Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Введение Деловое письмо.docx
Скачиваний:
0
Добавлен:
06.05.2019
Размер:
32.29 Кб
Скачать

Федеральное агентство по образованию

Белгородский государственный технологический университет

им В.Г. Шухова

Кафедра русского языка

Реферат

по дисциплине “Деловое письмо. Структура текста делового письмо. Основные правила составления деловых писем

Выполнил : ст. гр. МЭ-22

Ильясов Д.

Руководитель: Попиль Н.

Белгород-2011

СОДЕРЖАНИЕ: 1.   Введение 2.  Виды деловых писем 3. Особенности делового письма 4.  Составные части делового письма

Введение

Деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Деловое письмо выполняет ряд важных функций. Прежде всего, это – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

2. Виды деловых писем

Письма систематизируются по следующим группам:

  1. Информационные письма:

- письма-сообщения;

- рекламные письма;

- письма-извещения;

- письма-уведомления;

- сопроводительные письма.

  1. Просьбы, запросы, предложения.

  2. Согласие, отказ, разъяснение.

  3. Коммерческие письма:

- заключение договоров;

- запросы, предложения;

- поиск компромисса;

- исполнение договоров;

- заказы;

- подтверждение заказа;

- получение и экспертиза образцов;

- оплата счетов.

  1. Гарантийные письма.

  2. Письма-претензии, письма-рекламации.

  3. Письма по вопросам участия в выставках, ярмарках.

  4. Приглашения, визиты.

  5. Письма, содержащие выражения внимания, участия:

- поздравления;

- приветствия;

- соболезнования;

- извещения о происшедших изменениях.

3. Особенности делового письма

В практической работе над деловым текстом при хорошем общем знании материала письма или иного документа у автора нередко возникает проблема «Как начать?», «Как продолжить?», «Как перейти к другому вопросу?», «Как завершить документ?» и т.п. В работе над деловым письмом важно применять точные фразы, не только верно передающиеся суть вопроса, но и привычные, узнаваемые и понятные его адресатам. Иначе недостаточная полнота информации приводит к составлению повторных писем с дополнениями и разъяснениями содержания первого письма, откладывается решение вопросов. Важно уметь кратко и точно излагать суть вопроса. Не следует уделять внимания малозначащим фактам или подробностям. Нельзя повторять несколько раз одно и тоже, потому что, стремясь привлечь, внимание партнера к каким-то обстоятельствам и, рассчитывая на большую убедительность, составитель письма добивается противоположного результата, т.к. повторы отвлекают внимание от главного.

Чтобы письмо достигло своей цели, нужно уметь четко и логично построить текст, представить его в сжатом виде и не допускать возможности двоякого или невнятного его толкования его сути. Поэтому при составлении документа рекомендуется тщательно продумывать формулировки, использовать сложившуюся терминологию, устойчивые языковые обороты и словосочетания. Предложения должны быть простыми. Не последнюю роль играет и композиционно верное построение текста.

Деловое письмо – это официальный документ, поэтому его содержание должно подчеркивать деловой, а не личностный характер отношений. Между тем такое письмо всегда предназначено конкретному получателю: организации, структурному подразделению или должностному лицу. Это определяет еще одну особенность содержания деловых писем: информация должна быть адресной. Деловая корреспонденция – это реализация в письменной речи двусторонней коммуникативной связи. Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т.е. в деловой переписке действует принцип соблюдения параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это:

 ссылки на первичное письмо и его тему;

 соблюдение одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах;

 совпадение объема информации и аспектов содержания в обоих письмах; деловой письмо этикет стиль

 соблюдения последовательности в изложении аспектов содержания.

Тут вы можете оставить комментарий к выбранному абзацу или сообщить об ошибке.

Оставленные комментарии видны всем.