По сути это была инвентарная опись в ее современном понимании.

Описание 2 степени – состояло из обзора истории фонда образователей и характеристики отдельных групп документов, т.е. представляло собой тип архивного путеводителя в его современном понимании.

Описание 3 степени – представляло собой извлечение исторических сведений из разных архивов. Это тематический обзор, т.е. обзор документов по различным темам.

В этот же период начинают закладываться основы классификации документов внутри архива и внутри фонда. Например: в архиве МИД дела систематизируются на древние, старые, новые. В свою очередь они делились на дипломатические и внутриполитические.

В первой половине 19 века в результате развития исторической науки усилился интерес к архивным материалам, поэтому расширяется процесс собирания источников.

В 1828 году была организована Академией наук специальная архиографическая экспедиция. Она длилась до 1834 года, обследовала 13 северных и центральных губерний европейской России и выявила 3000 документов и рукописей 14-17 веков. В результате деятельности этой экспедиции в 1834 году в Академии наук была создана специальная структура - архиографическая комиссия, в задачу которой входило подготовка к изданию исторических источников.

Состояние архивов ко 2 половине 19 века, т.е. после отмены крепостного права было довольно запущенным. В это время происходит изменение в системе государственных учреждений. В большинстве министерств создаются единые архивы вместо старых архивов при каждом департаменте. Сеть архивов высших и центральных учреждений более радикальных изменений не потерпело.

Архивное дело нуждалось в реформах и одним из самых известных архивных деятелей той эпохи Николай Владимирович Калачев, родился в 1819 году, окончил юридический факультет Московского Университета. В 1840 году был назначен в архиографическую комиссию. В 1846 году перешел на работу в Московский главный архив МИД. В феврале 1865 года назначен управляющим Московского архива министерства юстиций. Здесь он разработал проект преобразования в архивном деле. Первый раз о своей идее Калачев высказал на Первом археологическом съезде в 1969 году. Но окончательно свою концепцию он представил в 1979 году на Втором археологическом съезде. Его концепция заключалась в следующем: Создавалась единая сеть архивов, при этом все архивы подразделялись на текущие, справочные при учреждениях и центральные при исторических. Последние делились на центральные архивы при высших правительственных учреждениях и центральные архивы при губернских. Дела, потерявшие практическое значение передавались в губернские исторические архивы. Возглавить архивную систему должна была Главная архивная комиссия, которая подчинялась Министерству народного просвещения. Однако его предложения, в полном объеме, не нашли понимания как среди коллег, так среди руководства Министерства просвещения.

В 1873 году была создана Главная архивная комиссия, но вскоре ее деятельность затухает. Калачев, действуя от ее имени сумел приостановить уничтожение документов, а также активно содействовал созданию местных научных обществ губернских ученых архивных комиссий.

Кроме архивной комиссии Калачев создал первое в России учебное заведение по подготовке специалистов архивного дела. Оно называлось: Петербургский археологический институт. Он начал работать с января 1878 года. Институт работал на квартире Калачева и существовал на средства меценатов. Лишь в 1883 году он начал получать правительственное финансирование. В первые годы институт готовил исключительно архивистов. Однако со временем уровень преподавания падал и оно превратилось просто в просветительские курсы.

С 1884 года стали образовываться губернские ученые архивные комиссии. Основание для их создания явилось развитие краеведения и возрастающий интерес к прошлому. Эти комиссии были созданы в 36 губерниях. В задачу комиссии входило разбор дел местных учреждений, предназначенных к уничтожению. Архивные комиссии рассматривали описи, присланные из организаций, и решали какие из них оставить, а какие – уничтожить. Кроме этого архивные комиссии занимались археологическими раскопками и организовывали музеи и библиотеки.

Учебник Буровой по Архивоведению для средних и специальных учебных заведений.

Лекция от 09.04.2011

39. Предоставление архивам платных услуг потребителям

Согласно действующему законодательству архивы, кроме бесплатных услуг по обеспечению доступа к информации, могут предоставлять и различные платные услуги. К таким услугам относятся:

- выполнение генеологических исследований (поиск предков по запросу желающих)

- изготовление копий с документов (ксерокопирование)

- проведение экскурсий

- заключение договора с архивом о депозитарном хранении документов на какое-то время

40. Проблемы использования документов на современном этапе.

- электронная

- публикаторская

- подтверждение трудового стажа.

22. Роль архивов в организации комплектования документов

Росархивом разрабатываются методические рекомендации по организации комплектования архивов, в частности это основные правила работы ведомственных архивов и перечни документов, образующихся в делопроизводстве.

В 2007 году Федеральным архивным агентством и ВНИИДАДом был подготовлен единый классификатор документной информации архивного фонда РФ. Он устанавливает и закрепляет единый для всех государственных и муниципальных архивов систематизированный перечень наименований и индексов объектов классификации, что создает основу для формирования единого архивного информационного пространства.

Назначение классификатора состоит в структурировании архивного информационного пространства. Благодаря классификатору возможно создание общего распределительного блока информации по отраслям человеческой деятельности, независимо от времени создания документов и места их постоянного хранения.

Пособие «Основы дифференцированного подхода при каталогизации», изданного в 1970 году. В пособии дан анализ возможных структур каталогов, описаны разные виды каталогов и их разновидностей:

- систематический каталог

- фондовый каталог

- предметные каталоги

- предметно-тематические каталоги

- каталоги специфической документации.

В пособии рассматриваются вопросы дифференцированного подхода при каталогизации, методы выбора архивных фондов, их структурных частей, методы отбора единиц хранения, а также документов и сведений для описания на карточках.

Методические рекомендации «Составление архивных описей», изданные в 2005 году. Здесь изложены все этапы составления описей, дана методика составления заголовка единицы хранения, как основного элемента описания, а также особенности описания особо ценных документов, документов по личному составу, документов личного происхождения, прописан порядок составления и оформления описей, а также требований к составлению справочного аппарата к описи (титульный лист описи, оглавление, предисловие, список сокращенных слов, указатели имен или географических названий). В пособии затронута методика усовершенствования и переработка описей, основные требование к составлению архивной описи в электронном формате. !!! (может относится к систееа научно-справочного аппарата – есть и такой вопрос)

8. Описание архива документов

Учитываются:

1. Установление авторства данного документа

2. Время создания документа

3. Носитель информации на котором создан документ

4. Информация, содержащаяся в документе

5. Физическое состояние носителя

• Архивные документы объединяются в дела либо в коллекции,

(дела являются единицами хранения в архиве)

• Дела объединяются в фонды

• Фонды в свою очередь уже и составляют архив