Курсач 462 вар

Процесс планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача обеспечивать нововведения и изменения организации в достаточной степени. Место функции планирования четко можно увидеть в рис 1.

Рис. 1 Функции менеджмента

1.6.2 Формирование плановой деятельности на предприятии

Организационные структуры планирования.

Впроцессе планирования принимают участие:

•во - первых, высшее руководство организации;

•во - вторых, команда плановиков;

•в - третьих, руководители и специалисты подразделений. Идеальной, как уже указывалось, является такая ситуация, когда все

работники организации привлекаются к обсуждению и составлению планов.

Как распределяются обязанности между участниками плановой деятельности?

Высшее руководство является архитектором процесса планирования, определяет его основные фазы и последовательность планирования.

Высший менеджер должен сделать процесс планирования доступным и понятным для каждого сотрудника организации, он должен уметь максимально вовлекать в него своих работников.

Другая функция высшего руководства заключается в разработке стратегии фирмы и принятии решений по стратегическому планированию. Руководство фирмы определяет общие цели ее развития и основные способы ее достижения. Разработка стратегии требует от высшего менеджмента аналитических способностей и масштабного мышления.

21

Руководство среднего и низшего звена, а также специалисты подразделений занимаются разработкой оперативных планов. В обязанности специалистов входят также анализ внутренней и внешней среды организации, составление прогнозов. Руководители подразделений и штатные работники объединяются в оценке альтернативных стратегий, предложенных для организации.

Состав и величина служб планирования в организации зависит от типа организационной структуры, от представлений о стиле управления. Одним из самых важных факторов, определяющих строение службы планирования, является размер организации.

1.Очень многие маленькие фирмы не нуждаются в плановике, работающем на полную ставку. Поэтому они зачастую вовсе отказываются от его услуг. Это неразумно. Полезнее привлечь работника на неполную ставку или пригласить плановика на полную ставку, но на определенный период времени, связанный с составлением планов. Оправдывает себя приглашение внешнего консультанта по вопросам планирования.

2. Для организации средних размеров характерным является выполнение функций специалиста по планированию одним постоянным работником на полной ставке.

3.В больших фирмах размеры служб планирования варьируются от одногодвух человек, а иногдадо сверх раздутых планирующих подразделений в 100 человек. Крупные службы планирования включают в

себя как профессиональных плановиков, так и технический персонал. Для организации работ крупных служб планирования необходима должность администратора, который координирует процесс планирования: устанавливает порядок и ведет контроль за составлением документации по планированию, организует проведение профессиональных совещаний, оформляет и распространяет итоговые документы этих совещаний и т.д.

В последнее время характерным становится сокращение чрезмерно расширившихся центральных служб планирования до 2025 человек.

Процесс планирования в организации.

Деятельность, связанную с планированием, можно разделить на несколько основных этапов:

1. Процесс составления планов, или непосредственный процесс планирования, то есть принятие решений о будущих целях организации и способах их достижения. Результатом процесса планирования является система планов.

22

2.Деятельность по осуществлению плановых решений. Результатом этой деятельности являются реальные показатели деятельности организации.

3.Контроль результатов. На этом этапе происходит сравнение реальных результатов с плановыми показателями, а также создание предпосылок для корректировки действий организации в нужном направлении. Несмотря на то, что контроль является последним этапом плановой деятельности, его значение очень велико, поскольку именно контроль устанавливает эффективность планового процесса в организации.

Таким образом, процесс планирования является первым этапом общей деятельности фирмы.

Процесс планирования - это непростая последовательность операций по составлению планов и не процедура, смысл которой в том, что одно событие обязательно должно произойти вслед за другим. Процесс требует большой гибкости и управленческого искусства. Если определенные моменты процесса не соответствуют поставленным организацией целям, они могут быть обойдены, что невозможно в процедуре. Участвующие в процессе планирования люди не просто выполняют предписанные им функции, а действуют творчески и способны к изменению характера действия, если этого требуют обстоятельства.

Процесс планирования состоит из ряда этапов, следующих друг за другом.

Первый этап. Фирма проводит исследования внешней и внутренней среды организации. Определяет главные компоненты организационной среды, выделяет те из них, которые действительно имеют значение для организации, проводит сбор и отслеживание информации об этих компонентах, составляет прогнозы будущего состояния среды, производит оценку реального положения фирмы.

Второй этап. Фирма устанавливает ориентиры своей деятельности: видение, миссию, комплекс целей. Иногда этап установления целей предшествует анализу среды.

Третий этап. Стратегический анализ. Фирма сравнивает цели и результаты исследований факторов внешней и внутренней среды, определяет разрыв между ними. При помощи методов стратегического анализа формируются различные варианты стратегии.

Четвертый этап. Производится выбор одной из альтернативных стратегий и ее проработка.

23

Пятый этап. Подготавливается окончательный стратегический план деятельности фирмы.

Шестой этап. Среднесрочное планирование. Готовятся среднесрочные планы и программы.

Седьмой этап. На основе стратегического плана и результатов среднесрочного планирования фирма разрабатывает годичные оперативные планы и проекты.

Восьмой и девятый этапы, не являясь стадиями непосредственного процесса планирования, тем не менее определяют предпосылки для создания новых планов, которые должны учитывать:

•что организации удалось сделать, реализуя свои планы;

• каков разрыв между плановыми показателями и фактическим выполнением.

Вцелом процесс планирования представляет собой замкнутый цикл с прямой ( от разработки стратегии к определению оперативных планов до реализации и контроля) и обратной ( от учета результатов выполнения к изменению плана) связью.

1.6.3 Взаимосвязь стратегического и тактического планирования

Понятие и структура стратегического планирования.

Весь процесс планирования в экономической организации можно разделить на две основные стадии: разработка стратегии деятельности фирмы (стратегическое планирование) и определение тактики реализации стратегии ( оперативное, или, что то же самое, тактическое планирование).

Понятие «стратегия» - греческого происхождения. Первоначально оно имело военное значение и означало «искусство генерала» находить правильные пути к достижению победы.

Стратегия экономической организации - это совокупность ее главных целей и основных способов достижения данных целей. Другими словами, разрабатывать стратегию действия фирмы - значит определять общие направления ее деятельности. Таким образом, стратегический план, по - другому называемый генеральным планом фирмы (часто составляется на 5 лет вперед).

Стратегией не может быть простое определение желаемых целей и удобных способов их претворения. Принять желаемое за действительное -это еще не значит разработать стратегию. Стратегия должна исходить не из приятных

24

мечтаний, а из реальных возможностей развития фирмы. Поэтому стратегия - это прежде всего реакция на объективные внешние и внутренние обстоятельства ее деятельности.

Обычно стратегическое планирование бывает рассчитано на длительный период, хотя во многих организациях стратегия основывается на среднесрочном планировании. Вместе с тем стратегическое и долгосрочное планирование, процессы неоднозначные. Стратегия - это не функция времени, а в первую очередь функция направления. Она не просто сосредоточена на данном периоде времени, а включает в себя совокупность глобальных идей развития фирмы. Ответственность за разработку стратегии несет прежде всего руководство экономической организации, поскольку стратегическое планирование требует высокой ответственности, масштабного охвата действий менеджером. Плановая команда обеспечивает стратегическое планирование аналитическим подходом к принятию решений о будущем фирмы. Таким образом, стратегическое планирование становится все более актуальной для российских предприятий, которые вступают в жесткую конкуренцию как между собой, так и с иностранными корпорациями.

Будучи функцией управления, стратегическое планирование является фундаментом, на котором строится вся система управленческих функций, или основой функциональной структуры системы управления. Стратегическое планирование является инструментом, с помощью которого формируется система целей функционирования предприятия и объединяются усилия всего коллектива предприятия по ее достижению.

Стратегическое планирование представляет собой набор процедур и решений, с помощью которых разрабатывается стратегия предприятия, обеспечивающая достижение целей функционирования предприятия. Логика этого определения такова: деятельность аппарата управления и принимаемые на ее основе решения формируют стратегию функционирования предприятия, которая позволяет фирме достичь своих целей .(рис. 2.).

Рис. 2. Логика стратегического планирования.

Процесс стратегического планирования является инструментом, с помощью которого обосновываются управленческие решения в области хозяйственной деятельности. Его важнейшая задача - обеспечить нововведения и организационные изменения, необходимые для жизнедеятельности предприятия. Как процесс стратегическое планирование включает четыре

25

вида деятельности. К ним относятся: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация и регулирование, организационные изменения.

1.Распределение ресурсов. Данный процесс включает планирование распределения ресурсов, таких как материальные, финансовые, трудовые и т. д. Стратегия функционирования предприятия строится не только на расширении бизнеса, но и на эффективном потреблении ресурсов, постоянном снижении издержек производства. Поэтому эффективное распределение ресурсов между различными сферами бизнеса, поиск комбинаций их рационального потребления является важнейшей функцией стратегического планирования.

2.Адаптация к внешней среде. Адаптацию следует интерпретировать в широком смысле слова как приспособление предприятия к изменяющимся рыночным условиям хозяйствования. Задача данной функции -приспособить хозяйственный механизм предприятия к этим условиям, т. е., воспользоваться преимуществами в конкурентной борьбе и предотвратить различные угрозы. Разумеется, эти функции выполняются также и в текущем управлении предприятием. Задача стратегического планирования состоит в том, чтобы обеспечить для предприятия новые благоприятные возможности посредством создания соответствующего механизма адаптации предприятия к внешней среде.

3 .Координация и регулирование. Данная функция предполагает согласование усилий структурных подразделений фирмы для достижения цели, предусмотренной стратегическим планом. Стратегия предприятия включает сложную систему взаимосвязанных целей и задач. Этот процесс происходит не спонтанно, а на плановой основе в стратегическом плане. Поэтому все компоненты стратегического плана должны быть увязаны по ресурсам, структурным подразделениям и исполнителям и функциональным процессам. Объектами координации и регулирования являются внутренние производственные операции.

4. Организационные изменения. Эта деятельность предусматривает формирование организации, которая обеспечивает слаженную работу персонала управления, развитие мышления менеджеров, учет прошлого опыта стратегического планирования. Данная функция проявляется в проведении различных организационных преобразований на предприятии: перераспределение функций управления, полномочий и ответственности работников аппарата управления; создания системы стимулирования, способствующей достижению цели стратегического плана и т.п.

Стратегическое планирование как обособившийся вид управленческой деятельности предъявляет к работникам аппарата управления ряд требований, предполагает наличие пяти элементов:

26

Первый элемент - умение смоделировать ситуацию. В основе этого процесса лежит целостное представление ситуации, которое включает способность понять закономерности взаимодействия потребностей и потребительского спроса покупателей, конкурентов с качеством их продукции и потребностей собственной фирмы, т.е. ее способности удовлетворять потребности клиентов. Таким образом, важнейшей частью стратегического планирования является анализ.

Второй элемент - способность выявить необходимость в фирме. Определение необходимости изменений требует двоякого рода способностей:

- готовности работников аппарата управления реагировать на тенденции, возникающие из действия известных факторов в данной отрасли;

научнотехнического потенциала, интеллекта, интуиции, творческих способностей управленцев, позволяющих на основе учета комбинации известных и неизвестных факторов приводить компанию в готовность к действиям в непредвиденных обстоятельствах, находить возможности для повышения ее конкурентоспособности.

Третий элемент - способность разработать стратегию изменений. Поиск рациональной стратегии - интеллектуальный, творческий процесс поиска приемлемого варианта функционирования предприятия. Разработчики стратегического плана должны уметь писать различные сценарии, владеть инструментарием прогнозирования.

Четвертый - способность использовать в ходе изменений надежные методы.

Пятый элемент - способность воплощать стратегию в жизнь.

Стратегическое планирование - это такой вид планирования, который опирается на человеческий потенциал как основу деятельности предприятия; ориентирует производственную деятельность на запросы потребителей; обеспечивает необходимые преобразования в организации, адекватные изменения, происходящим во внешней среде, что позволяет предприятию выживать и в долгосрочной перспективе достигать своих целей.

В то же время стратегический план должен предусматривать, что организация должна делать сегодня, чтобы достичь желаемой цели в будущем, исходя из того, что внешняя среда будет изменяться. Таким образом, основная задача стратегического планирования состоит в том, чтобы предвосхитить состояние внешнего по отношению к предприятию окружения в перспективе и наметить комплекс мер реагирования на эти

27

изменения, которые бы обеспечили достижение цели функционирования предприятия.

Стратегическое планирование можно рассматривать как динамическую совокупность шести взаимосвязанных управленческих процессов, логически вытекающих один из другого. В то же время существует обратная связь и влияние каждого процесса на остальные.

Процесс стратегического планирования включает:

•определение миссии предприятия, организации;

•формулирование целей и задач функционирования предприятия;

•оценку и анализ внешней среды;

•оценку и анализ внутренней среды; разработку и анализ стратегических альтернатив;

•выбор стратегии.

Процесс стратегического управления (кроме стратегического планирования) включает также:

•реализацию стратегии;

•оценку и контроль выполнения стратегии.

Как видно, стратегическое планирование является одним из компонентов стратегического управления. Стратегическое управление иногда рассматривается как синоним термина «стратегическое планирование». Однако это не так. Стратегическое управление помимо стратегического планирования содержит механизм реализации решений.

Основные компоненты стратегического планирования:

1 .Определение миссии организации. Этот процесс состоит в установлении смысла существования фирмы, ее предназначения, роли и места в рыночной экономике.

2.Формулирование целей и задач. Цели и задачи должны отражать уровень обслуживания потребителей. Они должны создавать мотивацию людей, работающих в фирме. Целевая картина должна иметь по крайней мере четыре типа целей: количественные цели, качественные цели, стратегические цели, тактические цели и т.д. Цели для нижележащих уровней фирмы рассматриваются как задачи.

3.Анализ и оценка внешней среды. Обычно этот процесс считается исходным процессом стратегического планирования, так как он

28

обеспечивает базу для выработки стратегии поведения. Анализ среды предполагает исследование двух ее компонентов:

•макросреды

•непосредственного окружения.

Анализ макроокружения включает изучение влияния на фирму таких компонентов среды, как: состояние экономики, правовое регулирование, политические процессы, природная среда и ресурсы, социальная и культурная составляющие общества, научнотехнологический уровень, инфраструктура и т.д.

Непосредственное окружение анализируется по следующим основным компонентам: покупатель, поставщик, конкуренты, рынок рабочей силы.

Анализ и оценка внутренней структуры (среды). Анализ внутренней среды позволяет определить те внутренние возможности и потенциал, на

которые может рассчитывать фирма в конкурентной борьбе в процессе достижения своих целей. Анализ внутренней среды позволяет лучше уяснить цели фирмы и сформулировать ее миссию.

стратегического планирования, поскольку в нем принимаются решения о том, как фирма будет достигать своих целей и реализовывать корпоративную миссию. Стратегический выбор должен быть определенным и однозначным.

6.Реализация стратегии. Выполнение стратегического плана является критическим процессом, поскольку в случае реального плана приводит фирму к успеху. Часто бывает и наоборот, хорошо проработанный план может « провалиться», если не принять мер по его реализации.

Успешной реализации стратегии способствует соблюдение следующих требований:

•цели и мероприятия стратегии должны быть хорошо сформулированы, доведены до работников и восприняты ими.

• Необходимо иметь четкий план действий по реализации стратегии, предусматривающий обеспечение плана всеми необходимыми ресурсами.

7.Оценка и контроль стратегии. Оценка и контроль реализации стратегии является логическим завершающим процессом в стратегическом планировании. Данный процесс обеспечивает обратную связь между

29

процессом достижения целей, предусмотренных стратегическим планом, и собственно самими целями. Средством обеспечения такого соответствия является контроль, который имеет следующие задачи:

•определение системы контролируемых параметров;

•оценку состояния параметров контролируемого объекта;

• выяснение причин отклонений параметров объекта от принятых стандартов, нормативов и других эталонов;

•корректировку в случае необходимости показателей плана или хода реализации стратегии.

Главная задача такого контроля - выяснить в какой мере реализация стратегии приводит к достижению целей и миссии фирмы.

Понятие и сущность тактического планирования.

Термин «тактика» - также первоначально военной термин греческого происхождения, означавший маневрирование силами, подходящими под осуществление данных целей. Тактическое планирование имеет дело с решениями о том, как должны быть распределены ресурсы организации для достижения стратегических целей. Тактическое планирование производства охватывает временной горизонт в один год и более короткие периоды. Оно происходит в форме разработки текущих (краткосрочных т оперативных) планов, Содержащих тактику решения проблем, стоящих перед фирмой на данный плановый период. В этой связи тактическое планирование на практике отождествляют с текущим планированием производства, которое представляет собой совокупность теории и практики подготовки и ведения процесса деятельности фирмы, обеспечивающее единство действия всех элементов производства для достижения поставленных целей.

Тактическое планирование представляет собой совокупность планов по различным видам деятельности предприятия. Разработка тактического плана должна начинаться с подразделений. Задачи, стоящие перед ними (определяемые потребностями реализации стратегических целей), требует разработки плана действий и наличия ресурсов, достаточных для их решения. В итоге планы по подразделениям разрабатываются в виде

бюджетов или смет. Прогноз сбытата основа, на которой в конечном счете строятся все бюджеты подразделений.

Краткосрочные планы, как составная часть текущих планов, разрабатываются фирмой в целом и отдельными подразделениями на период до одного года ( месяц, квартал, полгода, год) в форме так называемых календарных планов. Они охватывают такие сферы деятельности, как научные исследования, маркетинг, материальнотехническое снабжение,

30