![](/user_photo/2706_HbeT2.jpg)
- •Глава 1
- •Офисная деятельность
- •Структура и функции офисной деятельности
- •Проблемы организации офисной деятельности
- •Понятие и функции офисных технологий
- •Технологии защиты данных
- •Глава 2
- •2.1. Информационная безопасность предпринимательской деятельности
- •2.2. Информационные ресурсы, продукты и услуги
- •2.3. Конфиденциальность
- •2.4. Конфиденциальные документы
- •2.5. Угрозы конфиденциальной информации
- •2.6. Каналы утраты информации
- •Глава 3
- •3.1. Понятие информационно-аналитической работы
- •3.2. Направления аналитической работы
- •3.3. Этапы аналитической работы
- •3.4. Методы аналитической работы
- •3.5. Система защиты конфиденциальной информации
- •Глава 4
- •4.1. Персонал как основная опасность утраты конфиденциальной информации
- •4.2. Методы получения ценной информации у персонала
- •4.3. Особенности приема и перевода
- •Договорное обязательство
- •4.4. Доступ персонала к конфиденциальным сведениям, документам и базам данных
- •4.5. Текущая работа с персоналом, владеющим конфиденциальной информацией
- •4.6. Особенности увольнения сотрудников, владеющих конфиденциальной информацией
- •Глава 5
- •5.1. Защищенный документооборот
- •5.2. Технологические системы защиты
- •5.3. Принципы учета конфиденциальных документов
- •Глава 6
- •6.1. Учет поступивших пакетов и документов
- •6.2. Распределение, рассмотрение
- •Глава 7
- •7.1. Этапы подготовки конфиденциальных документов
- •7.2. Учет, изготовление и издание документов
- •7.3. Технология контроля исполнения документов и поручений
- •7.4. Порядок работы персонала
- •7.5. Обработка изданных документов
- •Глава 8
- •8.1. Назначение и порядок
- •8.2. Порядок уничтожения документов,
- •Глава 9
- •9.1. Особенности составления
- •9.2. Формирование и оформление дел
- •Глава 10
- •10.1. Защита информации
- •10.2. Защита информации при работе с посетителями
- •10.3. Защита информации
- •10.4. Нормативно-методические документы по обеспечению безопасности информации
- •Глава 11
- •1. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов
- •2. Традиционный учет поступивших документов
- •3. Автоматизированный учет поступивших документов
- •5. Изготовление конфиденциальных документов
- •6. Учет подготовленных конфиденциальных документов
- •7. Проверка наличия документов, дел и носителей информации
- •8. Уничтожение документов, дел и носителей информации
7. Проверка наличия документов, дел и носителей информации
Процедура подготовки месячной, квартальной и годовой проверки:
а) составление рабочих планов, планов-графиков проверок;
б) формирование и утверждение состава сотрудников для осуществления проверки;
в) при наличии автоматизированного учета документов распечатка за проверяемый период времени на бумажном носителе по каждому участку службы конфиденциальной документации:
— электронной валовой описи конфиденциальных документов и (или) электронной описи (контрольного журнала) учетных карточек документов;
— электронной описи массива подлинников электронных документов, находящихся в компьютере участка;
— электронной описи магнитных носителей (дискет, дисков и т. п.), информация с которых не подлежит переносу в массив электронных документов компьютера участка;
— электронной описи магнитных носителей со страховыми и резервными копиями всех электронных документов участка (внесенных в компьютер или хранящихся на магнитных носителях отдельно от компьютера);
— электронной описи архивных магнитных носителей, содержащих электронные документы временного срока хранения;
— электронной описи бумажных документов, перенесенных в электронный массив компьютера участка или перенесенных на магнитный носитель, хранящийся отдельно от компьютера;
— электронной описи рабочих магнитных носителей, предназначенных, например, для промежуточного хранения документов, поступивших по электронной почте;
— электронной описи документов, дел и носителей, выданных исполнителям, в том числе по каналу защищенной компьютерной связи;
— при необходимости — электронных экземпляров номенклатуры дел и журнала учета законченных производством дел, картотек и журналов;
г) при наличии автоматизированного учета документов распечатка за проверяемый период времени на бумажном носителе по каждому исполнителю:
— электронной описи документов, находящихся у исполнителя (бумажных, на магнитном носителе и документов, переданных по линии защищенной компьютерной связи), учтенных носителей информации;
— электронной описи массива копии электронных документов, переданных по линии связи или введенных с дискеты и находящихся в компьютере исполнителя, а также документов, составляемых (изготовляемых) исполнителем на компьютере;
— электронной описи рабочих магнитных носителей информации, предназначенных для ежедневной перезаписи массива конфиденциальной информации, находящейся в компьютере исполнителя, и сдачи в службу конфиденциальной документации;
— электронной описи магнитных носителей с документами, не подлежащими переносу в электронный массив компьютера исполнителя (поступившими, изданными, переданными для согласования и т. п.);
— электронной описи учтенных чистых магнитных носителей;
д) заверение бумажных экземпляров описей росписью руководителя участка;
е) распределение (группировка) бумажных экземпляров учетных карточек документов по указанным выше описям;
ж) объединение бумажных экземпляров описей, составленных на разных участках в разрезе исполнителей, в единый блок по каждому исполнителю;
з) передача подготовленных материалов председателю проверочной комиссии под роспись в передаточном журнале;
и) внесение в машинный журнал (протокол) сведений о выполненных операциях, проставление росписи руководителя участка.
Выполнение операций процедуры ведения проверки на участке службы конфиденциальной документации:
а) проверка соответствия учетных данных в бумажных экземплярах учетных карточек и бумажных экземплярах распечатанных описей;
б) проверка соответствия учетных данных документа и данных на него, указанных в бумажных экземплярах учетных форм;
в) проверка правомерности внесения различных отметок в учетные формы, наличия двух росписей (электронных подписей), а так же номеров и дат оправдательных документов на отправку, перевод на другой вид учета, уничтожение документа в целом или его части;
г) установление количества изготовленных и фактического наличия экземпляров и листов документа, страховых, рабочих и резервных копий электронного документа;
д) полистный просмотр электронных документов в массиве компьютера и на магнитных носителях, хранимых отдельно от ЭВМ, установление сохранности и комплектности документов, соответствия их состава учетной карточке (описи) носителя, отсутствия несанкционированных копий и правильности оформления процесса уничтожения электронных документов и магнитных носителей;
е) обнаружение по описям (контрольному журналу) и учетным карточкам отсутствующих или не представленных к проверке документов, розыск документов (экземпляров, листов документа, приложений и т. п.);
ж) проверка правильности ведения всех традиционных и электронных учетных форм, описей, своевременности и правильности внесения в них необходимых текущих записей, отметок и росписей(электронных подписей);
з) проверка наличия и оформления дел, их соответствия номенклатуре дел, правильности выполнения процедуры закрытия дел регистрации в журнале учета законченных производством дел, картотек и журналов; проверка наличия и регистрации учетных картотек и журналов;
и) проверка правильности работы сотрудников участка с бумажными и электронными документами, носителями информации всех типов, правильности хранения документов, дел и носителей, правильности работы с информацией и документами, находящимися в компьютере.
Выполнение операций процедуры ведения проверки на рабочих местах исполнителей:
а) проверка наличия в рабочей папке (спецчемодане), сейфе и компьютере исполнителя документов, числящихся за исполнителем по всем видам учета независимо от сроков регистрации документов;
б) проверка соответствия данных документа данным на него, указанным в бумажном экземпляре учетной карточки, а также данным в соответствующей описи, проверка отсутствия у исполнителя документов, не указанных в описи;
в) полистный просмотр бумажных документов и дел, проверка сохранности всех элементов документа;
г) полистный просмотр электронных документов в массиве компьютера и на магнитных носителях, хранимых отдельно от ЭВМ, установление сохранности и комплектности документов, соответствия их состава учетной карточке (описи) носителя, отсутствия несанкционированных копий и незарегистрированных документов, правильности оформления процесса уничтожения копий электронных документов и магнитных носителей;
д)проверка правильности ведения записей и допечаток во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, соответствия состава документов внутренней описи и описи, составленной на участках службы документации;
е) обнаружение по описям и учетным карточкам документов и носителей информации, не представленных исполнителем к проверке, розыск документов (экземпляров, листов, приложений и т. п.);
ж)проверка правильности работы исполнителя с бумажными и электронными документами, носителями информации всех типов, правильности хранения документов в рабочее время, своевременности и полноты сдачи их по окончании рабочего дня на хранение в службу конфиденциальной документации, правильности работы с информацией, находящейся в компьютере;
з) проверка наличия необходимых условий для работы с конфиденциальной информацией и документами на рабочем месте исполнителя (оборудование рабочего места).
Процедура оформления и анализа результатов проверки:
а) внесение отметок о проведении проверки на участке службы конфиденциальной документации в электронные и бумажные экземпляры учетных карточек документов и носителей информации, номенклатуру дел и журнал учета законченных производством дел, картотек и журналов;
б) составление, подписание и утверждение акта проверки наличия документов на участках службы документации;
в) фиксирование результатов проверки наличия документов у исполнителей в специальном журнале службы конфиденциальной документации;
г) сдача председателем комиссии полученных ранее бумажных экземпляров электронных описей, контрольных журналов и учетных карточек на соответствующие участки службы конфиденциальной документации по передаточному журналу;
д)помещение учетных карточек и контрольных журналов в места их хранения;
е) уничтожение по акту бумажных экземпляров электронных описей;
ж)анализ результатов проведенной проверки наличия документов и выполнения всеми сотрудниками правил работы с конфиденциальными документами, выработка предложений по совершенствованию организации и технологии обработки и хранения документов;
з) проведение служебного расследования по обнаруженным фактам отсутствия документов, дел и носителей информации, экземпляров, листов и других элементов документа;
и) информирование руководства предприятия о результатах проведенной проверки и разработанных мерах совершенствования работы с конфиденциальными документами;
к) установление сроков ликвидации выявленных недостатков в работе с документами и необходимости проведения повторной проверки.