Билет 1 Справочно-правовые информационные системы, их применение.
Сравнительный анализ справочно-правовых информационных систем. Основные задачи справочно-правовых систем. Состав системы «Гарант», применение системы «Гарант» для правового обеспечения организационно-экономических задач.
Изучаем основные задачи и применение системы «Гарант». Выбор справочно-правовой системы определяется качеством информации и полнотой инструментальных средств. Эти показатели у «Гаранта» лучшие, поскольку фирма «Гарант» имеет договоры с разработчиками законодательных и нормативных актов и внедрила в систему поиск по ситуации.
1.Задачи справочно-правовых систем:
Классификация документов
Выявление взаимосвязей между документами
Составление примечаний
Классификатор – иерархическая структура, содержащая все понятия, используемые для описания документа. Выявление взаимосвязей документа – это создание списка документов, дополняющих исходный. Примечания – это гиперссылки на карточку документа, на комментарии юристов и т.д.
Кроме указанных задач система обеспечивает навигацию по базе данных документов. Для этого применяются гиперссылки, закладки, выделения предпочтений пользователя, списки ранее просмотренных документов, сортировка и классификация этих списков.
Все справочно-правовые системы обеспечивают поиск по реквизитам, по тексту и по классификатору.
2.Модули системы «Гарант», их назначение
«Гарант» состоит из четырех комплексов задач:
Правовая информация
Экономическая информация
Поиск
Обновление
Правовая информация – это классификатор, содержащий следующие разделы:
Арбитражная практика
Судебная практика
Право
Кодексы
Международные договоры
Законы
Проекты законов
Разъяснения и комментарии
Экономическая информация – это налоговый календарь, табель-календарь рабочего времени, тарификационные справочники.
В системе «Гарант» есть поиск по реквизитам, по классификатору, по источнику публикации документа и по ситуации. Результаты поиска – это записи гипертекстовой базы данных, объединенные в отдельную папку. Условия поиска можно объединять логическими операторами.
3.Применение системы «Гарант»
Для решения вопросов спора хозяйствующих субъектов в системе «Гарант» применяется поиск по классификатору в модуле «Арбитражная практика». В основном ищут документы, регламентирующие возмещение аванса в случае ненадлежащего выполнения договорных обязательств, ответственность заказчика в случае необоснованного отказа от подписания акта приема/ сдачи работ, или документы, трактующие пункты договора.
В бухгалтерии используют поиск по ситуации. Там решают задачи о действии или отмене льгот по НДФЛ в случае привлечения работника к судебной или административной ответственности, в случае изменения состава семьи и т.д. Кроме того, решают задачи международной торговли: расчет НДС, расчеты с помощью векселей и т.д. В поиске по ситуации главное - определить, что собой представляет искомый объект: процесс, понятие, показатель. В частности, в задаче расчета НДС в случае международной торговли объект поиска – процесс «Налогообложение двойное».
9. Справочно-правовые ис.
1.Задачи справочно-правовых систем:
Классификация документов Выявление взаимосвязей между документами Составление примечаний
Классификатор – иерархическая структура, содержащая все понятия, используемые для описания документа. Выявление взаимосвязей документа – это создание списка документов, дополняющих исходный. Примечания – это гиперссылки на карточку документа, на комментарии юристов и т.д.
Кроме указанных задач система обеспечивает навигацию по базе данных документов. Для этого применяются гиперссылки, закладки, выделения предпочтений пользователя, списки ранее просмотренных документов, сортировка и классификация этих списков.
Все справочно-правовые системы обеспечивают поиск по реквизитам, по тексту и по классификатору.
Модули системы «Гарант», их назначение
«Гарант» состоит из четырех комплексов задач:
Правовая информация,Экономическая информация,Поиск,Обновление,
Правовая информация – это классификатор, содержащий следующие разделы:Арбитражная практика,Судебная практика,Право,Кодексы,Международные договоры,Законы,Проекты законов,Разъяснения и комментарии
Экономическая информация – это налоговый календарь, табель-календарь рабочего времени, тарификационные справочники.
В системе «Гарант» есть поиск по реквизитам, по классификатору, по источнику публикации документа и по ситуации. Результаты поиска – это записи гипертекстовой базы данных, объединенные в отдельную папку. Условия поиска можно объединять логическими операторами.
Электронная система управления документами (EDMS) -- обычно часть более сложного процесса работы и более крупной обрабатывающей системы, включающей управление знаниями, проектами, групповую работу и поддержку принятия решений. Требования к функциональным возможностям EDMS могут быть кратко сформулированы следующим образом: понятный, легкий и безопасный доступ ко всей необходимой информации.
Электронный архив. Сейчас нельзя полностью отказаться от привычных документов, бумажные и электронные архивы еще долго будут существовать одновременно. И все же, электронная копия любого архивного документа может быть быстро получена для чтения, в то время как сам оригинал не извлекается из хранилища. Системы высшего класса позволяют содержать территориально распределенные архивы, поддерживая полный жизненный цикл документа и удаленное администрирование.
Отрасль Управление включает директивные и административные органы, суды и юридические учреждения, некоторые внебюджетные фонды, фонд медицинского страхования. По международной классификации прикладных программ системы информационного обеспечения директивных органов называются средствами обеспечения информационного комфорта для лиц, принимающих решения. В соответствии с таким пониманием назначения данных программ, к ним можно отнести пакеты РЕФЕРЕНТ и ОРГАНИЗАТОР фирмы Элко -технология.
Для административных органов управления большинство информационных систем было разработано фирмой ИНСОФТ. Это «АСУ ЗАГС», «Паспортный стол», «Архивариус», «ГАИ» и т.п. Однако к моменту их широкого распространения (1996 г.) появилась универсальная программа АРХИВ фирмы Элко- технология, сделанная под Windows и решающая все задачи информационных систем «АСУ ЗАГС» , «Паспортный стол», «Архивариус». Эта программа пользуется популярностью в правительственных учреждениях и постоянно совершенствуется. В правительственных учреждениях также широко используется СИСТЕМА ОБРАБОТКИ И АНАЛИЗА СООБЩЕНИЙ ИЗ СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ, ПРЕДСТАВЛЕННЫХ В INTERNET, ФИЛЬТР-СМИ фирмы Элко-технология.
Для управления фондом медицинского страхования есть автоматизированные реестры и системы формирования статотчетности, разработанные Минздравом. Системы управления внебюджетными фондами на рынке программных продуктов не встречаются.
КОРПОРАТИВНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ФИНАНСАМИ, ПРОИЗВОДСТВОМ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕМ КХ3 разработана фирмой ОСТ ИН.
Финансовая часть системы Kx3 предоставляет полный набор интегрированных функций для гибкого финансового управления. Систему просто освоить, так как во всей системе используются повторяющиеся процедуры и экранные формы. План счетов сделан так, чтобы его легко можно было изменять без повторения работ по внедрению системы. Полный набор средств работы с журналами показывает детали и источники для всех проводок в Главную книгу. Для контроля проводок при возникновении проблем с заказчиками и поставщиками могут использоваться блокирующие коды.
Главная книга поддерживает все бухгалтерские операции и предназначена для сбора, обработки и анализа хозяйственных операций в любых аналитических и синтетических разрезах за любой период времени. Построение Главной книги позволяет учитывать сложную структуру организаций типа холдингов с проведением операций между дочерними фирмами и удаленными филиалами. Система помогает совершать операции с иностранной валютой, создает соответствующие отчеты и учитывает изменение курсовой разницы в Главной книге.
Универсальный генератор отчетов системы Kx3 дает полную свободу в выборе формата и содержания финансового отчета. Вы можете сами определять строки и суммы в отчете, включать колонки, показывающие факт, смету, сравнение и отношение.
Система формирует всю внешнюю финансовую отчетность для налоговых органов и других организаций и пользователей.
Систему можно настроить на один из двух видов ведения отчетности -журнально-ордерный или мемориально-ордерный. Ввод данных по любой хозяйственной операции осуществляется на основе информации из первичных документов, а далее система автоматически формирует соответствующие проводки. Существует также вариант ручного формирования проводок самим пользователем. Программа позволяет вести абсолютно все участки учета и выполнять все стадии работы - от формирования первичных документов до финансового анализа.
В системе есть широкая возможность корректировки введенной информации при обнаружении ошибок. Так как ошибки в основном возникают при вводе конкретного документа, то и корректируется документ, а не итоговые суммы. Учет расчетов ведется с помощью карточек, которые открываются на каждый счет и субсчет. Внутри них может вестись аналитический учет по поставщикам, покупателям, прочим дебиторам и кредиторам, и т.д.
Kx3 поддерживает управление и учет основных фондов. Система учета основных фондов системы включает в себя непосредственно учет основных средств и нематериальных активов. Фонды ведутся по их расположению и система управляет списанием амортизации по конкретным объектам и для групп основных фондов, автоматическим списанием ОС, обеспечивается связь с центрами затрат и отслеживание текущего состояния основных средств по материально - ответственным лицам.
С помощью системы находят свое отражение операции по списанию основных средств с выявлением финансовых результатов, полученных при их ликвидации. Система вычисляет периодическую амортизацию и проводит ее в Главную книгу. При наступлении последнего налогового периода года система автоматически проводит ежегодную переоценку основных средств
Кх3 осуществляет любую форму учета ТМЦ:
по партиям, по местам хранения стеллажам, ячейкам и т.п. по видам хранения (на реализации, на ответственном хранении и т.д.)
Учет движения готовой продукции в системе ведется в разрезе изделий (отпуск из цехов, оприходование на складах, движение на складах и между складами, отпуск покупателям). Перемещение изделий внутри предприятия оформляется внутренними накладными.
Kx3 устанавливает соответствие между счетами, выписанными поставщиками и соответствующими заказами и накладными. Счета-фактуры могут быть проверены и проведены в ходе одной интерактивной процедуры.
Для предотвращения автоматических платежей по некоторым счетам можно использовать блокирующие коды. Система управления валютными расчетами автоматически учитывает обменный курс и пересчитывает и записывает как реализованные, так и нереализованные прибыли и убытки.
В система Kx3 для анализа финансовой отчетности применена технология многомерного анализа OLAP (on-line analytical processing) на базе Oracle Express.
Система Kx3 позволяет гибко определять составляющие себестоимости изделия, чтобы облегчить процесс ценообразования и обеспечить адекватную калькуляцию себестоимости. Кроме того, для более полной поддержки оценки себестоимости, в системе представлены средства моделирования и сравнительного анализа. Независимо от учетной политики, принятой на предприятии, система позволяет применять метод «Direct - costing» который необходим для ведения реального управленческого учета на предприятии.
Система Kx3 позволяет задавать определенные наборы правил, используемые для агрегирования затрат. Имеется возможность учитывать специфические дополнительные затраты на изделия и группы изделий. Указанные дополнительные затраты могут включать такие факторы, как фрахт, затраты на погрузочно-разгрузочные работы и т.п.
Размер дополнительных затрат исчисляется либо в виде фиксированной величины, либо как процент от общих или отдельных затрат.
Используя различные алгоритмы расчета, можно легко моделировать затраты и определить воздействие различных составляющих стоимости. Разработав модели затрат, можно проводить сравнение стандартных и смоделированных затрат, а также их различных моделей, что позволяет получать средневзвешенный коэффициент маржинальной прибыли
Модули сбыта и снабжения системы Kx3 помогают управлять деятельностью предприятия в области сбыта продукции и материально-технического снабжения и, отличаясь полнотой, универсальностью и логичностью, легки в освоении. Многообразие функций системы дают все возможности для эффективного обслуживания заказчиков.
Можно определить различные процедуры продажи для разных типов заказов. Это позволит проводить в едином потоке обработку обычных заказов и сохранить полный контроль над другими типами заказов.
В процессе принятия заказа можно контролировать нехватку продукции. Система также укажет на проблемы с некоторыми счетами или заказами и позволит определить возможности по обработке всего того, что с ними связано.
Модуль предложений на продажу системы Kx3 позволяет создавать предложения по стандартным, новым или сконфигурированным изделиям и преобразует предложение в заказ на продажу при одобрении его заказчиком. Информация о реальных и предполагаемых заказчиках может вводится непосредственно при работе с предложениями.
Система следит за действующими предложениями и предоставляет детальную информацию по каждому конкретному предложению. Система отслеживает дату окончания действия предложений, ведет учет приемлемых ставок и предложений конкурентов, определяет причины отказов от закупок. Продукция, на которую составляются предложения, может быть стандартной, разработанной и изготовленной специально для этого клиента. Если Ваше предложение не принято, имеется возможность записать причину отказа в соответствующий архив.
Система управление контрактами предназначен для управления продажами и ведения и контроля за исполнения договоров с покупателями.
Система обеспечивает формирование и ведение договоров по любым направлениям деятельности (бартер, поставки, продажи, подряд т.д.), обеспечивает ведение справочников типовых договоров и всесторонний анализ их выполнения, ведение графиков поставок товара, предоставления услуг или выполнения работ; реестра дебиторской и кредиторской задолженностей.
Кроме анализа контракта в конце срока его действия, система позволяет получать промежуточные оценки. Имеется возможность вести архивный учет контрактов на продажу для последующего анализа и составления отчетов.
Система Kx3 предоставляет доступ к всей информации по покупателям из любой части системы, имеющей отношение к продажам. Для каждого покупателя можно вести:
неограниченное число адресов для выставления счетов и отгрузки, группу счетов Главной книги для переноса записей, прейскуранты для отдельных пользователей и групп, правила начисления надбавок и скидок, банковскую информацию и вид платежа, вид доставки и особенности ее оплаты, лимит кредита для покупателя. Покупатели могут быть определены как потенциальные, что позволяет готовить для них предложения. Можно также определить поставщика как покупателя для целей финансового управления при расчетах с поставщиками и покупателями.
Система предлагает гибкую и разветвленную структуру цен, позволяющую приспособить ее к ценовой части контрактов на продажу и иметь к ней постоянный доступ в процессе продажи. Можно построить различные уровни уточнения цен и скидок - от цен и скидок определенных для покупателя и изделия, до скидок по группе пользователей по всем изделиям. Также возможно привязать скидки к определенным количествам изделий.
Модуль Анализ продаж обеспечивает выполнение следующих функций:
прогнозирование спроса, управление запасами (оптимизацию по номенклатуре и количеству), оперативное планирование (план продаж), оперативный анализ торговой деятельности предприятия.
Система позволяет менеджерам предприятия получить:
анализ выполнения плана продаж
отслеживание установленных уровней нормативных запасов, контроль неликвидов, сверх нормативов, дефицитных позиций ( с использованием принципа оптимального размера товарного запаса).
прогнозирование объемов закупок
анализ реализации по периодам в разрезе контрагентов (либо групп контрагентов по регионам, формам собственности и т.д.)
анализ закупаемых товаров и услуг в разрезе номенклатуры, поставщиков, групп, партий ТМЦ
анализ движения товаров за период в разрезах: контрагент, склад, МОЛ, группа ТМЦ, партия ТМЦ
адреса банков контрагентов.
анализ отношений с поставщиком (получателем ) по взаимным задолженностям в разрезе периодов, договоров, групп договоров, конкретных МЦ, групп МЦ
анализ исполняемых договоров с учетом товарных и финансовых документов по этим договорам
анализ цен, услуг и качества по каждой закупочной операции и подбор из справочника наиболее выгодных или подходящих поставщиков.
Модуль управления снабжением создан для увеличения производительности и эффективности службы снабжения. Система наглядно показывает отгрузки, производительность поставщиков, историю закупок и позволяет отслеживать весь процесс от первоначального запроса до фактической закупки и приемки.
Модуль предложений по снабжению позволяет вести полную информацию о ценах поставщика и отгружаемых количествах. При помощи этого модуля можно анализировать и сравнивать ценовую политику поставщиков и вести обширный архив предпочтительных поставщиков. Принятые предложения могут быть после соответствующего одобрения преобразованы в заказы на поставку.
Система ведет контракты на снабжение. Можно сформировать контракты для отдельных изделий или целой группы изделий. Для каждого контракта система отслеживает:
дату начала и окончания
данные по поставщику/грузоотправитель
количество цену и скидка график отгрузки.
Система позволяет оценивать деятельность поставщика как в ходе выполнения контракта, так и по его завершении. Система сохраняет полную информацию по контрактам в архиве.
Модуль управления персоналом представляет собой законченный самостоятельный продукт, полностью автоматизирующий этот важный участок деятельности предприятия, Поэтому на ряде предприятий данный модуль может быть внедрен как первый этап серьезной автоматизации всех сфер управления, а в иных организациях - как продукт, автономно действующий в течение длительного времени.