№ 21 Облік процесу виробництва

Важливим у процесі кругообороту капіталу є процес виробництва, який являє собою сукупність операцій з виготовлення продукції, виконання робіт та надання послуг. Він здійснюється в результаті взаємодії факторів виробництва: засобів праці, предметів праці й живої праці.

Це зумовлює відповідні витрати підприємства на виробництво продукції: витрати сировини і матеріалів на виготовлення продукту, амортизації засобів праці зайнятих у виробництві, заробітної плати, нарахованої працівникам, та інші витрати, пов'язані з організацією та управлінням процесом виробництва. Всі витрати, пов'язані з виробництвом, у сукупності складають виробничу собівартість виготовленої продукції (виконаних робіт, наданих послуг). Отже, процес виробництва — це процес реалізації витрат, результатом якого є продукція (роботи, послуги).

Бухгалтерський облік має на меті: здійснення обліку витрат матеріальних, трудових та фінансових ресурсів на виробництво продукції; визначення обсягів (кількості) отриманої продукції (виконаних робіт, наданих послуг); розрахунок витрат на продукцію, виробництво якої не завершено (незавершене, виробництво); розрахунок вартості (собівартості) готової продукції та калькулювання собівартості одиниці продукції.

У цьому розділі розглядаються в загальному вигляді порядок обліку витрат на виробництво, випуск продукції та розрахунок її собівартості. Відповідно до Положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 "Витрати" витратами визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені. Для визначення фінансових результатів звітного періоду необхідно порівнювати доходи звітного періоду з витратами, які було здійснено для отримання цих доходів, що відповідає основному принципу бухгалтерського обліку — нарахування та відповідності доходів і витрат. Витрати виробництва — це виражені в грошовій формі поточні витрати матеріальних, трудових, фінансових та інших ресурсів на виробництво продукції. Витрати здійснюються шляхом виплат грошових коштів або зменшення негрошових активів; виникнення заборгованості за прийнятими до оплати й акцептованими рахунками, векселями виданими, зобов'язань за нарахованою оплатою праці; обміну (зустрічного продажу) іншого активу. Ці поточні витрати обліковуються та плануються як собівартість продукції.

Для правильного визначення собівартості продукції в плануванні й обліку виробничі витрати прийнято групувати за певними ознаками: за цільовим призначенням, за способом віднесення витрат, видами продукції, процесами, стадіями виробництва, центрами відповідальності (центрами витрат і центрами прибутку). Так, за цільовим призначенням витрати поділяють на основні і накладні. Доосновних відносять витрати, які безпосередньо пов'язані з виробництвом продукції і становлять'її матеріальну основу (сировина, матеріали, заробітна плата та ін.). До накладних відносять витрати, пов'язані з організацією виробництва та його управлінням (загальновиробничі витрати).

За способом віднесення витрат на конкретні об'єкти (види продукції, процеси, стадії тощо) їх поділяють на прямі й непрямі. Прямі — це витрати, які пов'язані з виробництвом певного виду продукту; в момент здійснення їх відносять на собівартість цього продукту і відображають безпосередньо (прямо) у складі витрат з його виробництва (матеріали, комплектуючі, паливо, заробітна плата робітників).

Непрямі витрати, як правило, пов'язані з виробництвом кількох видів продукції, а тому прямо до собівартості тієї або іншої продукції вони не можуть бути віднесені. Вони включаються до собівартості окремих видів продукції за певною умовною ознакою, що дає змогу визначити, яка частка непрямих витрат має бути віднесена на собівартість тієї або іншої продукції (наприклад, пропорційно прямим витратам, витратам з оплати праці, використаних потужностей, обсягу діяльності тощо). Непрямі витрати (загальновиробничі) за ступенем впливу на них обсягу виробництва поділяють на постійні та змінні. До змінних належать витрати на обслуговування й управління виробництвом (цехів, дільниць), що змінюються прямо (або майже прямо) пропорційно до зміни обсягу діяльності.

До них належать витрати на управління виробництвом, амортизація необоротних активів, витрати на утримання, експлуатацію та ремонт основних засобів, витрати на удосконалення технології й організації виробництва та інші витрати. До постійних загальновиробничих витрат належать витрати на обслуговування й управління виробництвом, що залишаються незмінними (або майже незмінними) у разі зміни обсягу діяльності. До них належать витрати на опалення, освітлення та інше утримання приміщень, оплата праці загальновиробничого персоналу, витрати на охорону праці тощо.

Синтетичний облік процесу виробництва здійснюють на таких рахунках: 23 "Виробництво", 24 "Брак у виробництві", 25 "Напівфабрикати", 26 "Готова продукція", 27 "Продукція сільськогосподарського виробництва", 15 "Капітальні інвестиції", 39 "Витрати майбутніх періодів", рахунки класу 9 "Витрати діяльності". Аналітичний облік ведуть у розрізі синтетичних рахунків за конкретними видами продукції, виконаних робіт, наданих послуг та статтями витрат, перелік і склад яких встановлюється підприємством.

Суть процесу виробництва, облікові завдання, необхідні для його відображення визначають модель бухгалтерського обліку процесу виробництва та необхідну систему рахунків бухгалтерського обліку. Схематично це зображено на рис. 8.4 (с. 192). Облік процесу виробництва на вказаній схемі й рахунках ведеться з метою здійснення контролю виконання завдання з випуску кожного виду продукції та визначення її фактичної собівартості.

Для обліку виробничих витрат і визначення собівартості виготовленої продукції призначений активний рахунок 23 "Виробництво", основним завданням якого є накопичення виробничих витрат і визначення фактичної собівартості одиниці продукції шляхом калькуляції. До виробничої собівартості продукції (робіт і послуг) включають такі витрати:

• прямі матеріальні витрати (вартість сировини і матеріалів та основних матеріалів, що утворюють основу виробленої продукції, та інші витрати);

• прямі витрати на оплату праці (заробітна плата та інші виплати робітникам, зайнятим у виробництві продукції, виконанні робіт, наданні послуг);

• інші прямі витрати (відрахування на соціальні заходи, амортизація, витрати від браку та інші прямі втрати);

• загально виробничі витрати (витрати на управління та обслуговування виробництва, витрати на утримання, експлуатацію та ремонт основних засобів та інші непрямі витрати).

Рис. 8.4. Схема обліку процесу виробництва

Перелік даних витрат є основою для формування і складання статей витрат з метою калькулювання собівартості продукції, а також об'єктом управлінського обліку на підприємстві.

Бухгалтерський облік витрат, які є складовою валових витрат підприємства для обчислення фінансових результатів, визначається податковим обліком і регулюється податковим законодавством.

За дебетом рахунка 23 "Виробництво" відображаються всі витрати, пов'язані безпосередньо з випуском продукції, виконанням робіт та наданням послуг, тобто прямі витрати. Непрямі витрати попередньо обліковують на збірно-розподільчому рахунку 91 "Загальновиробничі витрати", а наприкінці місяця після їх розподілу за об'єктами калькулювання за певним критерієм списують у дебет рахунка 23 "Виробництво".

Отже, на дебет рахунка 23 "Виробництво" протягом місяця відносять прямі й непрямі витрати, пов'язані з виробництвом продукції, а за кредитом відображаються суми фактичної собівартості завершеної виробництвом готової продукції. Оскільки протягом місяця одержану з виробництва готову продукцію оприбутковують на склад, як правило, за плановою собівартістю, то лише наприкінці місяця визначають фактичну собівартість, після складання звітної калькуляції. Тобто відбувається певне коригування планової собівартості до рівня фактичної.

Наприкінці місяця визначають фактичну собівартість товарного випуску готової продукції і суму списують на дебет рахунків 26 "Готова продукція", 27 "Продукція сільськогосподарського виробництва", 15 "Капітальні інвестиції" та ін. Залишок (сальдо) за рахунком 23 "Виробництво" може бути лише дебетовим і означатиме витрати, що відносяться до незавершеного виробництва, обсяг і вартість якого визначають за даними інвентаризації.

Ця сума і відображається в балансі у статті "Незавершене виробництво". Для визначення фактичної собівартості товарного випуску готової продукції необхідно до (сальдо) незавершеного виробництва на початок місяця додати витрати (оборот за дебетом) за місяць і відняти сальдо (незавершене виробництво) на кінець місяця.

Порівняння одержаної суми фактичної собівартості готової продукції з плановою дає змогу визначити економію чи перевитрату виробничих витрат з метою контролю й економічного аналізу. Основними первинними документами при відображенні витрат є: вимоги-накладні, накладні, наряди на виконання робіт, табелі, прибуткові ордери, рахунки-фактури, авансові звіти, видаткові касові ордери, довідки бухгалтерії, відомості розподілу витрат, акти прийому виконаних робіт та ін.

№22. Пасиви відображають джерела коштів підприємства. Структуру І розділу пасиву ми уже розглядали в темі "Фінанси акціонерних товариств". Зупинимось більш детально на другій значній складовій джерел зобов'язаннях підприємства. Згідно з П(С)БО 2 зобов'язання - це заборгованість підприємства, що виникла внаслідок минулих подій і поліпшення якої, як очікується, призведе до зменшення ресурсів підприємства, що втілюють у собі економічні він оди. Зобов'язання - це обов'язок чи відповідальність діяти певним чином. Воно виникає тільки тоді, коли актив отримано або коли підприємство укладає невідмовну угоду придбати актив. Зобов'язання відображається у балансі, якщо: його оцінка може бути достовірно визначена: існує ймовірність зменшення економічних вигод у майбутньому ньому внаслідок його погашення. Зобов'язання містять у собі ймовірність майбутнього вилучення коштів підприємства і втрати економічної вигоди внаслідок прийнятих у минулому обов'язків. Разом з тим, підприємство може мати обов'язок діяти певним чином, але це не обов'язково призводить до виникнення і відображення у його балансі певного зобов'язання. Обов'язки підприємства розглядаються як його зобов'язання, якщо вони: Існують на даний момент і є наслідком минулих господарських операцій (наприклад, придбання товарів чи послуг) або подій (понесені чи ймовірні збитки, за які підприємство несе відповідальність). Необхідно відрізняти теперішні та майбутні зобов'язання. Так, рішення керівництва підприємства придбати активи у майбутньому саме собою не призводить до виникнення зобов'язання. Як правило, зобов'язання виникає тільки тоді, коли актив отримано або коли підприємство укладає невідмовну угоду придбати актив, тобто в результаті минулих операцій або інших минулих подій. Так, придбання товарів і отримання послуг призводить до виникнення кредиторської заборгованості (якщо вони не були попередньо сплачені), а одержання позики банку призводить до зобов'язання повернути. У той же час, зобов'язання щодо замовлених, але ще не отриманих активів не відображається у балансі замовника, оскільки в такому випадку виникає безумовна зустрічна вимога - зобов'язання покупця оплатити певний товар компенсується його правом на отримання цього товару. Як правило, зобов'язання виникає, коли отримані права використання товарів чи послуг. Пов'язані з необхідністю майбутніх платежів з .метою збереження господарських зв'язків підприємства або у відповідності із здійсненням нормальної підприємницької діяльності. Мають бути виконані неминуче. Економічні наслідки невиконання зобов'язання, наприклад, у зв'язку зі штрафними санкціями, не дадуть підприємству можливості уникнути вибуття ресурсів на користь іншої сторони. Мають визначений термін виконання, хоча точна дата може бути не відомою. Прийняті відносно суб'єктів (юридичних чи фізичних осіб або їх групи), які можуть бути ідентифіковані якщо не в момент прийняття зобов'язання, то в момент його виконання. Зобов'язання можуть мати юридичну силу внаслідок укладених контрактів або статутних вимог (наприклад, кредиторська заборгованість за отримані товари чи послуги). Вони також можуть виникати в результаті бажання підприємства підтримувати свою ділову репутацію (якщо, наприклад, підприємство вирішило виправити недоліки своєї продукції, виявлені після закінчення гарантійного строку). Погашаючи зобов'язання, підприємство, як правило, віддає ресурси, що втілюють у собі економічні вигоди, з метою задоволення претензій іншої сторони. Погашення існуючого зобов'язання може здійснюватись: сплатою грошових коштів; передаванням інших активів; наданням послуг; заміною даного зобов'язання іншим; перетворенням зобов'язання на капітал. Борг також може бути анульовано, коли боржник офіційно на законній підставі або за волевиявленням кредитора звільняється від прийнятих ним на себе зобов'язань. Анулювання боргу не призводить до зменшення ресурсів боржника але збільшує прибуток підприємства і сприяє виникненню додаткових зобов'язань з його оподаткування. Зобов'язання можуть бути монетарними і немонетарними. Монетарні зобов'язання відображають суму грошових коштів, що підлягають сплаті кредиторам, а немонетарні - зобов'язання поставити товари або надати послуги визначеної кількості і якості. Значна частина зобов'язань підприємства регулярно (щомісячно) нараховується з відображенням в обліку по дебету рахунків активів або витрат, а по кредиту - нарахованих зобов'язань. У таких випадках визнання зобов'язань (кредиторської заборгованості) безпосередньо залежить від визнання відповідних активів або витрат. Другою умовою визнання зобов'язання у балансі є можливість його достовірної оцінки. Як правило, сума зобов'язання визначається однозначно і прямо вказується у відповідних документах. Проте існують ситуації, коїш сума платежу залежить від подальших подій. Зобов'язання визнається у таких випадках, якщо його можна оцінити з певною мірою достовірності. Звичайно, сума, що підлягає сплаті для погашення заборгованості, визначається угодою (контрактом) або розраховується на підставі встановлених правил (ставок, норм, тарифів тощо). Зобов'язання, що виникли внаслідок авансової оплати покупцем товарів чи послуг за визначеними цінами, асортиментом, кількістю і якістю можуть змінювати свою грошову оцінку в часі, але незмінними залишаться обумовлена кількість та якість товару. У деяких випадках в момент виникнення зобов'язання його сума визначається із застосуванням попередніх аналітичних чи експертних оцінок. Такі зобов'язання називають забезпеченнями. Наприклад, підприємство, яке реалізує продукцію з гарантією, бере на себе зобов'язання забезпечувати її ремонт або заміну протягом гарантійного терміну. Оскільки конкретна сума витрат та час їх виникнення залежать від майбутніх подій, у звітному періоді, коли була реалізована продукція, підприємство змушене створити відповідний резерв, виходячи з попереднього досвіду та прогнозних оцінок фахівців. Такі види зобов'язань відображаються у II розділі пасиву балансу "Забезпечення наступних витрат і платежів". Для визначення балансової вартості зобов'язань використовують такі види оцінок: історична собівартість: поточна собівартість: вартість розрахунку (платежу); теперішня вартість; Історична собівартість зобов'язання - сума надходжень, отриманих в обмін на зобов'язання або, за деяких інших обставин, суми грошових коштів чи їх еквівалентів, що, як очікується, будуть сплачені з метою погашення зобов'язання під час звичайної діяльності підприємства. Поточна вартість зобов'язання - недисконтована сума грошових коштів чи їх еквівалентів, яка була б необхідна для погашення зобов'язання на поточний момент. Вартість погашення - недисконтована сума грошових коштів або їх еквівалентів, що, як очікується, буде сплачена для погашення зобов'язань під час звичайної господарської діяльності підприємства. Теперішня вартість зобов'язання - теперішня (дисконтована) вартість майбутніх чистих відпливів грошових коштів, які, як очікується, будуть необхідні для погашення зобов'язань під час звичайної діяльності підприємства. Залежно від терміну погашення зобов'язання поділяються на поточні та довгострокові. Згідно з П(С)БО 2 "Баланс" зобов'язання класифікується як поточне, якщо воно бути погашене протягом операційного циклу підприємства або дванадцяти місяців, починаючи з дати балансу. Усі інші зобов'язання є довгостроковими. До поточних зобов'язань, звичайно, належать:  заборгованість із розрахунків з бюджетом по податках та інших платежах; кредиторська заборгованість постачальникам і підрядникам за отримані від них товари, роботи, послуги; заборгованість з оплати праці; заборгованість зі страхування; авансові платежі замовників; короткострокові кредити банку; нараховані до сплати дивіденди, відсотки тощо. При віднесенні заборгованості до складу поточних зобов'язань застосовують підхід, аналогічний визначенню поточних активів. Зобов'язання, що пов'язані з витратами, які виникають у ході нормального операційного циклу (в результаті придбання сировини, нарахування комунальних послуг, заробітної плати персоналу тощо), є поточними навіть тоді, коїш термін їх погашення настає після 12 місяців віддати балансу. Зобов'язання, що прямо не пов'язані з операційною діяльністю підприємства (кредити банку, оголошені дивіденди, податок на прибуток, що підлягає сплаті), вважають поточними лише за умови, що їх потрібно погасити протягом 12 місяців з дати балансу. Проте слід мати на увазі, що до складу довгострокових включається лише та частина зобов'язань, що не підлягає погашенню протягом 12 місяців, віддати балансу. Поточне зобов'язання може бути перекласифіковане у довгострокове, якщо: первісний строк погашення зобов'язання перевищував 12 місяців; підприємство має намір рефінансувати зобов'язання на довгостроковій основі; цей намір підкріплений відповідною угодою про рефінансування або переглянутим графіком платежів, який буде погоджено до затвердження фінансових звітів. Суму такого зобов'язання та пояснювальну інформацію про причину його виключення зі складу поточних зобов'язань слід наводити у примітках до балансу. У тих випадках, коли кредитна угода передбачає погашення зобов'язання на вимогу позикодавця, в разі порушення певних умов, пов'язаних з фінансовим становищем позичальника, зобов'язання розглядається як непоточне лише тоді, коли: позикодавець погодився до затвердження фінансових звітів не вимагати сплати, яка обумовлена порушенням відповідних умов; немає свідчень про можливість виникнення подальших порушень протягом 12 місяців від дати балансу. У статті "Довгострокові кредити банків" відображається сума заборгованості підприємства банкам за отриманими від них позиками, яка не є поточним зобов'язанням. У попередніх розділах ми вже розглянули таке поняття, як відстрочений податковий актив, який виникає, коли податкове зобов'язання, визначене згідно з чинним законодавством, перевищує суму нарахованого облікового податку на прибуток. Утому випадку, коли, навпаки, обліковий податок на прибуток більший за податкове зобов'язання, визначене за чинним законодавством, виникає відстрочене податкове зобов'язання, яке класифікується як довгострокове.

Модуль 2. Рахунки та Техніка Облікової Реєстрації

№1 Документ - письмове свідоцтво факту господарської операції. Термін «господарська операція» в законодавстві не розшифровується, тому під господарською операцією будемо розуміти будь-яку подію господарської діяльності. І хоча таких подій безліч, не всі документи, якими вони оформляються, є первинними.

Матеріальним носієм облікової інформації є обліковий бланк або магнітний диск залежно від способу ведення первинного обліку. Одні з них фіксують господарські операції в момент її здійснення, інші створюються на основі даних первинних носіїв і служать для зручності подальшої обробки інформації, а також дають можливість автоматично вводити дані в комп'ютер.

Документ є основою і підтвердженням облікових записів. Всі господарські факти повинні оформлятися первинними обліковими документами. Жодна операція не може бути відображена в обліку, якщо на неї немає належним чином складеного документа (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Порядок складання первинних документів.

Документи в системі бухгалтерського обліку мають важливе практичне, юридична, контрольно-аналітичне, організаційно-управлінське та економічне значення. ¹

Практичне значення документів в оперативно-господарської діяльності полягає в тому, що в них правильно і своєчасно реєструються усі розпорядчі та виконавчі дії (наприклад, відпуск матеріальних цінностей зі складу у виробництво, виплата з каси готівки, акцептування рахунків постачальників і перерахування грошових коштів з розрахункових рахунків та ін.)

Юридичне значення документів полягає в тому, що вони забезпечують доказове обгрунтування показників бухгалтерського обліку та звітності, встановлюють відповідальність виконавців за проведені господарські операції. Документи або дані документів використовуються як отримання аудиторських доказів для складання аудиторського висновку про достовірність бухгалтерської звітності економічного суб'єкта, а також в якості свідоцтв при вирішенні господарських і судових спорів, що виникають міжорганізаціями або між організацією і органами податкового контролю з приводу податкових правопорушень і т. д.

Контрольно-аналітичне значення документів полягає в тому, що вони служать джерелом контрольних даних при здійсненні внутрішньогосподарського контролю за рухом майна з метою встановлення законності та економічної доцільності здійснених операцій. Крім того, документи є джерелом отримання аудиторських доказів для зовнішніх аудиторів при проведенні ними як обов'язкових, так і ініціативних аудиторських перевірок з метою обгрунтованого рішення цілей і завдань аудиту, обумовленихдоговором між економічним суб'єктом і аудиторською організацією. Документи є також підставою проведення і джерелом інформації контролю і ревізії.

Документи мають важливе значення і для аналізу виробничо-господарської та фінансової діяльності з метою виявлення причин і винуватців нестач, втрат матеріальних і грошових коштів, непродуктивних витрат, для виявлення невикористаних (прихованих) резервів та їх мобілізації у виробництві.

Організаційно-управлінське значення документів полягає в тому, що шляхом системного використання інформації, носієм якої єбухгалтерські документи, можна домогтися оптимальної взаємодії всіх функцій управління (обліку, планування, прогнозування, контролю, аналізу, регулювання) і всіх систем господарського механізму для досягнення намічених економічних показників і отримання максимального прибутку.

Економічне значення документів полягає в тому, що вони дозволяють зміцнювати господарський розрахунок в організації і в її підрозділах, що працюють на принципах самоконтролю, самоокупності та самофінансування. Дані первинних документів використовуються для визначення важливих економічних і виробничих показників, таких, як продуктивність праці, фондовіддача, матеріаловіддача і т. д. ^2.

Таким чином, первинний бухгалтерський документ є письмовим свідченням того, що господарська операція має юридичну силу і не потребує подальших пояснень і деталізації. До обліку можуть прийматися тільки правильно оформлені первинні документи, які будуть мати юридичну силу.

Достовірність бухгалтерської інформації безпосередньо залежить від якості складеного документа. Тому кожен первинний обліковий документ, складений з дотриманням встановлених правил і вимог.

Найбільш поширений матеріал носій - обліковий бланк (надрукований друкарським способом розграфлений лист паперу) куди заносяться відомості про господарську операцію. Вони можуть заповнюватися від руки або автоматизовано, що визначається в інструкції щодо складання первинних облікових документів. Ряд документів необхідно заповнювати тільки з використанням техніки (платіжні доручення).

Обліковий документ у бланку часто складається у кількох примірниках, що регламентується правилами ведення бухгалтерського обліку та відповідними інструкціями.

Класифікація бухгалтерських документів

Численність і різноманітність документів, які використовуються в бухгалтерському обліку, потребує їх класифікації. В економічній літе-ратурі є чимало класифікацій, що мають деякі відмінності. Узагаль-нюючи ці класифікації, можна запропонувати їхнє групування за пев-ними ознаками: призначенням, місцем написання, масштабом охоплення кількості операцій, ступенем узагальнення господарських фактів, характером оформлення, технікою написання й опрацюван-ня .  За призначенням документи поділяються на розпорядчі й ви-правдовувальні.  Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, інструкцію і т. ін.) на здійснення господарського факту-операції. Вони ще не підтверджують господарський факт, а є підста-вою для його здійснення. Тому їх не можна брати для запису в ре-єстри бухгалтерського обліку. Документом, який підтверджує факт здійснення операції, є виконавчий документ.  До розпорядчих документів належать накази, розпорядження про надання відпустки, платіжні доручення банку на перерахування кош-тів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо.  Виправдовувальними є бухгалтерські документи, які підтверджу-ють факт здійснення господарської операції. Вони містять дані про її виконання. До таких документів належать акти, накладні на передачу матеріальних цінностей, касовий видатковий ордер тощо.  За місцем написання документи поділяються на внутрішні та зовнішні.  Внутрішні — документи, які складаються в господарствах відпо-відно до проведених ними операцій. До цих документів належать ви-моги, накладні, касові ордери, різні акти тощо.  Зовнішні — це такі документи, які надходять у господарство від інших підприємств, установ і організацій. До цієї групи належать та-кож документи, які пишуть в одному господарстві, але вони оберта-ються між різними господарствами. Сюди належать усі банківські до-кументи — платіжні вимоги, доручення, квитанції про заготівлю сільськогосподарської сировини тощо.  За масштабом охоплення кількості операцій документи по-діляються на одноразові й нагромаджувальні.  Одноразові — це документи, якими оформляють господарські факти (операції) у момент їх здійснення. Характерною особливістю цих документів є їх одноразове використання для початкової реєст-рації господарських операцій.  Нагромаджувальні документи — це такі, які дають змогу протя-гом дня, декади, тижня, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення (наприклад, лімітно-забірні картки, до-рожні листи, багатоденні наряди на виконання робіт, відомість ви-трат кормів тощо).  Нагромаджувальні документи остаточно оформляються лише після закінчення терміну їх дії. Вони значно скорочують кількість документів і є одним із засобів зменшення рутинної облікової роботи. Але не в усіх господарських операціях можливе їх використання.  За ступенем узагальнення господарських фактів бухгал-терські документи поділяються на первинні й зведені.  До первинних документів належать такі, в яких фіксують госпо-дарські операції в момент їх здійснення. Це перший формальний до-каз того, що господарський факт — явище або процес, тобто опе-рація, відбувся. Усі господарські операції оформляються первинними документами. Вони можуть бути одноразовими й нагромаджувальни-ми.  Зведеними є такі документи, які написані на підставі первинних документів за ознакою груп та інших ознак узагальнення. Зведення первинних даних у документах значно скорочує облікову роботу.  За характером оформлення бухгалтерські документи по-діляються на документи бухгалтерського, небухгалтерського й ком-бінованого оформлення.  Документи бухгалтерського оформлення повністю пишуть пра-цівники бухгалтерії. До цих документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідники, групувальні відомості, різні розрахунки роз-поділу узагальнених даних тощо. Основне призначення цих докумен-тів — технічна підготовка записів для бухгалтерського обліку.  Документи небухгалтерського оформлення пишуть працівники виробничих підрозділів: комірники, майстри, виконроби. Головною ознакою таких документів є те, що в них працівники бухгалтерії за-писують лише бухгалтерське проведення.  Документи комбінованого оформлення — це такі документи, в яких частина даних заповнюється не бухгалтерами, а частина — пра-цівниками бухгалтерії. Наприклад, акти на введення в експлуатацію основних засобів заповнює комісія, а вартісні дані записують у бухга-лтерії.  За технікою написання й опрацювання бухгалтерські до-кументи поділяються на такі, які пишуть вручну, на клавішних, пер-фораційних машинах або на ЕОМ.  Незважаючи на те, що нині застосовується велика кількість об-числювальної та організаційної техніки, чимало бухгалтерських до-кументів пишуть вручну.  Ці документи являють собою традиційні паперові аркуші. Їх за-повнюють чорнилом, хімічним олівцем або друкарською машинкою.  Частина бухгалтерських документів може бути написана з допо-могою фактурних машин або інших клавішних машин, які мають ал-фавітний пристрій.  До документів, які пишуть на перфораційних машинах, належать перфокартки, дуаль-карти тощо. Цей прийом іноді називають напів-механізованим способом.  При використанні ЕОМ документи пишуть автоматично за пев-ними програмами. До цієї групи належать також документи, які отримують за допомогою датчиків і терміналів.

№2 Придбаваючи матеріали, підприємство одночасно витрачає грошові кошти. В результаті цих операцій відбувається взаємопов'язана, двобічна зміна у складі господарських засобів: збільшення виробничих запасів і зменшення грошових коштів на цю ж суму.

В процесі використання матеріалів для виготовлення продукції відбувається збільшення витрат виробництва і одночасно зменшення запасів матеріалів на складах. Реалізація готової продукції (товарів) призводить одночасно до збільшення грошових коштів підприємства і зменшення товарних запасів і т. д.

Взаємопов'язані подвійні зміни у складі господарських засобів та їх джерелах в процесі діяльності підприємства зумовлюють необхідність відображення господарських операцій на рахунках способом подвійного запису, суть якого полягає у тому, що кожну господарську операцію в одній і тій же сумі записують двічі: на дебеті одного рахунка і кредиті другого.

Ознайомимося з порядком подвійного запису на рахунках на такому прикладі.

Операція 1. Одержано в касу з поточного рахунка в банку грошові кошти в сумі 50000 грн.

Ця операція зумовлює взаємозв'язок двох рахунків: "Каса" і "Поточний рахунок". Обидва рахунки - активні. Оскільки на активних рахунках збільшення господарських засобів відображається на дебеті, то операція повинна бути записана на дебет рахунка "Каса". На поточному рахунку в банку грошові кошти, відповідно, зменшилися на цю ж суму (50000грн.). Зменшення засобів на активних рахунках відображається на кредиті. Тому операцію треба одночасно відобразити на кредиті рахунка "Поточний рахунок". Схематично відображення на рахунках цієї операції матиме такий вигляд:

Д-т рах. "Поточний рахунок" Кт			Д-т рах. "Каса" К-т
Сальдо	1) 50 000 (-)		Сальдо 1) 50 000 (+)

 

Як видно з наведеного прикладу, зроблений запис на рахунках відображає дві події, що виникли внаслідок здійсненої господарської операції: збільшення грошових коштів у касі підприємства і одночасно зменшення їх на цю ж суму на поточному рахунку.

Перш ніж відобразити господарську операцію на відповідних рахунках подвійним записом, на підставі первинних (або згрупованих) документів складають бухгалтерську проводку, під якою розуміють зазначення рахунка, який дебетується, і рахунка який кредитується, а також суму відображуваної в обліку господарської операції.

Бухгалтерська проводка (у наведеному прикладі) буде записана так:

• Д-т рах. "Каса".

• К-т рах. "Поточний рахунок" 50000 грн.

Кожна господарська операція внаслідок подвійного запису викликає взаємозв'язок між певними рахунками. Цей взаємозв'язок полягає у тому; що дебет одного рахунка Поєднується з кредитом іншого, характеризуючи зміни, які відбуваються у складі засобів або їхніх джерелах внаслідок господарської операції.

Взаємозв'язок рахунків, що виникає в результаті відображення на них господарських операцій подвійним записом, називається кореспонденцією рахунків, а самі рахунки - кореспондуючими.

У наведеному прикладі такими рахунками є рахунки "Каса" і "Поточний рахунок". Кореспонденція рахунків дає змогу визначити основний зміст господарської операції.

Залежно від кількості кореспондуючих рахунків розрізняють прості і складні бухгалтерські проводки (записи).

Простою називають таку бухгалтерську проводку, за якої один рахунок дебетується, а другий на цю ж суму кредитується, тобто коли кореспондують тільки два рахунки. Розглянута у нашому прикладі бухгалтерська проводка - проста.

Складною називають таку бухгалтерську проводку, за якої кілька рахунків дебетується, а на загальну суму записів по дебету кредитується один рахунок, або навпаки, - кілька рахунків-кредитується, а на загальну суму записів по кредиту дебетують один рахунок, тобто коли кореспондують між; собою більше німе два рахунки.

Розглянемо господарську операцію, що зумовлює необхідність складної бухгалтерської проводки.

Операція 2. Витрачено у виробництві на виготовлення продукції:

Сировини і матеріалів..................................................................................... 660 000 грн.

Палива............................................................................................................... 140 000 грн.

Разом.................................................................................................................. 800 000 грн.

Ця операція зумовила зменшення виробничих запасів, отже активні рахунки, на яких вони обліковуються, - "Матеріали" і "Паливо" - потрібно на відповідні суми кредитувати. З іншого боку, затрати виробництва, на загальну суму здійснених витрат матеріальних цінностей збільшилися. Отже, активний рахунок "Виробництво" треба дебетувати на суму 800 000 грн.

Бухгалтерська проводка по операції буде такою:

Д-т рах. "Виробництво"........................ 800 000 грн.

К-т рах. "Матеріали"............................. 660 000 грн.

К-т рах. "Паливо".................................. 140 000 грн.

У системі рахунків цей запис буде відображено так:

Д-т рах. "Матеріали'' К-т		Д-т рах. "Виробництво" К-т
Сальдо Д-т рах.	2) 660 000	2) 800 000
Д-т рах. "Паливо" К-т
Сальдо	2) 140 000

 

Складні бухгалтерські проводки не порушують правила подвійного запису, оскільки як у простих, так і в складних проводках зберігається взаємопов'язане відображення господарських операцій на дебеті і кредиті рахунків та рівність дебетових і кредитових підсумків. Так, у наведеному прикладі суми, записані на кредиті двох рахунків (660 000 + 140 000), дорівнюють сумі, записаній на дебеті одного рахунка (800 000). Крім того, кожну складну проводку можна розкласти на кілька простих. У наведеному прикладі це виглядатиме так:

1. Д-т рах. "Виробництво".

К-т рах. "Матеріали" 660 000 грн.

2. Д-т рах. "Виробництво".

К-т рах. "Паливо" 140 000 грн.

Застосування складних проводок значно зменшує кількість облікових записів, робить їх більш наочними.

У практиці бухгалтерського обліку забороняється складати такі проводки, в яких по одній господарській операції кілька рахунків дебетується і одночасно кілька рахунків кредитується. Такі бухгалтерські проводки утруднюють встановлення взаємозв'язку рахунків і визначення за кореспонденцією між ними економічного змісту відображеної господарської операції, а це послаблює контроль за правильністю облікових записів. Тільки чітка кореспонденція між рахунками забезпечує наочність, ясність і доступність обліку, підвищує його контрольні функції.

Отже, подвійний запис є способом відображення господарських: операцій на кореспондуючих рахунках, при якому кожна операція записується на дебеті одного і кредиті другого рахунка в одній і тій же сумі.

З розглянутих прикладів можна зробити такі висновки про суть і значення подвійного запису:

• спосіб подвійного запису зумовлений змістом самих господарських операцій, які викликають взаємопов'язані подвійні зміни у складі засобів та їх джерелах в процесі господарської діяльності;

• при відображенні кожної господарської операції способом подвійного запису обов'язково кореспондують два рахунки, один з яких дебетують, а другий кредитують на одну і ту ж суму;

• якщо господарська операція відображається складною проводкою, то загальна сума записів на одній стороні кількох рахунків повинна дорівнювати загальній сумі, записаній на протилежній стороні кореспондуючого з ними рахунка;

• оскільки кожна господарська операція в одній і тій же сумі відображається на дебеті одного і кредиті іншого рахунка, то підсумок записів по дебету всіх рахунків має дорівнювати підсумку записів по кредиту рахунків. Відсутність такої рівності свідчить про помилки в облікових записах.

Таким чином, подвійний запис забезпечує контроль за правильністю облікових записів шляхом звірки рівності загальних підсумків дебетових і кредитових оборотів, а також залишків на рахунках.

У формі двосторонніх змін в системі рахунків відображається рух господарських засобів та їх джерел. Подвійний запис дозволяє з'ясувати, внаслідок яких операцій відбулися зміни певного виду засобів або їх джерел, звідки господарські засоби надійшли і куди вони були використані. Це дає змогу за допомогою системи рахунків як способу поточного бухгалтерського обліку одержувати безперервну інформацію про хід і результати господарської діяльності для потреб планування, оперативного керівництва, контролю й аналізу.

Правильна кореспонденція рахунків має велике значення для організації бухгалтерського обліку, оскільки вона вносить певний порядок в систему облікових записів. Тому встановленням кореспонденції між рахунками (складанням бухгалтерських проводок) займаються державні керівні органи, зокрема Міністерство фінансів України. Розроблені ним в нормативних документах типові кореспонденції рахунків по всіх можливих господарських операціях забезпечують єдиний порядок обліку в господарюючих суб'єктах всіх галузей і форм власності.

№3 Синтетичні й аналітичні рахунки

Групування засобів, їх джерел і господарських процесів здійснюється на рахунках з більшим або меншим ступенем деталізації. Рахунки бухгалтерського обліку, які відкривають на підставі статей балансу для обліку господарських засобів та їх джерел, містять узагальнені (синтетичні) показники у грошовій оцінці. Зокрема, на рахунку "Основні засоби" відображають наявність і рух всіх основних засобів; підприємства (будівлі, споруди, машини, устаткування тощо); на рахунку "Матеріали" - наявність і рух всіх предметів праці даної групи; на рахунку "Постачальники" - загальну суму заборгованості всім постачальникам за одержані матеріальні цінності, а також зміни цієї заборгованості і т. д. Такі рахунки прийнято називати синтетичними.

Отже, синтетичними називають рахунки, призначені для обліку економічно однорідних груп засобів, їх джерел, господарських процесів і результатів діяльності у грошовому вимірнику.

Облік, що здійснюється за допомогою синтетичних рахунків, називається синтетичним обліком. Цей облік необхідний для одержання узагальненої інформації про діяльність господарства, аналізу цієї діяльності і планування. Проте для оперативного керівництва господарством і контролю за збереженням і раціональним використанням ресурсів замало тільки узагальненої інформації, потрібна детальніша інформація про наявність і зміни кожного виду засобів, джерел, здійснення певних господарських процесів. Так, потрібна інформація як про загальну вартість виробничих запасів та їх використання, так і про запаси конкретних видів матеріальних цінностей за їх найменуваннями, сортами, розмірами тощо; в обліку розрахунків по оплаті праці, крім узагальненої інформації, потрібні відомості про розрахунки з кожним окремим працівником і т. д. Таку інформацію одержують за допомогою аналітичних рахунків.

Аналітичними називають рахунки, призначені для обліку наявності і змін конкретних видів засобів, їх джерел і господарських процесів.

Облік, що здійснюється за допомогою аналітичних рахунків, називається аналітичним обліком.

Кількість аналітичних рахунків по відповідному синтетичному рахунку визначається кожним підприємством залежно від наявності об'єктів, що підлягають обліку. В аналітичному обліку, поряд з грошовим, використовують натуральні й трудові вимірники.

Синтетичні й аналітичні рахунки тісно взаємопов'язані між собою, оскільки на них на підставі одних і тих же документів відображаються одні і ті ж господарські операції, але з різним ступенем деталізації; на синтетичному рахунку - загальною сумою, а на аналітичних рахунках до нього - частковими сумами. Коли дебетується або кредитується синтетичний рахунок, то одночасно дебетуються і кредитуються відповідні аналітичні рахунки до нього. Звідси, обороти і залишки аналітичних рахунків в підсумку повинні дорівнювати оборотам і залишку синтетичного рахунка, який їх об'єднує. Відсутність такої рівності свідчить про наявність помилок у бухгалтерських записах, які треба знайти і негайно виправити.

Правильність облікових записів на аналітичних рахунках періодично перевіряється за допомогою інвентаризації, що забезпечує достовірність показників про їх залишки.

Рахунки аналітичного обліку можуть об'єднуватися безпосередньо відповідним синтетичним рахунком (наприклад, рахунки "Виробництво", "Розрахунки з постачальниками і підрядчиками", "Розрахунки з підзвітними особами" та ін.). Проте в окремих випадках виникає необхідність у додатковому групуванні однорідних аналітичних рахунків в межах синтетичного і рахунка для отримання узагальнених показників (по групі аналітичних рахунків), необхідних для управління, складання балансу та інших форм звітності.

Таке групування здійснюється за допомогою субрахунків. Так, по синтетичному рахунку "Товари" аналітичні рахунки групують за субрахунками: "Товари на складі", "Товари в торгівлі", "Товари на комісії", "Тара під товарами"; по рахунку "Каса" - за субрахунками: "Каса в національній валюті", "Каса в іноземній валюті" тощо. Подальшою деталізацією субрахунків є аналітичні рахунки, які відображають наявність і зміни окремих об'єктів за найменуваннями, розмірами, сортами, місцем знаходження (зберіганням, експлуатацією), матеріально відповідальними особами тощо.

Отже, субрахунки об'єднують відповідні групи аналітичних рахунків і, в свою чергу, узагальнюються синтетичним рахунком.