МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

ИРКУТСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯ АКАДЕМИЯ

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ И МАТЕМАТИЧЕСКОГО МОДЕЛИРОВАНИЯ

Ю.И.Петров

Методические указания для выполнения лабораторных работ по дисциплине

«Прикладная информатика»

Для студентов 1-го курса

направление подготовки 111100.62 Зоотехния

квалификация (степень) «бакалавр»

ИРКУТСК-2014

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3

Тема: Создание реляционной базы данных в среде Microsoft Access и работа с ней (6 часов).

Цель работы: Освоить команды и режимы по созданию базы данных Access, форм, отчетов, и запросов

Задание к лабораторной работе

Создать базу данных Проект.mdb.

1. Создать в режиме конструктора структуру таблиц Студенты и Сессия.

2. В режиме таблицы создать и ввести информацию в таблицу Стипендия.

3. Установить связи между таблицами.

4. Создать многотабличную форму для ввода данных в таблицы Студенты и Сессия.

5. Создать запрос и отчет по полученной базе данных.

6. Создать кнопочную форму для просмотра базы данных.

Теоретическая часть

Microsoft Access — система управления базами данных. С ее помощью можно накапливать и систематизи­ровать информацию, искать и сортировать объекты согласно выбранным критериям, конструировать удобные формы для ввода данных и генерировать на основании имеющихся записей прекрасно оформленные отчеты.

Базы данных — совокупность структур, предназначенных для хранения боль­ших объемов информации и программных модулей, осуществляющих управле­ние данными, их выборку, сортировку и другие подобные действия. Информация базы данных хранится в одной или нескольких таблицах.

Таблица — набор однотипных записей, расположенных друг за другом. Они представляют собой строки таблицы, которые можно добавлять, удалять или изменять. Каждая запись является набором именованных полей, или ячеек, которые могут хранить самую разнообразную информацию, начиная от даты рождения и заканчивая подробным описанием кулинарного рецепта. Однотип­ные поля разных записей образуют столбец таблицы.

Записи одной таблицы могут содержать ссылки на данные другой таблицы, например, в таблице со списком товаров могут храниться ссылки на справочник производителей товаров с их адресами и другими реквизитами. При этом записи, касающиеся разных товаров, могут указывать на одного и того же производителя. Такое взаимодействие таблиц называется связью.

Другие модули базы данных предназначены для обработки информации, храня­щейся в таблицах.

С помощью запросов производится выборка данных, отвеча­ющих определенным условиям. Формы предназначены для форматированного ввода и восприятия информации.

Отчеты обеспечивают вывод (как правило, на принтер) красочно оформленного списка записей с заголовками, пунктами и подпунктами.

С таблицами можно работать в двух режимах - таблицы и конструктора.

Ключевое поле - поле с уникальными записями. Таблицы связываются (дается указание на соответствие записей) по ключам; ключ может состоять из од­ного или из нескольких полей.

Все объекты базы данных можно импортировать, т.е. копиро­вать из других баз данных, а не вводить заново. Если таблицы были связаны в старой базе данных, то они таким же образом будут связаны и в новой.

В режиме таблицы обычно просматривают, добавляют и из­меняют данные. Можно также добавлять или удалять столбцы таблицы, изменять внешний вид таблицы (ширину столбцов, их по­рядок, вид и цвет шрифта и т.д.). Можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, фильтровать и сортировать запи­си. В режиме конструктора таблицы можно создать новую таб­лицу или изменить поля старой.

Форма — специальный формат эк­рана, используемый для разных целей, чаще всего для ввода дан­ных в таблицу и просмотра одной записи. Формы позволяют вво­дить данные, корректировать их, добавлять и удалять записи. С применением форм можно представлять записи в удобном для пользователя виде - в виде привычных документов: бланков, экзаменационных ведомостей и т.д. Формы ввода-вывода позво­ляют вводить данные в базу, просматривать их, изменять значе­ния полей, добавлять и удалять записи.

Все элементы, добавляемые в форму, - поля, надписи, спис­ки, переключатели, кнопки, линии - являются элементами уп­равления. Способ создания элемента управления зависит от того, какой элемент создается: присоединенный, свободный или вычисляемый.

Запрос — это инструмент для анализа, выбора и изменения данных. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Запро­сы используются также в качестве источника данных для форм и отчетов. С помощью Access могут быть созданы несколько видов зап­росов. Запрос на выборку выбирает данные из разных таблиц и других готовых запросов. Запрос-изменение изменяет или пе­ремещает данные; к этому типу относятся Запрос на добавле­ние, Запрос на удаление и Запрос на обновление. Запрос на создание таблицы сохраняет результаты выборки в отдельной таблице. Перекрестные запросы предназначены для группиро­вания данных и представления их в компактном виде. Запрос можно создать самостоятельно или воспользоваться Мастером запросов.

Элементы выражения в запросах могут быть связаны операторами:

• арифметическими: *, +. -, /, ^{^};

• сравнения: <, <=, >, >=,=,<>;

• логическими: And (И), Not (Нет), Or (Или);

• Like - для использования логики замены в выражениях;

• In - для определения, содержится ли элемент данных в списке зна­чений;

• Between—And - для выбора значений из определенного интервала.

Между условиями в разных полях одного столбца выполняется логическая операция ИЛИ (Оr). Она истинна, когда истинно хота бы одно из входящих в список условий. Между условиями в разных полях одной строки выполняется ло­гическая операция И (And). Она истинна, когда истинны все входя­щие в список условия.

Отчет — средство, для ор­ганизации данных при выводе на печать, а также средство для вывода данных из базы на печать в том виде, в котором тре­буется пользователю, например, в виде справок об обучении, эк­заменационных ведомостей, таблиц, объединенных каким-либо признаком, и др. С помощью отчета можно расположить инфор­мацию на листе в удобном для пользователя виде с различным оформлением. Можно разработать отчет самостоятельно с помо­щью Конструктора, использовать готовые варианты оформления (автоотчеты) или создать отчет с помощью Мастера.

Макрос — набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные опера­ции (открытие форм, печать отчетов и т.д.). Макросы используют для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет.

Модуль — это программа на языке Visual Basic для СУБД Access.