3.2 Вплив процесу управління робочим часом працівників вп «Надежда» на загальну ефективність діяльності організації

Звично шукати зовнішні фактори неефективності бізнесу в кризу, відсутністю фінансових інвестицій, обмеженістю кваліфікації і мотивації персоналу. Але для того, щоб не просто виживати в сучасному світі, а процвітати, потрібні нові звички, підходи і способи управління персоналом [47].

Проблема управління діяльністю підприємства була і залишається однією з найбільш актуальних, оскільки вона пов’язана з пошуком способів раціонального використання ресурсів, отриманням необхідних суспільству благ і, відповідно, досягнення підвищення ефективності діяльності підприємства. Необхідність пошуку нових можливостей, методів встановлення актуальних цілей і забезпечення своєчасних результатів вимагають систематизації та більш детального вивчення практичного досвіду щодо управління ефективністю діяльності підприємств, формування науково обґрунтованого інструментарію, що відповідає сучасним ринковим умовам.

На формування критерію ефективності зростає вплив мінливості навколишнього середовища і потенційних можливостей підприємства. Чітко простежується перехід від прагнення отримати максимальні результати при найменших витратах до бажання обмежити негативний вплив зовнішніх факторів, адаптуватися до змін і скористатися ними як перевагою.

Ефективність діяльності ВП «Надежда» характеризується умінням не тільки гнучко реагувати на зміни, але й передбачати їх. Менеджери успішних компаній повинні створювати нові й оригінальні продукти, послуги й навіть галузі. А головне – новий ринковий простір, у якому пануватимуть у конкурентній боротьбі, оскільки цей ринковий простір буде винайденим ними самими. Для передбачення майбутнього управлінці повинні не думати про наявні послуги й продукти, а розпочати міркувати про їхню функціональність. Нині актуальності набуває управління зовнішніми факторами за рахунок застосування творчого підходу до створення й формування неусвідомлених потреб споживачів, уміння передбачати й управляти змінами.

Однією з проблем вітчизняних підприємств є спроба розвиватися в нових невивчених умовах, застосовуючи або застарілі «раціональні» прийоми, або іноземні, неадаптовані під вітчизняні умови «соціальні». Тому розробка новітніх інструментів управління ефективністю діяльності ВП «Надежда» повинна ґрунтуватись на творчому підході до формування критерію оцінювання ефективності й чіткому механізмі досягнення бажаних результатів, що закладено в концепцію управління ефективністю діяльності підприємства.

Для економії часу на виконання важливих завдань керівники організацій можуть використовувати деякі ефективні методи. Інформаційна відкритість і демократичність керівника, як правило, «з’їдає» велику кількість його часу. В цьому випадку необхідно розробляти стандарти комунікації: хто і в яких випадках може з’єднуватися з топ – менеджментом, яким чином.

Для того, щоб керівник розумів рівень завантаженості підлеглих, корисно навчити колег фіксувати задачі за допомогою програми (наприклад, в електронних календарях).

Без повноцінного відпочинку не буде повноцінної роботи. Нормальне навантаження – 40 робочих годин на тиждень, тому примушування людей до перевантажень (в тому числі у вихідні і святкові дні) приносять плоди лише перші два тижні. Коли робота в «ударному» режимі продовжується довше, результати погіршуються, навіть якщо люди стараються. Тому перевантаженнями неможна зловживати: овертайм можна використовувати лише в якості екстреної міри. Якщо людину змусити жити в режимі «робота – сон – робота», то її мозок дуже швидко перевтомиться – «перегріється» і просто завершить обробляти інформацію. Під час затримок при здачі проекту спеціаліст годинами працює над завданням, яке, відпочивши, виконав би на протязі декількох хвилин. Штурмування шкодить командній роботі, погіршує якість, а в кінці знижує продуктивність… Працівник який прагне «померти на роботі» трудоголік – ворог собі і колективу!

Для ефективності діяльності організації найкраще використовувати фотографію робочого часу - метод вивчення розподілу робочого часу. Основні цілі використання цього методу:

• визначення точного бюджету робочого часу, аналіз використання часу і його оптимізація;

• визначення структури робочого часу, виявлення найбільш затратних операцій і видів робіт;

• вивчення досвіду найкращих співробітників;

• встановлення норм праці на підприємстві;

• виявлення втрат робочого часу і визначення їх причин;

• оцінка ефективності праці конкретного співробітника, рівня його професіоналізму і мотивації.

При нормуванні всі затрати робочого часу поділяються на нормовані і ненормовані. Чим більше ненормованих затрат робочого часу виявлено, тим вищі резерви підвищення продуктивності праці.

Робоче навантаження менеджера вищої ланки дуже велике. Втома людини по собі великий об’єм інформації, а ступінь її невпорядкованості, нерівномірність надходження. До менеджера інформація надходить в різноманітних формах:

• В електронному вигляді;

• На паперових носіях;

• Телефонні повідомлення;

• Безпосереднє спілкування.

Оптимізація інформаційних потоків – важливе завдання помічників керівника [14, с.79]. Обґрунтування принципів побудови сучасної системи управління ефективністю діяльністю підприємства відображається у становленні етапів системи управління, яка має такі особливості:

• управління закритою системою зі застосуванням підходів наукового аналізу;

• управління підприємством як єдиною організаційною структурою завдяки вдосконаленню важелів впливу на трудовий колектив;

• взаємодія підприємства з зовнішнім середовищем, розвиток кількісних методів, що дозволяють ухвалювати рішення в складних ситуаціях;

• управління відкритою системою, перехід від «раціональних» методів і прийомів до «соціальних», що дозволяють враховувати творчий розвиток персоналу й інших суб’єктів ринкового простору.

Отже, розвиток системи управління визначається переходом від закритої до відкритої системи, від механічного до творчого підходу вирішення завдань. Виживання підприємства в умовах тяжкої економічної рецесії та перехід до ринкових відносин потребує нестандартних рішень, прийомів, заходів і форм управління як виробничими процесами, так і підприємством у цілому і означає в першу чергу високу динаміку зміни вимог щодо якісних параметрів робочої сили. Організації все більше інвестують в підготовку кадрів, оскільки ринок і система підготовки все менше задовольняють потреби високотехнологічного виробництва. Тому для забезпечення ефективності діяльності організації необхідно створювати методологічну базу використання робочого часу, проводити відбір висококваліфікованих працівників, які зможуть використовувати тайм – менеджмент лише з користю для компанії та для досягнення її цілей.