Консультация эксперта. Минфин рф. 2011

Вопрос: Какие документы должны храниться в личном деле работника государственного учреждения?

Ответ: Действующим законодательством не установлено ведение личных дел работников государственного учреждения. Соответственно, перечень документов, которые должны храниться в личном деле работника, законодательно не определен. Организация вправе установить такой перечень в локальном нормативном акте.

Обоснование: В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое).

Действующими нормативными актами обязанность по ведению личных дел работников государственных учреждений не установлена.

Вместе с тем п. 16 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (далее - Положение), установлен перечень документов, которые приобщаются к личному делу государственного гражданского служащего.

Представляется, что государственное учреждение вправе вести личные дела своих работников, не являющихся гражданскими служащими, по аналогии с порядком, указанным в данном Положении.

При оформлении личных дел следует учитывать Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, которым введен в действие ГОСТ Р 6.30-2003. "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", а также Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Согласно ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Следовательно, порядок формирования и ведения личных дел работников государственного учреждения может быть установлен локальным нормативным актом.

В частности, в личном деле работника государственного учреждения могут храниться: внутренняя опись документов дела, личный листок по учету кадров и дополнение к нему, документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, в том числе заявление о приеме на работу и приказ о приеме на работу, трудовой договор, копия документа, удостоверяющего личность, копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, копия свидетельства о присвоении ИНН, должностная инструкция, копии документов об образовании, справки о состоянии здоровья, анкеты, автобиография и фотографии, характеристики и рекомендательные письма, заявления работника в процессе работы, приказы, касающиеся данного работника (о переводе, о предоставлении отпуска, о награждении, о наложении дисциплинарного взыскания и т.д.), аттестационные листы, а также документы, связанные с расторжением трудового договора, в том числе заявление об увольнении, приказ о прекращении трудового договора, а также лист - заверитель дела, который составляется при сдаче личного дела в архив.

Ю.М.Лермонтов

Минфин России

07.04.2011

30 мая 2005 года N 609

УКАЗ

ПРЕЗИДЕНТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ

О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГРАЖДАНСКОГО

СЛУЖАЩЕГО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ВЕДЕНИИ

ЕГО ЛИЧНОГО ДЕЛА