Means of communication in business
The main means of communication in business are letters, faxes, telephone conversations, cables (or telegrams), memos and emails.
Business letters are particulary important in international commerce. Often it is the only representation of yourself and your company with a foreign counterpart.. You make an impression by the tone of your letter, and by correct, tactful, and polite language
As with small talk and phone calls, letter writing is rulled by formulas. Once you have learned a standard way of organizing and wording a letter, you will be able to write any letter.
There are such__kinds of business letters as sales,__introduction, follow-up,
complaint, rejection, and prospecting.
The letter of introduction is a letter of presenting your company. The main parts of such a letter are an introduction, a body of the letter, and a conclusion.
The prospecting letter is a letter of recomendation. It may be also commercial or advertising. Although the language meaning of the word "prospecting" is exploring for precious metals or minerals, such as gold, the businessmen use this term in the meaning of searching out and cultivating new clients. The commercial information should be also included.
After the meeting or a business lunch you can write a follow-up letter to a person you've .met. This sign of politeness may be a confirmed factor in commercial questions or receiving a job.
You'll have to write different kinds of business letters. Complaint, rejection and collection letters are among them. Usually it's very difficult to find the appropriate words while complaining or rejecting something. In a collection letter you will want to get your money without offending your client. So you have to be tactful in a choice of the way of claiming the money and, at die same time, you must insist on receiving payment.
The short forms of business letters are memos and emails.
Memo is short for memorandum. The memo is a great way of sending letters to staff members, associates, or people you are already doing business with.It is used when you have to inform more than one person (usually several) of the same thing. Rather than write five, ten, or twenty letters, you write a memo to the people you need to inform, run off copies of the same page, and everyone gets one; in fact, it is a letter without the personalization and formalities.
Email is electronic mail. We send and receive this mail via.our comptiters and phone lines__(modems). This is fast becoming the most widely used form of
communication. It is less expensive than a phone call lo any place outside of one's local area, and especially overseas.An additional benefit is that one can skip the formalities of a regular letter. Expect to be sending email in the future.
The structure of the letter.
The business letter consists of four parts; 1 Letterhead
2. Opening
3. Contents
4. Closing
Note the following points about letter-writing: 1 the ADDRESS, e.g. 15, Preston Rd.,
"The Pines, " Warrington,
St. George's Sq,, Lancashire.
Hampdtead,
London, N.W.3. Note the puctuation, e.g. the full stop after St. (short for Saint; it is also short for Street), after Rd. (short for Road) and after N.W. (short for North West) and at the end of an address, i.e. after 3 and Lancashire. Note the commas after "the Pines", (the name of the house) and 15, (the number of the house), after Square, Hampstead, and Warrington. 2.Till:! DATE, for this we generally use the ordinal numbers, Iм March; 31 April, 21s1 May. We sometimes use the cardinal numbers, e.g. March 1,2004 (1 March 2004), .April 3, 2004 (3 April, 2004). Use the cardinal numbers if you use figures only, e.g. 1.3.04 (or 1/3/04); or (with Roman figures) 22-X! 1-04. The date with figures only may cause misunderstanding as the use is not the same in England as it is in America. In England 6/10/04 means 6!h October 2004; in the USA it means June 10th 2004. So, any of the following forms is correct and unmistacable:
1. October 16lh, 2004
2. 16th October, 2004
3. October 16,2004
4. 1 6 October, 2004
3.THE GREETING:
Dear Sir,
Dear Sirs,
Dear Madam,
Gentlemen.
4.the COMPLEMENTARY CLOSE;
Yours truly,
Yours faіthfully,
Yours sincerely.
5. the ADDRESS (for the envelop):
Mr. H. Chapman, G. Smith, Esq., Trish Green,
10, Northbank Rd., Byron 1 louse, 1 58 Orchard St.1 -B
Southport, High St., NY, NY.
Lancashire. Liverpool. 10002
Засоби спілкування в бізнесі Основним засобом спілкування в бізнесі це листи, факси, телефонні розмови, телеграми, службові записки та електронні листи. Ділові листи є особливо важливими в міжнародній торгівлі. Часто це тільки про вас і вашу компанію у іноземного колеги .. Ви робите враження тоном вашого листа, і правильною, тактовною і ввічливим мовою Так як і у світській бесіді і телефонному дзвінку, листи мають формули. Після того як ви дізналися стандартний спосіб організації і формулювання листа, ви зможете писати листи. Є такі різновиди ділових листів, як продажі, рекомендаційний, нагадування, скарги, відмову, і лист направлений на пошуки клієнта. Рекомендаційний лист є листом представлення вашої компанії. Основними частинами такого листа є вступ, основна частина листа, а також висновок. лист направлений на пошуки клієнта - лист рекомендація. Це може бути також комерційний або рекламний. Хоча у мові значення слова «пошук» поширюється на дорогоцінні метали і мінерали, такі як золото, бізнесмени використовують цей термін в розумінні пошуку і культивування нових клієнтів. Комерційна інформація повинна бути також включена. Після зустрічі або бізнес-ланчу ви можете написати лист-нагадування людині, яку ви зустріли. Цей знак ввічливості може бути підтверджено фактором комерційних питань або отримання роботи. Вам доведеться писати різні види ділових листів. Скарга, неприйняття і інкасових доручень серед них. Звичайно це дуже важко знайти відповідні слова в той час як оскаржити або відмовитись від чогось. У інкасаційних листах Ви хочете отримати свої гроші, не ображаючи вашого клієнта. Тому ви повинні бути тактовними у виборі способу вимоги грошей і, в той же час, ви повинні наполягати на отриманні оплати. Короткі форми ділових листів є записки і електронні листи. Мемо це скорочення від меморандуму. Пам'ятка це відмінний спосіб відправлення листів співробітникам, партнерам, або людям, з якимим ви вже працювали. Його використовують, коли ви повинні повідомити більш ніж одну людину (як правило, кількох). Замість того, щоб написати п'ять, десять, чи двадцять листів, ви пишете записку людям, яких ви хочете інформувати, робите копії тої самої сторінки, і кожен отримує одну, насправді, цей лист без персоналізації і формальностей. Імейл це електронна пошта. Ми відправляти і отримувати цю пошту через наші комп’ютери і телефонні лінії (модеми). Це швидко стає найбільш поширеною формою для спілкування. Це дешевше, ніж телефонний дзвінок з будь-якого місця за межами своєї місцевості, і особливо з закордону. Додатковою перевагою є те, що можна пропустити формальності звичайних листів. Будьте готові посилати електронну пошту в майбутньому.
Структура листа. Діловий лист складається з чотирьох частин:
1 Заголовок 2. Данні адресата 3. Зміст 4. Заключна частина Зверніть увагу на наступні моменти, що стосуються написання листів:
1 адресу,
Зверніть увагу на пунктиуацію, наприклад, крапка після St. (скорочення від Saint, це ще й скорочення від Street), після Rd. (Скорочення від Road) і після N.W. (Скорочення від Північно-Заходу) і наприкінці адреси, тобто після 3 та Ланкашир. Зверніть увагу на кому після слова "The Pines", (назва будинку) і 15 (номер будинку), після площі, Hampstead, і Уоррінгтон.
2.ДАТА, для цього зазвичай використовують порядкові номери, 1-е березня, 31-е квітня 21-е травня. Ми іноді використовують кількісні числівники, наприклад, Березень 1,2004 (1 березня 2004 року). 3 квітня 2004 (3 квітня, 2004). Використання кількісні числівники, якщо ви використовуєте тільки цифрами, наприклад, 1.3.04 (або 1/3/04), або (з римськими цифрами) 22-ХІІ-04. Дати з цифрами тільки може викликати непорозуміння, як використовувати не те ж саме в Англії, як і в Америці. В Англії 6/10/04 означає 6 жовтня 2004 року; У США це означає - 10 червня 2004. Таким чином, будь-яка з таких форм є правильною і безпомилковою: 3. привітання: Шановні панове, Шановні панове, Шановна пані, Господа. 4.The ДОДАТКОВІ заключення; З повагою, Ваш вірний, З повагою. 5. АДРЕСА (на конверті):
Written Speeech Patterns Used in Business Language
• We thank you for your first letter of the 1st October- Дякуємо за Ваш лист від 1 жовтня
• We learn your adress from ми дізналися про Вашу адресу від
• We are pleased to learn......нам було приємно дізнатися ...
• We ask to send us - Просимо надіслати нам ... Please, send us .....
• We shall be glad if you will send us ми будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам ...
• We enclose with the letter - /to листа ми додаємо
• We are looking forward to your reply з нетерпінням очікуємо вашої відповіді
• Please, let us know - Будь ласка, проінформуйте нас
• We are prepared (to do smth) Ми готові (зробити що-небудь)
• We have to inform you - Повідомляємо Вас (про що-небудь неприємне)
• In reply to your letter У відповідь на Ваш лист
• We are pleased to offer you - Нам приємно запропонувати Вам ...
3. Read and translate the following word-combinations:
International commerce A foreign counterpart To make an impression Poiite language To be ruled by formulas Wording a letter Exploring for smth. Searching out the clients A sign of politeness A confirmed factor Offending the client Claiming the money To insist on receiving smth. To run off copies To skip the formalities |
Міжнародна торгівля Іноземні колеги Щоб справити враження ввічлива мови використовується за формулами Формулювання лист поширюється для чого-н. Пошук клієнтів Знак ввічливості Підтверджений фактор Ображати клієнта вимагаючи гроші Наполягати на отримання чого-л. розіслати копій пропустити формальності |
4. Open the brackets using the verbs in the correct forms;
1. Business letters (are) important in international commerce,
2. Once you (have learned) a standard way of organizing and wording a letter, you (will be) able to write any letter.
3. After the meeting or a business lunch you can (write) a follow-up letter to a person you (have met).
4. In a collection letter you (will want) to get your money without offending your client.
5. The memo (is) a great way of sending letters to staff members, associates, or people you already (are doing) business with.
5. Complete the following sentences as in the text:
1 .The main means of communication in business are ... letters, faxes, telephone conversations, cables (or telegrams), memos and emails.
2. There are such kinds of business letters as ... as sales,__introduction, follow-up,
complaint, rejection, and prospecting.
3. The letter of introduction is a letter of ... presenting your company
4. The prospecting letter is a letter of... recomendation. it may be also ... commercial or advertising
5. After the meeting or a business lunch you can write ... a follow-up letter to a person you've .met.
6. In a collection letter you will want to ... get your money without offending your client
7. the short forms of business letters are... memos and emails
8. The memo is a great way of sending letters to ... staff members, associates, or people you are already doing business with.
9. We send and receive this mail via ... our comptiters and phone lines__(modems).
10. An additional benefit of sending emails is ... that one can skip the formalities of a regular letter.
.
6. Answer the following questions:
1. What are the main means of communication in business?
The main means of communication in business are letters, faxes, telephone conversations, cables (or telegrams), memos and emails.
2. Why are business letters important in international commerce?
Business letters are particulary important in international commerce. Often it is the only representation of yourself and your company with a foreign counterpart.. You make an impression by the tone of your letter, and by correct, tactful, and polite language
3. What kinds of business letters do you know?
There are such__kinds of business letters as sales, introduction, follow-up,
complaint, rejection, and prospecting.
4. What are the main parts of an introduction letter?
The main parts of such a letter are an introduction, a body of the letter, and a conclusion.
5. In what meaning do the businessmen use the word "prospecting"?
the businessmen use this term in the meaning of searching out and cultivating new clients.
6. What kind of letters will you write after the meeting or a business lunch'?
After the meeting or a business lunch you can write a follow-up letter to a person you've met.
7. What kind of letters do you need to write if you want to get your money without offending your client?
In a collection letter you will want to get your money without offending your client.
8. What short forms of business letters do you know'?
The short forms of business letters are memos and emails.
9. What is the most widely used form of communication in your country?
Email is the most widely used form of communication in your country
... CONTRACT#
_______________ here in after referred to as the Sellers, on the one part, and ________, here in after referred to as the Buyers, on the other part have concluded the present Contract as follows:
1. SUBJECT OF THE CONTRACT
The Sellers have sold and. the Buyers, have bought on ______________ terms in accordance with the Specifications attached to the present Contract and forming, integral part there of.
2. PRICE AND TOTAL AMOUNT OF THE CONTRACT
Prices for the goods are fixed in __ ______ and to be understood ____________ including the cost of packing and marking.
The total amount of the present Contract comprises____________________________
3. TIME AND DATE OF DELIVERY
The date of ______________ is to be considered as the date of delivery. Delivery before the time stipulated in the Contract as well as partial delivery of the goods without accessories is not allowed without the Buyers' consent.
4. QUALITY.
The quality of the goods is to be in conformity with the requirements given in the Specifications attached to the Contract.
The goods are to be of the latest design and manufactured of the first grade materials. The quality of the goods is to be evident by a Certificate of Quality issued by the manufacturing works, or by a Letter of Guarantee of the Sellers. 5. PACKING AND MARKING
Packing should protect the cargo from any damage, corrosion and shortage during transportation by all kinds of transport involving several transshipments on route. A definite kind of packing may be indicated in the Specifications to the Contract.
6. PAYMENT
Payment is to be effected in ________ within ____days after receipt by the Buyers through the Bank "Aval", of the following documents:
a) invoice-in quadruplicate;
b) certificate of Quality;
Bank charges connected with collection of documents are to be for the Sellers' account.
3. INSPECTION AND TESTS
The Buyers have the right to send their inspectors to the manufacturing plant to participate in the inspection and tests of the goods.
4. GUARANTEE AND CLAIMS
The guarantee period is 12 month from the day of putting the equipment into operation. In case of a delay in putting the equipment into operation through the Sellers' fault, the period of the guarantee is to be prolonged accordingly.
10. PENALTY
IF the Sellers fail to deliver the goods in the time stipulated by the contract, they are to pay to the Buyers a penalty at the rate of_____per cent of the value of the goods delayed for each week during the first ______ weeks and_____ per cent ____of the value of the goods for each following week of the delay in the delivery. However, the total sum of the penalty is not exceeded_____per cent of the value of the goods delayed.
11. ARBITRATION any disputes which may arise under or in connection, with this Contract are to be settled by the Foreign Trade Arbitration Commission at the Chamber of Commerce and Industry,' in accordance with the Rules of Procedure of the said Commission, no recourse to law courts being permitted. The award of .such an arbitration is to be considered final and binding upon both parties.