В приведенном ниже списке содержится несколько советов по созданию столбцов.

• Не включайте в таблицу вычисляемые данные

Не следует хранить в таблицах результаты вычислений. Вместо этого можно выполнять вычисления в Access каждый раз, когда необходимо получить результат. Предположим, что в отчете о заказанных продуктах отображаются промежуточные итоги для заказанных продуктов каждой категории. Однако таблица не содержит столбца для промежуточных итогов. Вместо этого таблица включает столбец для заказанных продуктов, в котором хранится количество каждого продукта. С помощью этих данных Access высчитывает промежуточные итоги каждый раз при печати отчета. Сами промежуточные итоги не хранятся в таблице.

• Разбивайте информацию на минимальные логические компоненты

Может показаться, что лучше создавать единые поля для сохранения полных имен или названий продуктов вместе с их описаниями. Однако объединение различных данных в одном поле затрудняет их дальнейшее извлечение. Следует разбивать информацию на логические компоненты. Например, можно создать отдельные поля для имени и фамилии или для названия, категории и описания продукта.

П осле создания столбцов в таблицах можно выбрать первичный ключ для каждой таблицы.

Задание первичных ключей

Каждая таблица должна содержать столбец или набор столбцов для однозначного определения каждой строки таблицы. Как правило, в этих целях используется уникальный идентификационный номер, например код сотрудника или серийный номер. В базе данных такие сведения носят название первичного ключа таблицы. В Access первичные ключи служат для быстрого связывания данных из нескольких таблиц и их отображения для пользователя.

Если в таблице имеется уникальный идентификатор, например номер продукта, который однозначно определяет каждый продукт в каталоге, его можно использовать в качестве первичного ключа таблицы, но значения этого столбца должны быть различными для всех записей. Первичный ключ не должен содержать повторяющихся значений. Например, не следует использовать в качестве первичного ключа имена людей, т. к. они не являются уникальными. В одной таблице могут существовать две записи с одинаковыми именами.

Первичный ключ должен всегда иметь значение. Если столбец может содержать неназначенное или отсутствующее значение, его не следует использовать в качестве компонента первичного ключа.

Значение первичного ключа не должно меняться. В базе данных с несколькими таблицами первичный ключ одной таблицы может использоваться в качестве ссылки в других таблицах. Если первичный ключ изменяется, это изменение необходимо применить ко всем ссылкам на этот ключ. Благодаря использованию первичного ключа с постоянным значением снижается вероятность нарушения синхронизации с другими таблицами.

Часто в качестве первичного ключа используется произвольное уникальное числовое значение. Например, каждому заказу можно присвоить уникальный номер для однозначного определения заказа. Этот номер не подлежит изменению.

Е сли не удается выбрать столбец или набор столбцов для использования в качестве первичного ключа, можно использовать столбец с типом данных "Счетчик". При использовании такого столбца в Access автоматически назначаются значения. Такой код не содержит сведений; в нем нет описания строки, которую он представляет. Бессодержательные коды идеально подходят для использования в качестве первичного ключа, т. к. они не изменяются. Первичный ключ, содержащий фактические данные о строке, например номер телефона или имя клиента, более подвержен изменениям, т. к. фактические сведения могут измениться.

Столбец с типом данных "Счетчик" — удобный первичный ключ. Коды продуктов никогда не совпадают.

В некоторых случаях в качестве первичного ключа таблицы требуется использовать два и более полей. Например, для таблицы сведений о заказах, в которой хранятся элементы строк для заказов, в первичном ключе можно использовать два столбца: код заказа и код продукта. Первичный ключ из нескольких столбцов называется составным.

В базе данных продаж можно создать столбец счетчика для первичного ключа всех таблиц: "КодТовара" для таблицы товаров, "КодЗаказа" для таблицы заказов, "КодКлиента" для таблицы клиентов и "КодПоставщика" для таблицы поставщиков.