Определение цели создания базы данных

Целесообразно записать цель создания базы данных на бумаге: задачи, способы использования и список пользователей. Для базы данных небольшого объема, например, предназначенной для работы на дому можно определить следующую простую цель: "База данных клиентов содержит сведения о клиентах и используется для рассылки сообщений электронной почты и отчетов". При создании более сложной базы данных для большого количества пользователей, например в организации, описание цели может состоять из нескольких параграфов; необходимо указать время и способы использования базы данных различными пользователями. Основная задача — составить подробное описание цели создания базы данных, чтобы иметь возможность обращаться к нему в процессе проектирования. Наличие описания позволяет следовать поставленным целям в процессе принятия решений.

Поиск и организация необходимых данных

Процесс поиска и организации необходимых данных следует начать с записи имеющихся сведений. Например, можно записать заказы из главной книги или сохранить сведения о клиентах из картотеки. Соберите необходимые документы и составьте список типов данных (например, список полей в бланке). Если бланки не используются, представьте, что необходимо создать бланк для записи сведений о клиентах. Какие данные требуется записывать? Какие поля для заполнения необходимо создать? Определите нужные элементы и составьте их список. Предположим, что сведения о клиентах хранятся в картотеке. Анализ карточек позволяет определить, что в них содержатся такие сведения, как имя клиента, адрес, город, область, почтовый индекс и номер телефона. Каждый из этих элементов может стать столбцом таблицы.

При подготовке списка необязательно стремиться придать ему законченный вид с первого раза. Следует записывать все возможные варианты. Если база данных предназначена для нескольких пользователей, попросите их предложить свои варианты. Список можно исправить позднее.

Затем следует определить типы отчетов или рассылок, которые требуется выполнять из базы данных. Например, может потребоваться выполнять отчет о продажах продуктов по регионам или сводный отчет по запасам продуктов. Может также потребоваться создавать письма, адресованные клиентам и содержащие сведения о продажах или специальных предложениях. Продумайте структуру отчета, определите его внешний вид. Какие сведения требуется включить в отчет? Составьте список нужных сведений. Выполните те же действия для писем и других отчетов.

О пределение структуры отчетов и рассылок позволяет выявить элементы, которые требуется включить в базу данных. Предположим, что требуется предоставить клиентам возможность подписываться или отменять подписку на регулярную рассылку новостей, а также иметь возможность выводить на печать список подписчиков. Для записи этих сведений в таблицу клиентов следует добавить столбец для отправки сообщений электронной почты. В этом поле можно выбрать вариант "Да" или "Нет" для каждого клиента.

Для отправки клиентам сообщений электронной почты необходимо записать еще один элемент данных. Если клиент согласится получать сообщения электронной почты, потребуется записать его адрес электронной почты. Следовательно, для каждого клиента потребуется сохранить адрес электронной почты.

Удобно создать прототип каждого отчета или списка клиентов для печати и определить, какие элементы данных потребуются для их создания. Например, при анализе письма можно выявить несколько элементов. Если требуется включить в письмо приветствие — например строку "г-н" или "г-жа", — необходимо создать соответствующий элемент. Кроме того, письмо, как правило, начинается со стандартной фразы "Уважаемый г-н Егоров", а не с "Уважаемый г-н Владимир Егоров". Поэтому фамилию требуется сохранять отдельно от имени.

Важно помнить, что данные необходимо разбивать на минимальные элементы. Например, имя следует разделять на две части: имя и фамилию, чтобы фамилию было легче использовать. В частности, чтобы выполнить сортировку отчета по фамилиям, необходимо сохранить их в отдельных полях. В целом, если требуется выполнять сортировку, поиск, вычисления или отчеты для отдельных элементов данных, эти элементы следует сохранять в отдельных полях.

Составьте список вопросов, ответы на которые требуется получать с помощью базы данных. Например, каков объем продаж отдельного продукта за последний месяц? Где находятся самые перспективные клиенты? Кто поставляет самый продаваемый продукт? Список возможных вопросов позволяет определить дополнительные элементы данных для записи.

После сбора данных можно переходить к следующему действию.