4.5.3. Примерный алгоритм процесса снабжения

Опишем вкратце алгоритм процесса снабжения в понимании APICS [9]. Можно отметить следующие основные шаги:

1 . Выявление потребности (важен характер потребности и тип товара (см. далее)).

2. Описание потребности, при удовлетворении которой рекомендуется придерживаться некоторых основных правил (см. далее); для более качественного описания потребности и принятия адекватных решений применяют методы функционально-стоимостного анализа (value analysis) (сопоставление важности выполняемой номенклатурной позицией функции со стоимостью исполнения этой функции).

3. Определение и оценка потенциальных источников поставки, среди которых могут встречаться как уже испытанные поставщики, так и новички.

4. Подготовка заявок для получения коммерческих предложений (bids) и квот (quotes). Согласно определениям APICS [2], «Коммерческое предложение (bid) — предоставляется потенциальному покупателю по его запросу, обычно при конкуренции с другими поставщиками. Синоним: quotation; заявка на закупку (purchase requisition) — поручение (authorization) отделу снабжения закупить указанные материалы в указанном количестве в указанное время. Заявка может содержать следующие реквизиты:

• номер заявки;

• дата заполнения заявки;

• код отдела, сформировавшего заявку;

• внутренний номер счета отдела;

• код (и наименование) компонента, материала или услуги (иногда с дополнительным описанием);

• единица измерения и количество;

• дата, когда необходимы компонент, материал или услуга (need date);

• инструкции по упаковке, транспортировке и проч., если они нестандартны;

• местоположение грузополучателя (ship-to location);

• оформляющие документ реквизиты (подписи и т. п.)».

5. Оценка коммерческих предложений и квот; возможными критериями оценки являются цена, условия поставки (длительность цикла поставки, точка передачи груза, режим транспортировки, требования к минимальному объему отгрузки, партионность поставки и др.), условия оплаты (скидки, срок оплаты), входит ли поставщик в число «испытанных» или нет, другие критерии.

6. Выбор поставщика; может быть построен как двухступенчатая процедура, с предварительным формированием критериев оценки и выбора поставщиков и ранжированием их по категориям (см. далее).

7. Переговоры по условиям договора (контракта). MRP-система помогает при подготовке проведения этих переговоров, так как позволяет сформировать так называемый «Отчет для переговоров с поставщиками». Он содержит сведения, извлекаемые из системы MRPII и характеризующие плановые закупки на следующий плановый период (квартал, полугодие и т. д.). При его формировании может применяться сортировка по объему закупок в стоимостном выражении, имеющая целью концентрацию усилий отдела снабжения на существенных позициях. В отчете могут быть следующие основные реквизиты:

• код номенклатурной позиции;

• количество в плановом заказе;

• плановая годовая потребность;

• дата запуска планового заказа (к которой должны быть завершены переговоры и размещен заказ);

• стоимость;

• отклонения по стоимости (variance);

• прогнозируемый годовой объем закупок в стоимостном выражении (на основе стоимости и планируемого объема потребности за год);

• прогнозируемое годовое отклонение по стоимости (на основе отклонения по стоимости и планируемого объема потребности за год).

8. Подготовка и подписание договора (заказа на закупку) (некоторые важные реквизиты договора (заказа), о которых стоит упомянуть отдельно: адрес плательщика (bill-to); адрес грузополучателя (ship-to); график поставок (если уместен); цена и условия платежа; скидки; номер номенклатурной позиции заказа по версиям и поставщика, и покупателя; прочие).

9. Отслеживание исполнения заказа и/или ускорение его выполнения (при необходимости). Рекомендуется осуществлять мониторинг исполнения заказа поставщиком на регулярной основе на протяжении всего его жизненного цикла. В ходе этого мониторинга производятся следующие действия:

• при приеме поставки и контроле производится сверка сопроводительных документов на груз с заказом на закупку; оценка наличия видимых дефектов груза; контроль качества поступившего груза (inspection & quality control);

• рассмотрение счета-фактуры и подтверждение оплаты, при этом производится сверка сопроводительных документов и заказа на закупку со счетом-фактурой с целью выявления их расхождений с заключенным договором;

• ведение данных о заказе.

Для улучшения взаимодействия с поставщиками может применяться такой элемент MRP-системы, как «график поставок» (Vendor scheduling report). Он позволяет поставщику видеть текущие и будущие потребности клиента, что положительно сказывается не только на деятельности клиента, но и, естественно, на деятельности поставщика. График дает возможность поставщику иметь исчерпывающую информацию не только об уже подтвержденных и согласованных с ним заказах, но и о плановых заказах на закупку в будущем. Это позволяет ему улучшить свою работу, так как вместо прогнозов сбыта он может опираться на более точные данные. Таким образом, наличие регулярного обмена данной информацией является взаимовыгодным делом.

4.6. Оперативное управление исполнением плана производства

По определению APICS [2], «Shop Floor Control (SFC, Оперативное управление исполнением плана производства) — это система для использования данных из цеха для ведения и сообщения данных о состоянии производственных заказов и рабочих центров. Основными функциями оперативного управления исполнением плана производства являются:

1 . Назначение приоритета каждому производственному заказу.

2. Ведение данных об объеме незавершенного производства.

3. «Доставка» информации о состоянии производственных заказов в офис.

4. Обеспечение фактическими результатными (output) данными для целей управления производственными мощностями.

5. Обеспечение данными о количестве изделий по местам хранения и производственным заказам в целях учета запасов в незавершенном производстве и бухгалтерского учета.

6. Обеспечение критериев оценки эффективности работы, использования рабочего времени и производительности рабочих и оборудования.

Для отслеживания перемещения материалов в цехе оперативное управление исполнением плана производства может использовать контроль заказов (order control) или контроль материального потока (flow control). Синоним: production activity control».

Основной целью SFC является поддержка деятельности производственного предприятия инструментарием и методологией, позволяющими быстрее производить продукцию, увеличивать ценность продукции и снижать издержки ее производства, предоставить возможность выпускать более разнообразную продукцию и улучшать ее качество.

Основными функциями оперативного управления исполнением плана производства являются:

• запуск заказов в производство в соответствии с разработанным календарным планом;

• сбор данных о состоянии заказов (их текущее состояние, причины отклонения выполнения производственных заказов от графика, своевременное закрытие заказов при их выполнении);

• мониторинг и управление длительностью производственного цикла для производственных заказов;

• формирование приоритетов заказов на основе разработанных критериев;

• планирование производственной мощности для каждого рабочего центра на подробном уровне;

• управление очередями заказов к рабочим центрам на основе управления приоритетами производственных заказов и незавершенным производством.

Следует отметить, что все эти функции неразрывно связаны между собой. Вообще говоря, мониторинг плана производства в основном целесообразен в двух разрезах: по заказам и по рабочим центрам. Первое важно, так как необходимо иметь информацию о состоянии конкретных заказов по всем изготавливаемым номенклатурным позициям, что может быть востребовано вплоть до возможности информационного обеспечения запросов клиентов о состоянии их заказов (особенно это актуально в среде производства «изготовление на заказ»). Второе критично с точки зрения оценки степени загрузки производственных мощностей.

Общая схема SFC приведена на рисунке 4.7.

Рис. 4.7. Схема SFC

Для оперативного управления исполнением плана производства в MRP-системе необходим следующий состав данных:

• технологические маршруты (Routings);

• рабочие центры (Work Centers), согласно определению APICS [2], — определенная производственная территория (зона), состоящая из одного или нескольких работников и/или машин с идентичными возможностями, которая для целей планирования потребности в мощностях и детального календарного планирования может рассматриваться как одна единица. Синоним: центр загрузки (load center);

• ВОМ (спецификации), с указанием, на какой операции технологического маршрута применяется данный компонент;

• производственные заказы (Work Orders) — открытые и подтвержденные производственные заказы;

• производственный календарь;

• инструмент (Tooling) — желательно иметь следующую информацию об инструменте: место хранения, время до замены, для каких изделий применяется, время подачи для настройки оборудования, ответственный за планирование обеспечения инструментом и др.

Литература

1. Cox, James F., Ill, John H. Blackstone, and Michael S. Spencer, eds. APICS Dictionary, 8^th ed., Falls Church, VA: APICS - The Educational Society for Resource Management, 1995.

2. APICS Dictionary, 6^th ed. American Production and Inventory Control Society, 1987.

3. Darryl V. Landvater, and Christopher D. Gray. MRP II Standard System. A handbook for Manufacturing Software Survival. John Wiley & Sons, Inc., 1989.

4. Gaither, Norman. Production and operations management / Norman Gaither, Gregory V. Frazier. - 8th ed. Southwestern College Publishing, Cincinnati, 1999.

5. «Системы управления проектами и ERP-система в корпорации», 29.03.2002 - http://www.projectmanagement.ru/

6. Hall, Robert W. Zero Inventories. Homewood, IL: Dow Jones - Irwin, 1983.

7. Browne, Jimmie. Production management systems: an integrated perspective / Jimmie Browne, John Harhen, James Shivnan. 2 ed., Addison-Wesley Publishing Company, 1996.

8. Donald W. Fogarty, John H. Blackstone, Jr., Thomas R. Hoffmann. Production & inventory management. 2^nd edition. South-Western Publishing Co., Cincinnati, 1993.