6.3. Завдання і ресурси в організації

Ще одним напрямком поділу праці в організації є формулювання завдання. Тут доцільно розглядати суть завдання з двох точок зору. По-перше, завдання як частина мети, що вимагає свого виконання. По-друге, завдання як запропонована робота, серія робіт чи частина роботи, що повинна бути виконана заздалегідь установленим способом і в заздалегідь обговорений термін. При цьому завдання пропонуються не працівнику, а його посаді. Вважається, що, якщо завдання виконується таким чином і в такі терміни, як це запропоновано, організація буде діяти успішно.

Завдання в організації можна розділити на кілька категорій. Це робота з людьми, предметами (машинами, сировиною, інструментами), фінансами й інформацією, тобто основними ресурсами організації. Технологія, що також відноситься до ресурсів, тут не розглядається, тому що, будучи найважливішою перемінною в організації (після цілей), була висвітлена вище. Ніяка технологія не може бути корисною і ніяке завдання не може бути виконане без людей, без їхнього співробітництва, коли вони роблять свій споживчий вибір.

Існує три основних аспекти людської перемінної в управлінні: поведінка окремих людей (як працівників), поведінка людей у групах (формальних і неформальних), характер поведінки керівника (як ЛПР, менеджера) і його вплив на поведінку окремих людей і груп. Тут людина виступає як суб'єкт і об'єкт управління. Людина виступає активною діючою особою при розробці, прийнятті і реалізації рішень.

Поведінка людини є наслідком складного поєднання індивідуальних характеристик особистості і зовнішнього середовища. Не існує двох людей, у яких було б однакове поєднання характеристик, виходить, імовірність однакової поведінки в одній і тій же ситуації різних людей практично дорівнює нулю. Ця обставина накладає серйозні вимоги на взаємини між членами організації взагалі і при прийнятті управлінських рішень зокрема. Отже, від того, хто приймає рішення і хто їх виконує, залежать результати, одержувані при реалізації цих рішень у різних сферах діяльності людини, суспільства.

Аспектами індивідуальної поведінки, що мають найбільше значення для керівника, с здібності, відносини, потреби, цінності, чекання і сприйняття. Особливо варто підкреслити здатності ЛПР до творчості як розумового процесу, без якого сучасний менеджер не може працювати ефективно. Характерною властивістю діалектичного мислення, творчого процесу є можливість розробки й ухвалення рішення при явному недоліку інформації, тобто в умовах невизначеності.

Відомо, що в основу діалектичного способу мислення покладений розв'язок протиріч, що підстерігають ЛПР буквально на кожнім кроці в його управлінській діяльності. Найважливішим аспектом розумової діяльності людини є та обставина, що в неї відсутнє "чисте мислення" (на відміну, наприклад, від комп'ютера). Процес мислення пронизаний почуттями, емоціями, вольовими тенденціями, пов'язаними з потребами і здібностями людини, її взаєминами з іншими людьми і суспільством у цілому.

Іншою найважливішою складовою людей як економічної категорії є віднесення їх до ресурсів виробництва. Люди, виступаючи як трудові ресурси, конкретизуються у фахівців певних кваліфікацій, що мають визначену стать, вік, ту чи іншу здатність до праці, фізичне і психічне здоров'я, бажання чи небажання трудитися.

Для організації дуже важливо, щоб працівник міг і хотів працювати, виконуючи визначену роботу необхідної кваліфікації. Його здатності, можливості і відданість фірмі є часто визначальними показниками в характеристиці працівника.

Трудові ресурси будь-якої фірми непостійні. Міняється їх склад, зміст, кількість. Перехід на новий продукт чи технологію, як правило, супроводжується кадровими змінами. Потрібне перенавчання працівників, освоєння ними нових прийомів і навичок, а іноді й одержання нових спеціальностей. Відбувається постійна ротація кадрів.

В залежності від виробництва, його відновлення, а також впливу середовища управлінські ситуації вимагають визначеної інформації, склад і зміст якої постійно змінюється. Недолік інформації підвищує невизначеність і збільшує ризик неправильно прийнятих рішень. Нерелевантна інформація так само шкідлива для розробки управлінського рішення, як і її невірогідність і несвоєчасність.

Надійність і гнучкість інформаційного забезпечення значною мірою залежить від системи комунікацій і структури організації. У свою чергу, вимоги до інформаційного забезпечення часто впливають на саму організацію.

Концептуальні разові рішення вимагають, як правило, спеціального інформаційного забезпечення на базі маркетингових досліджень, аналітичного огляду конкурентів і т.п. При визначенні проблеми й оцінці виниклої ситуації часто потрібна разова інформація від конкретного об'єкта управління, що на базі сукупного осмислення всієї інформації (з огляду на зовнішнє середовище і наслідки еколого-економічного характеру) дозволяє прийняти правильне рішення.

Багатоплановість і багатоаспектність інформації впливає на всі компоненти управлінського рішення, будучи одночасно його пасивним (одержання) і активним елементом (керуючої дії). Постійно надходить інформація про конкурентів, умови ринку, інших зовнішніх факторів навколишнього середовища, а також про стан своїх виробничих потужностей, можливостей і внутрішнього становища у фірмі, значною мірою доповнюється ситуаційною інформацією при різних відхиленнях ходу виробництва.

Якість періодичних (планових) і епізодичних (ситуаційних) рішень значною мірою визначається фінансовим станом організації, її фінансовим благополуччям. Наявність фінансових ресурсів є тією перемінною, котра нерідко є визначальним параметром в організації. Фінансовий менеджер визначає політику підприємства в галузі розподілу прибутку, її роль і значення у відтворювальному процесі і стимулюванні. Результатом розподільних процесів є створення фондів коштів, що забезпечують фінансування прийнятих до реалізації програм і рішень, підтримка оптимальної структури капіталу, зведення до мінімуму ризику банкрутства.

Будь-яка технологія, виробничий процес не може жити і розвиватися без сировини і матеріалів. Матеріальні ресурси навіть при незмінній технології постійно міняються кількісно і якісно. Змінюються у своїй структурі, змісті з часом.

Цілеспрямована зміна технології, перехід на новий продукт чи його модернізацію, природно, спричиняє і зміну потреби в матеріальних ресурсах. У таких випадках доцільно перевірити наступне:

Чи будуть потрібні нові чи незвичайні сировина і матеріали? Якщо так, то чи можна забезпечити достатнє і надійне постачання за подібними і стійкими цінами?

Чи с замінники для непередбачених обставин?

Чи будуть потрібні зміни транспортних витрат з доставки нових матеріалів?

Чи зміняться умови збереження, схоронності і запасів нового складу сировини і матеріалів?

Яких ще змін існуючого порядку зажадають нові продукти?

Відповіді на поставлені питання дозволяють повніше враховувати ресурсні обмеження, їхній мінливий характер і розробляти заходи для їх обліку в прийнятті рішень, спрямовані на підвищення ефективності функціонування фірми.