2. Доставка рекламных материалов

   1. В города-участники акции

Рекламные материалы для акции в города-участники будут отправляться минимум двумя партиями:

• Первая партия должна обеспечить потребность 1,5 месяцев работы промо, т.е. до 01 ноября 2011г.

• Вторая партия должна обеспечить потребность с 01 ноября 2011 года до конца акции.

Первая партия будет иметь два вида фасовки рекламных материалов:

Вид 1 – материалы, расфасованные на каждую аптеку на две недели работы промо. Т.е. это готовый к работе комплект, который нужно только доставить в аптеку.

Вид 2 – единый блок материалов, из которого ОП будет выдавать ФПр и Супервайзерам необходимые количества для пополнения запасов в комплектах работающих аптек и для формирования новых комплектов для аптек, которые будут работать со второго и последующих двух недельных циклов согласно Нормам запаса РМ у Супервайзера (Приложение 7).

Нормы запаса РМ на одну аптеку на начало акции (Приложении 6). Нормы на Москву и Санкт-Петербург отличаются от остальных городов.

2. В аптеки-участники акции

• Доставка на первые две недели акции будет производиться силами ФПр, ответственных за аптеки;

• Дальнейшая доставка РМ в аптеки будет осуществляться Супервайзерами.

3. Порядок передачи рекламных материалов

Обязательные условия:

- Все факты передачи рекламных материалов между участниками подтверждаются первичными документами (актами приема-передачи РМ (Приложение 18));

- Информация из первичных документов вноситься в АСУ акции в день создания документов.

Участники проводящей РМ цепи.

В проекте можно выделить 5 участников, передающих и хранящих РМ:

• Центральный офис (ЦО)

• Ответственный за промо в городе (ОП)

• Фармацевтические представители (ФПр)

• Супервайзеры

• Аптеки

Каждого участника можно рассматривать как отдельный склад РМ. Такой подход предполагает учет прихода, расхода и текущего остатка РМ у каждого участника. Для учета движения РМ между участниками определим следующие комбинации взаимодействия участников:

• ЦО – ОП

• ОП – ФПр

• ОП - Супервайзер

• ОП - Аптека

• ФПр –Супервайзер

• ФПр – Аптека

• Супервайзер – Аптека

ЦО – ОП. Передача акционных рекламных материалов из ЦО в город (ОП) происходит по стандартной процедуре передачи РМ (отправка POSm, образцов и т.д.). Если ОП и ответственный за приемку материалов в городе не одно лицо, то отчет о приемке РМ для акции присылает ОП. После фактической приемки материалов ОП должен зафиксировать в АСУ акции поступившие остатки (см. Описание АСУ акции).

ОП – ФПр. Ответственный за промо обязан сформировать запас акционных РМ у ФПр, что обеспечит дополнительную возможность оперативно пополнять остатки в аптеках. Передача материалов от ОП к ФПр подтверждается подписанием двустороннего акта приема-передачи РМ (Приложение 18). ОП фиксирует в АСУ акции списание материалов согласно акта с собственного склада, соответственно, ФПр фиксируют приход рекламных материалов на собственный склад.

ОП – Супервайзер. Ответственный за промо обязан следить и обеспечивать постоянный достаточный запас РМ у Супервайзеров. Инструменты для контроля:

Отчет АСУ акции об остатках РМ у Супервайзеров

Инвентаризации остатков РМ у Супервайзеров

Передача материалов от ОП к Супервайзеру подтверждается подписанием двустороннего акта приема-передачи РМ (Приложение 18). ОП фиксирует в АСУ акции списание материалов согласно акта с собственного склада, соответственно, Супервайзер фиксируют приход рекламных материалов на собственный склад.

ОП – Аптека. Ответственный за промо может лично доставить (т.е. выдать со своего склада) РМ в любую акционную аптеку своего города. В АСУ акции ОП фиксирует списание РМ со склада ОП и приход РМ на склад аптеки.

ФПр – Супервайзер. ФПр может пополнить остатки у Супервайзера. Т.к. эти сотрудники работают в паре и на одной территории, то такая операция дает возможность оперативно решить вопрос пополнения запасов РМ у Супервайзера. Передача РМ фиксируется Актом приема-передачи РМ (Приложение 18). ФПр фиксирует в АСУ акции списание материалов согласно акта с собственного склада, соответственно, Супервайзер фиксируют приход рекламных материалов на собственный склад.

ФПр – Аптека. ФПр, работая на территории Супервайзера может, по договоренности с ним, пополнить остатки в конкретной аптеке. ФПр фиксирует в АСУ акции списание РМ с собственного склада, соответственно, в аптеке фиксируются приход РМ на собственный склад.

Супервайзер – Аптека. Наиболее вероятный путь передачи РМ в аптеку. В прямые обязанности Супервайзера входит обеспечение аптек достаточным количеством РМ. В АСУ акции Супервайзер фиксирует списание РМ со склада Супервайзера и приход РМ на склад аптеки.