Автоматизированные системы делопроизводства
Любая организация в своей деятельности встречается с проблемой ввода, систематизации, обработки и хранения значительных объемов информации. Большое количество документов различных типов и форматов затрудняет поиск нужной информации и создает постоянные проблемы с учетом и прогнозированием. Основные проблемы возникают с информацией, имеющейся только в бумажном виде.
Один из самых эффективных путей решения проблемы управления документами – переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети.
Компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами – для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД).
Задачи системы электронного документооборота – это непосредственная работа с регистрационными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме.
Требования к системам электронного документооборота
К числу важнейших требований, предъявляемых к системам электронного документооборота, относятся:
1) полнота хранимой в системе информации;
2) простота работы с системой для конечного пользователя;
3) простота обслуживания системы;
4) простота интеграции с существующими на предприятии приложениями;
5) возможность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия;
6) Наличие средств групповой работы с документами и проектами;
7) Интеграция с ms Office.
Цели внедрения системы электронного документооборота:
повышение эффективности принятия решений;
повышение оперативности движения информации;
повышение прозрачности и управляемости организационных процессов;
повышение достоверности информации, используемой для принятия решений;
снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений:
защита конфиденциальных данных;
снижение риска потерь документов;
снижение расходов, трудовых затрат и времени на делопроизводство.
Основные функции системы электронного документооборота:
упорядочение хранения документов, широкие возможности поиска;
уменьшение времени на согласование документов — ускоренное принятие решений;
возможность получения консолидированной отчетности — проведения анализа;
разграничение доступа к документам;
контроль за статусом исполнения распоряжений, приказов.
Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.
Вся документация организации делится на три документопотока:
входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.
Различают автоматизацию частичную, комплексную и полную.
Автоматизация работы службы делопроизводства (канцелярии):
- установка нескольких компьютеров в службе делопроизводства;
- внедрение электронных регистрационных карточек вместо традиционных журналов и картотек;
- автоматизированный поиск документов, хранящихся в службе делопроизводства по различным реквизитам;
- автоматизированный контроль исполнения документов;
- хранение электронных документов в памяти компьютера наряду с традиционным хранением дел.
Автоматизация делопроизводства в рамках организации:
- внедрение локальной электронной сети внутри предприятия;
- перемещение части внутренних и исходящих документов организации по электронной сети;
- установка сервера в службе делопроизводства для хранения регистрационных форм самой службы и регистрационных форм документов структурных подразделений;
- автоматизированный поиск и автоматизированное сопровождение хода исполненных документов;
- формирование отчетных данных о документообороте предприятия.