6.2. Лінійні та апаратні повноваження в організації
Важливо виділити основні поняття організаційних повноважень, оскільки їх межі дуже суттєво змінюють характер самих повноважень. Взаємини між рівнями повноважень виявляються у вигляді двох загальних типів - лінійні та апаратні (штабні) повноваження, причому обидва типи можуть застосовуватися в різних формах.
Лінійні повноваження — це повноваження, які передаються безпосередньо від начальника до підлеглого та далі до інших підлеглих. Саме лінійні повноваження надають керівнику узаконену владу для спрямування своїх безпосередніх підлеглих на досягнення визначених цілей. Керівник, що володіє лінійними повноваженнями, має також право приймати визначені рішення та діяти у визначених питаннях без узгодження з іншими керівниками в тих межах, які встановлені організацією, законом або звичаєм.
Лінійна діяльність у прямому розумінні — це та діяльність, яка безпосередньо пов'язана зі створенням, фінансуванням та продажем товарів або наданням послуг, створених організацією.
Делегування лінійних повноважень створює ієрархію рівнів керування організації. Процес створення ієрархії називається скалярним процесом. Оскільки повноваження розпоряджатися людьми звичайно передаються за допомогою скалярного процесу, то ієрархія називається скалярним ланцюгом або ланцюгом команд, як показано на рис. 3. Делегування лінійних повноважень та виникаючий в наслідок цього ланцюг команд відіграють ключову роль у процесі координації діяльності організації. Насамперед, лінійні повноваження «персоналізують» та спрощують взаємини підлеглих і їхніх керівників. Одержувач повноважень приймає на себе особисту відповідальність за задачі та відповідає перед керівником за їх задовільне виконання. Якщо підлеглий зіштовхується з проблемами, то він точно знає, до кого варто звернутися за рішенням. Якщо безпосередній керівник не може прийняти рішення, то ця проблема передається за ланцюгом команд нагору відповідно до встановленого порядку. Звичайно, координація не є обов'язковим результатом визначення лінійних повноважень. Доки не буде визначеної особи або невеликої групи людей, які володіють правом приймати рішення будь-якого типу, кожне складне та важливе рішення, може паралізувати діяльність організації.
Відповідно до принципу централізації керівництва, працівник повинен одержувати повноваження тільки від одного керівника та відповідати лише перед ним. При цьому керівник не може управляти нескінченно великою кількістю підлеглих. Для визначення ефективності керування визначається так звана «норма керованості», яка може відрізнятися у різних організаціях.
Норма керованості - це кількість працівників, які безпосередньо підпорядковуються даному керівнику, та встановлюється за допомогою делегування лінійних повноважень. Оптимальна норма керованості 5+/- 2 особи, оптимальними є групи від 3 до 9 осіб.
Адміністративний апарат виконує так багато функцій у сучасних організаціях, що всі з них неможливо перелічити. Однак можна класифікувати штабний апарат за двома або трьома основними типами, з огляду на функції, які він виконує. До трьох типів апарату відносяться консультативний, обслуговуючий та особистий апарат, який іноді розглядається як варіант обслуговуючого апарата. Однак варто пам'ятати, що на практиці рідко можна провести чітку межу між цими типами. Часто апарат виконує як обслуговуючі, так і консультативні функції.
Рис. 3. Ланцюг команд.
Консультативний апарат - до обов'язку його фахівців входить консультування лінійного керівництва в певній галузі знань. Найчастіше консультативний апарат використовується в області права, новітньої або спеціальної технології, навчання і підвищення кваліфікації, а також консультування по роботі з кадрами.
Обслуговуючий апарат - функції даного апарату поширені на виконання визначених послуг. Найбільш відомим прикладом використання обслуговуючого апарата є відділ кадрів, наявний у більшості великих компаній. Відділ кадрів веде особисті справи співробітників, знаходить та перевіряє потенційних кандидатів на роботу, у деяких випадках поставляє лінійному керівництву необхідні кадри. Це показує, що адміністративний апарат може виконувати як консультативні, так і обслуговуючі функції.
Особистий апарат — це різновид обслуговуючого апарата, в обов'язки якого входить виконання доручень керівника. В організації член цього апарата не має жодних формальних повноважень, але за допомогою планування призначень та фільтрування інформації вони можуть контролювати доступ до керівника, на якого працюють.
Рис. 4 Особистий, консультативний або обслуговуючий, апарат. (віце-президент, що керує апаратом, має лінійні повноваження в межах свого структурного підрозділу).
Різновиди апаратних (штабних) повноважень
Рекомендаційні повноваження. Повноваження адміністративного апарату були традиційно обмежені консультаціями лінійного керівництва. В даному випадку передбачається, що лінійне керівництво буде звертатися за консультаціями до консультативного апарата, коли будуть потрібні його знання.
Обов'язкові узгодження. Оскільки діяльність апарату може наштовхуватись на труднощі в спілкуванні з лінійним керівництвом, фірма іноді розширює повноваження апарату до обов'язкових узгоджень з ним важливих рішень. Коли узгодження обов'язкові, лінійне керівництво повинне обговорити відповідні ситуації зі штабним апаратом, перш ніж почати дії або представити пропозиції вищому керівництву. Однак лінійні керівники не зобов'язані насправді додержуватися рекомендацій апарата.
Паралельні повноваження. Вище керівництво може розширити обсяг повноважень апарату, даючи йому право відхиляти рішення лінійного керівництва. Метою паралельних повноважень є встановлення системи контролю для врівноваження влади та уникнення помилок.
Функціональні повноваження – апарат може як запропонувати, так і заборонити якісь дії в межах своєї компетенції. Функціональні повноваження широко поширені, тому що сучасні організації часто потребують узгодженості в методах ведення фінансового та бухгалтерського обліку, оцінки ефективності роботи персоналу тощо.
Лінійно-функціональні повноваження - у великих організаціях адміністративний апарат може складатися з багатьох людей, являючи собою підрозділ з більш ніж одним рівнем керування. Таким чином, сам штабний апарат має лінійну організацію та звичайний ланцюг команд усередині себе, одночасно виконуючи в межах компетенції управлінські функції в організації.