Основные сведения о создании баз данных

База данных с правильной структурой обеспечивает доступ к обновленным и точным сведениям. Поскольку правильная структура важна для выполнения поставленных задач при работе с базой данных, целесообразно изучить принципы создания баз данных. Это позволит создать базу данных, отвечающую вашим потребностям и позволяющую быстро вносить в нее изменения.

В этой статье представлены инструкции по проектированию настольной базы данных. Вы узнаете, какие сведения являются необходимыми, как распределять данные по таблицам и столбцам и как таблицы связаны друг с другом. Прежде чем создавать настольную базу данных, необходимо ознакомиться с этой статьей.

Важно. В Microsoft Access 2010 появились новые возможности разработки, позволяющие создавать приложения баз данных для Интернета. Разработка приложений баз данных для Интернета имеет множество особенностей, поэтому в данной статье она не рассматривается. Дополнительные сведения см. в статье Создание базы данных для совместного использования в Интернете.

Некоторые термины, связанные с базами данных

В Access 2010 данные организуются в таблицы — совокупности строк и столбцов, аналогичные журналу бухгалтера или электронной таблице. Простая база данных может состоять всего из одной таблицы. Большинство баз данных включают несколько таблиц. Например, в одной таблице могут храниться сведения о продуктах, во второй — сведения о заказах, а в третьей — сведения о клиентах.

Более правильно каждая строка называется записью, а каждый столбец — полем. Записи представляют собой четкий и надежный способ объединения данных о чем-либо. Поля представляют собой отдельные элементы данных — типы элементов, имеющиеся в каждой записи. Например, в таблице "Продукты" каждая строка или запись содержит сведения об одном продукте. В каждом столбце или поле хранятся определенные данные о продукте, например наименование или цена.

Правильная структура базы данных

В основе процесса создания базы данных лежат определенные принципы. Первый принцип заключается в необходимости исключать повторяющиеся (или лишние) данные, т. к. они занимают место и повышают вероятность возникновения ошибок и неполадок. Второй принцип касается важной роли правильных и полных данных. Если база данных содержит неправильные данные, все отчеты, основанные на сведениях из нее, будут также содержать неверные сведения. Это может привести к принятию неправильных решений на основе таких отчетов.

Правильная структура базы данных подразумевает:

• распределение данных по тематическим таблицам в целях сокращения объема повторяющихся данных;

• добавление в Access данных, необходимых для объединения сведений, которые содержатся в таблицах;

• возможность поддержания и отслеживания точности и целостности данных;

• соответствие требованиям к обработке данных и созданию отчетов.

Процесс разработки

Процесс разработки базы данных включает перечисленные ниже действия.

• Определение цели создания базы данных

Это позволяет подготовиться к выполнению следующих шагов.

• Поиск и организация необходимых данных

Следует собирать все данные, которые необходимо сохранить в базе данных, например, наименования продуктов и номера заказов.

• Распределение данных по таблицам

Распределите элементы данных по группам или темам, например "Продукты" или "Заказы". Для каждой темы создается таблица.

• Преобразование элементов данных в столбцы

Определите, какие данные требуется хранить в каждой таблице. Каждый элемент данных будет занимает отдельное поле и отображается в виде столбца таблицы. Например, таблица "Сотрудники" может содержать такие поля, как "Фамилия" и "Дата найма".

• Задание первичных ключей

Выберите первичные ключи таблиц. Первичный ключ — столбец для однозначного определения каждой записи, например код продукта или заказа.

• Создание связей между таблицами

Проанализируйте все таблицы и определите, как данные одной таблицы связаны с данными других таблиц. Добавьте в таблицы поля или создайте новые таблицы для создания необходимых связей.

• Усовершенствование структуры

Проверьте структуру базы данных на наличие ошибок. Создайте таблицы и добавьте несколько записей с образцами данных. Проанализируйте полученные результаты. Внесите в структуру необходимые изменения.

• Применение правил нормализации

Примените правила нормализации, чтобы проверить правильность структуры таблиц. Внесите в таблицы необходимые изменения.