Ориентация на получателя

Унификация и стандартизация документов не должна делать их формальными, сухими и безликими.

   Отправителю при составлении документа следует "забыть о себе" и сфокусировать внимание на получателе, его интересах, требованиях, возможностях.

  Сообщение должно быть ясным, убедительным, значимым для адресата. Язык изложения соответствовать его профессиональной принадлежности, образовательному уровню, социальному статусу.

  Используемую аргументацию важно соотнести с позицией получателя документа, его отношением к рассматриваемой проблеме, готовностью адекватно использовать предоставляемую информацию.

  Можно посоветовать составителю документа  попытаться взглянуть на его содержание глазами получателя.

   Несмотря на официально-деловой стиль документов, к их созданию надо подходить творчески.

Фильтрация информации

   В каждую организацию сегодня поступает большое количество информационных писем и рекламных материалов, второстепенных обращений. Значительная их часть не представляет интереса для конкретного предприятия.

  Поэтому следует производить первоначальную фильтрацию поступающей информации, отправляя в "корзину" ненужные бумаги.

  При этом на сотрудника, который "отбраковывает" документы, ложится большая ответственность. Он должен обладать достаточной квалификацией и опытом, чтобы правильно оценить содержание рассматриваемой документации.

Оптимизация документопотока

   Как правило, поступающие на предприятие документы ( а также создаваемые внутри самой организации ) оказываются вначале в одном Центре ответственности ( иногда это специальная служба работы с документами). Лицо, отвечающее за обработку документов, назовём Ответственным Делопроизводителем.

   От быстроты, правильности и чёткости систематизации распределения документов по конкретным адресатам и исполнителям во многом зависит эффективность работы всего персонала организации.

  К сожалению, на практике нередки случаи, когда тот или иной документ долго блуждает из отдела в отдел, из кабинета в кабинет, прежде чем попадает к работникам, для которых непосредственно предназначено данное сообщение. Это происходит, прежде всего, при излишней централизации системы делопроизводства.

  В  динамичных условиях  сегодняшнего дня любая заминка с ответом на письмо, затяжка с оформлением договора, подписанием акта может обернуться большими финансовыми потерями.

   Регулирование документопотока должно быть адекватным организационной структуре предприятия. Она определяет путь прохождения тех или иных документов.

  Ответственному Делопроизводителю необходимо руководствоваться специально разработанным Положением, кроме того, он должен иметь достаточно широкие полномочия для принятия решений.

    Ответственный Делопроизводитель разделяет всю документацию на три потока:

1)     Документы, которые регистрируются и сразу же отправляются в другие инстанции.

2)     Документы, которые регистрируются, передаются вначале на рассмотрение  первому руководителю и затем отправляются в другие инстанции.

3)     Документы, которые регистрируются, передаются на рассмотрение первому руководителю и затем размещаются в локальном месте хранения.

   При наличии сложной организационной структуры отправляемые по инстанциям документы будут иметь адреса, различающиеся по степени конкретности:

•  Указан только общий маршрут.

• Указан маршрут и соответствующее подразделение.

•   Указан маршрут, подразделение, конкретный адресат или исполнитель.

   * Примечание: Под маршрутом подразумевается крупное структурное образование, входящее в состав данной организации (филиал, производство, факультет и т.д.). 

      Возможны следующие варианты движения документа.

 А. Последовательное продвижение документа "по цепочке". В этом случае с документом знакомятся на всех уровнях управления. Например: Генеральный директор > Главный специалист > Начальник отдела (цеха) > Руководитель группы > Исполнитель >...

   Преимущества:

• С информацией знакомятся на всех уровнях управленческой структуры;

• Сообщение оценивается с различных точек зрения;

•  Сотрудники оказываются готовыми к обсуждению документа.

  Недостатки:

•    Продвижение документа  к непосредственному исполнителю замедляется;

•  Для ознакомления с данной информацией отвлекается большое число руководителей.

Б. Продвижение документа по сокращенному пути. В этом случае документ передаётся выборочно от руководителя к руководителю, минуя некоторые промежуточные инстанции. Например: Главный специалист > Руководитель группы > Исполнитель > ...

  Преимущества:

• Ускоряется продвижение документа к исполнителю.

• Уменьшаются суммарные затраты времени на ознакомление с данной информацией.

  Недостатки:

•   Часть руководителей оказывается не проинформированной о содержании документа.

  В. Продвижение документа с параллельной рассылкой его копии. В этом случае документ проходит выбранные инстанции ( с резолюцией "рассмотреть" или "решить вопрос", "подготовить ответ"), а в некоторые подразделения рассылаются его копии ( с  пометкой "принять к сведению").

  Критерии оптимизации движения документов:

• Документ находит наилучшего адресата, заинтересованного и компетентного работника, своего исполнителя.

• Документ доставляется быстро.

• Регистрируется конечное место хранения документа.

• Осуществляется контроль  использования полученной информации, исполнения документа.

• Организаторы документопотока не скованы жёсткими предписаниями, действуют квалифицированно и гибко.