Информационно-справочные документы
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержит информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению.
Справка
Справка — 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству.
2) документ, подтверждающий сведения биографического
или служебного характера.
Докладная записка
Докладная записка - документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Формуляр-образец внутренней докладной записки состоит из реквизитов:
наименование структурного подразделения;
название документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;
дата документа;
регистрационный номер;
адресат;
заголовок;
текст;
отметка о наличии приложения (если оно есть);
подпись.
Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.
Формуляр-образец объяснительной записки состоит из реквизитов:
наименование организации (если объяснительную записку подписывает руководитель);
наименование структурного подразделения (если объяснительную записку подписывает составитель);
наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
текст документа;
подпись.
Акт
Акт – официальный документ, составленный, несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожение документов, акты аварий и т.д.).
Формуляр-образец объяснительной записки состоит из реквизитов:
наименование организации;
наименование вида документа - АКТ;
дата документа (дата актируемого события проставляется сразу, независимо, когда подписан акт);
регистрационный номер;
место составления;
гриф утверждения (при необходимости);
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (при необходимости);
подписи.
Протокол
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.
Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата документа (дата заседания);
номер документа (номер протокола);
место составления протокола (место проведения заседания);
заголовок к тексту;
текст;
подписи.
Письма
Письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.
Формуляр-образец письма состоит из реквизитов:
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения (при необходимости);
подпись;
отметка об исполнителе.
Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов
Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов
