Планирование закупок Процесс планирования производства и закупок:

Рынок

Заказы клиентов Прогноз потребностей

П ервичные потребности

П рограмма сбыта

Балансирование ресурсов

1. производственные мощности 1. закупки

2. трудовые ресурсы 2. запасы

3. производственные средства

П роизводственная программа

В ыявление потребности

трудовые ресурсы производственные средства материалы

Процесс планирования закупок состоит из следующих этапов:

1. анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов;

2. определение метода закупок;

3. согласованность цены и заключения договора;

4. установление наблюдения за количеством, качеством и сроками поставок;

5. организация размещения товаров на складе.

(1) Анализ и определение потребности, расчет количества заказываемых материалов

На этом этапе необходимо определить:

• какие материалы потребуются;

• количество материалов;

• время, когда понадобятся;

• возможности поставщиков;

• требуемые площади для складов;

• издержки на закупку;

• возможности организации производства некоторых деталей на своем предприятии.

Существует множество методик определения количества закупок и с какой периодичностью они должны поступать от поставщиков, но все они требуют информации о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом

Методы определения количества закупок:

1. определение потребности материалов, исходя из программы производства конечного продукта – исходя из спроса на конечную продукцию определяется брутто-потребность (известное время поставок), затем брутто переводят в нетто-потребность, т.е. исходная точка – это известный (предсказуемый) спрос на конечную продукцию (сборка конечной продукции из закупаемых материалов закрепляется в списках), при этом д.б. известно время поставки материалов. Далее исходя из времени поставок конечного продукта потребителю определяют брутто-потребность, затем переводят его в нетто

Неттопотребность = налич. + заказные - предыдущ.

Запасы материалы заказ

На основе расчета определяют время выполнения заказа. Это время с момента подачи заказа до момента поставки продукции

«+» потребность планируется исходя из потребности в конечном продукте, т.е. нет излишка.

2. метод сглаживания колебаний (товары сезонного спроса) – сглаживание достигается сравнением фактического потребления в предшествующем периоде и прогнозными для этого же периода.

Прогноз на = прогноз на + а * (фактич.потребность - прогноз на )

новый период предшеств. период в предш. периоде предш. период

а – коэффициент сглаживания, весомость цифр в отдельные периоды корректируется с помощью фактора а (от 0 до 1) ; чем выше а, тем весомее влияние предшествующих периодов, тем больше подходит этот метод.

3. детерминированный метод используют, когда известно:

• определенный период выполнения заказа;

• потребность материала по количеству и срокам.

  4. стахостический метод (математическо-статистический метод).

Основаны на прогнозировании. Прогнозы могут быть среднесрочные (3-5 лет), кратко- и долгосрочные. Прогнозирование может быть выполнено на основе алгоритма:

1. Анализ временных рядов.

2. Определение модели потребления.

3. Выбор метода.

4. Графическая интерпретация прогнозной потребности.

5. эвристический метод (на опыте работы).

Какой метод выбрать фирме зависит от факторов:

• профиль фирмы;

• возможности заказчика;

• тип изделий;

• наличие и вид складов;

• система контроля.

(2) Определение метода закупок.

1. Закупка товара одной партии (большая партия за один раз оптовые закупки)

«+» - простота оформления документов;

• гарантия поставки всей партии;

• повышенные скидки.

«-» - большая потребность в складах;

• замедленная оборачиваемость капитала.

2. Регулярные закупки мелкими партиями ( покупатель зак5азывает необходимое количество товаров, которое поставляется уму в течении определенного периода)

«+» - ускоряет оборачиваемость капитала;

• экономия складских помещений;

• сокращение административных затрат, т.к. оформляется только один заказ на всю поставку

«-» - вероятность заказа в избытке;

• необходимость оплаты всего количества.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям (для дешевых и быстро используемых товаров). Котировочные ведомости составляются ежедневно и включают сведения: полный перечень товаров, количество товара, имеющиеся на складе, требуемое количество товара.

«+» - ускорение оборачиваемости капитала;

• снижение затрат на складирование и хранение;

• своевременность поставки;

«-» - высокие транспортные расходы.

4. Получение товара по мере необх-ти (количество не устанавливается, а определяется приблизительно, поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем, оплачивается только поставленное количество)

«+» - отсутствие обязательств по покупке опред-го кол-ва;

• низкие админ-е расходы;

• ускоренная оборачиваемость капитала.

5. Закупка товара с немедленной сдачей (покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать из по мере по мере необходимости. Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.)

«-» - большие издержки

- множество поставщиков

- измельченность заказов

(3) Согласованность цены и заключение договора

На цену поставляемых материалов будет влиять затраты при его поступлении, поэтому фирме необходимо решить вопрос о выгодности закупок товара на стороне или организации собственного производства. Для этого необходимо сопоставить затраты.

Затраты на закупку:

• цена поставщика;

• транспортные расходы;

• страховка;

• упаковка;

• обработка;

• зар. Плата персонала.

Затраты на собственное производство:

• стоимость сырья, энергии;

• з/пл обслуживающего персонала;

• накладные расходы.

(4) Установление наблюдения за количеством, качеством и сроками.

Контроль состоит из следующих элементов:

• приемка продукции (товар д. б. нужного качества, от своего поставщика в обусловленное время, за нужную цену. Во избежание скопления транспорта на территории предприятия или у ворот склада составляют график поставок, согласованный со всеми поставщиками. Такие меры позволяют не отрывать рабочих основного производства для разгрузки неожиданно прибывшего транспорта);

• документальное оформление поставок

  1. копия заказов

  2. спецификация (описание товара)

  3. уведомление об отгрузке (направляет поставщик после подготовки продукции к отправке)

  4. сопроводительное письмо (сопровождает товар в пути)

  5. документы поставщика (применяется когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы)

  6. подтверждение получения поставки

  7. в книге регистрации товаров указать номер сопроводительного письма, дату поставки, отправителя и описание товара.

     • проверка качества и количества продукции.

Отсутствие контроля м. привести к следующим издержкам:

1. дополнительные расходы, связанные с возвратом

2. остановка производства (когда вся партия оказалась не доброкачественной)

3. судебные иски

4. потеря доверия потребителя.

Методы приемки партии:

1. Сплошной контроль

2. Выборочные методы:

   1. Приемочный выборочный контроль партии по качественным признакам;

   2. Непредвиденный выборочный контроль по качественным признакам;

   3. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам с пропуском партии;

   4. Ревизионный выборочный контроль;

   5. Приемочный выборочный контроль по качественным признакам.

(5) Организация размещения товаров на складе

• 4 -