Группировка, хранение и выдача договоров

Каждый специалист составляет реестр договоров и под свои потребности, и потребности различных отделов компании.

Обязательная информация, прописываемая в реестре

Желательная информация, прописываемая в реестре

· регистрационный номер; · дополнительный номер (номер контрагента); · вид договора; · дата (место) заключения; · наименование контрагента; · предмет договора; · цена договора; · ответственное подразделение (ответственный исполнитель); · наличие приложений; · кто подписал договор.

· каким документом подтверждены полномочия лица подписавшего договор со стороны контрагента (срок действия такого документа, если он есть); · порядок расчетов (указывая при этом периодичность, сроки поступления оплаты и т.п.); · особые условия (условия о конфиденциальности); · порядок рассмотрение споров (например, третейский суд); · сроки рассмотрения претензий; · порядок их направления; · срок действия; · размер штрафных санкций; · наличие дополнительных соглашений их предмет; · реквизиты контрагента.

Обращаю ваше внимание: значительно облегчит работу разделение реестра на две части. В одной можно отмечать договоры, по которым ваша компания выступает в качестве заказчика, в другой – в качестве исполнителя. Можно разделять все договоры предприятия на несколько групп:

· договоры купли-продажи (в том числе и купля-продажа недвижимости);

· договоры на выполнение работ;

· договоры на оказание услуг;

· прочие договоры (договоры залога, мены, поручительства и т.д.).

В текущей работе юристов, консультантов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров можно использовать копии договоров. Если кому-то из сотрудников понадобятся оригиналы контракта, то они могут быть выдаваться исключительно под подпись. Также под подпись (сотрудника, принявшего договор) осуществляется возврат подлинника договора.

Настоятельно рекомендую не реже двух раз в год проводить ревизию имеющихся договоров и по ее итогам составлять заключения (например, об отсутствующих приложениях к договорам или о договорах, завершивших свое действие). Если будут обнаружены документы с истекшим сроком действия, то их надо будет передать по описи в архив.