8.2. Технологія і техніка забезпечення процесу управління

Технологія менеджменту

Сьогодні ми практично поставлені перед фактом, що всі господарські проблеми необхідно вирішувати по-новому і виробляти нові форми організації будь-якого виду діяльності.

Господарська самостійність виробничих ланок, посилення економічних методів керівництва, перехід в усе більшій мірі до управління по горизонталі (постачальники — виробництво — споживачі), а також важке економічне становище в країні вимагають від керівника чітких і безпомилкових дій, адекватних постійно мінливим умовам і ситуаціям.

Розгляд підприємства з позицій системного взаємозв'язку усіх факторів виробництва дозволяє підтримувати стійкий режим функціонування системи шляхом постійних управлінських впливів, що виявляються на основі прийняття і реалізації рішень ЛПР.

Під рішенням розуміється вибір способу дії для досягнення цілей управління. Рішення — це творчий процес у системі управління і, крім змістовної сторони (проблема, мета, спрямованість), він має організаційно-технологічний характер, дозволяє видозмінити виробництво чи його окремі сторони в потрібному керівнику напрямку.

Технологія управління — це безупинний творчий процес підтримки стійкого режиму функціонування системи шляхом прийняття і реалізації господарських рішень. До цього процесу зводиться вся діяльність менеджера організації як суб'єкта управління своєї системи.

Технологічний процес управління складається з ряду послідовних дій — етапів, кульмінацією яких с ухвалення рішення (рис. 2.11).

Необхідність у вирішенні виникає при наявності проблеми чи ситуації, що виявляється як наслідок розходження між реальністю і необхідним (бажаним) станом системи.

Характерними ознаками рішення є:

можливість вибору єдиної дії з безлічі альтернатив (якщо немає альтернатив, то немає і вибору, а значить і немає рішення);

наявність мети — безцільний вибір не вважається рішенням;

необхідність вольового акту ЛПР при виборі рішення, тому що керівник формує його через боротьбу думок і мотивів, і він відповідальний за ухвалення єдиного рішення.

Управлінське рішення повинно відповідати принципам управління (див. 1.2) і ряду додаткових вимог:

бути своєчасним, тобто відповідати етапу розвитку проблеми (не запізнюючись і не випереджаючи події);

рішення повинно бути повноважним, тобто прийматися керівником у межах його прав;

повинно бути конкретним, ясним і несуперечливим, документально оформленим (наказ, розпорядження і т.п.);

повинно бути конструктивним, тобто враховувати і ситуацію, і інтереси системи в цілому;

бути адресним, тобто націленим на конкретних виконавців із вказівкою термінів і ресурсів;

бути реалізованим, тому що будь-яке, навіть найкраще рішення нічого не варте, якщо воно не виконане.

Технологічний процес прийняття і реалізації рішення (технологія управління) складається з ряду послідовних етапів (див. рис. 2.11), кількість яких може бути різною. Усе залежить від ступеня їхньої деталізації і суміщеності.

У наведених джерелах викладені не тільки етапи і зміст усього розглянутого процесу, але й теорія прийняття рішень, з якою ми вже знайомі з загального курсу менеджменту. Тут лише доречно відзначити, що цикли управління, повторюючись, ніби піднімаються нагору по спіралі, просуваючи систему до поставленої мети. Інформація про досягнення даної мети є основою для розробки нових рішень, нових цілей і так до нескінченності (поки існує система).

Варто помітити, що система управління "переробляє" не одне рішення. їх безліч. Вони різні за складністю, тривалістю вироблення і реалізації. Рішення можуть вестися паралельно і перетинатися між собою, носити навіть конкуруючий характер, що, звичайно, сильно ускладнює питання управління. Отут-то і повинні виявлятися здібності і мистецтво операційного менеджера. Від того, яке рішення, коли і як прийме менеджер, керівник найчастіше залежить успіх діяльності і навіть доля фірми. Значимість прийняття рішень особливо зростає в період кризових ситуацій.

Тому менеджер у своїй роботі повинен уміло поєднати особисті можливості з можливостями колег, здібностями всього колективу до спільної роботи. Менеджер також повинен спиратися на наявні на підприємстві технічні засоби, від якості яких залежить як прямий, так і зворотний зв'язок з об'єктами управління.

Техніка управління

Сукупність різних технічних засобів, призначених для оснащення розумової праці з керування виробництвом, являє собою техніку управління.

Засоби механізації й автоматизації управлінської й інженерно-технічної праці називають оргтехнікою, роль якої винятково велика, особливо в одержанні збереженні переробці і передачі інформації. Оргтехніка поділяється на:

засоби складання текстових документів;

засоби копіювання і розмноження документів;

засоби обробки документів;

засоби збереження, пошуку і транспортування документів;

засоби адміністративно-виробничого зв'язку і сигналізації;

спеціальні офісні меблі й устаткування для службових приміщень.

Останнім часом раніше розроблені складові оргтехніки на великих підприємствах поєднуються в спеціальні комплекси технічних засобів (КТЗ), що являють собою сукупність взаємозалежних єдиним управлінням технічних засобів збору, реєстрації, нагромадження, передачі, обробки, виведення і подання інформації.

У зв'язку з цим ефект застосування КТЗ у службі управління повинен визначатися не зниженням експлуатаційних витрат, а поліпшенням економічних показників роботи служби в цілому.

Найважливішим завданням проектування технічного забезпечення служби управління є вибір технічних засобів з урахуванням витрат на їхнє придбання і використання для виконання конкретного виду робіт (однофункціональні і багатофункціональні технічні засоби).

Застосування економіко-математичних методів, масова комп'ютеризація створюють нові можливості для розв'язання комплексу завдань у системі управління. Створюються нові системи автоматизованої обробки інформації (САОІ) як базового елемента організаційно-управлінської структури системи управління в умовах як централізованої, так і децентралізованої обробки даних.

Застосування САОІ відкриває можливість використання для обробки даних режиму діалогу, що дозволяє вести роботу в реальному масштабі часу з контролем ходу обчислень. У результаті користувач може усувати можливі помилки і вчасно приймати ефективні управлінські рішення.