8.3 Прогнозування остаточних витрат

Прогнозування остаточних витрат по всьому проекту або його частинах у розрізі елементів робочої і витратної структур має важливе значення для керівника проекту та менеджерів і відіграє значну роль у прийнятті рішення про закриття проекту після його початку. Незалежно від причин така інформація запитується одразу, як тільки починаються роботи. Ці оцінки мають дуже важливе значення, проте є небезпека механістичного і суб’єктивного підходів.

Метод, який ми розглянемо, – метод прогнозування остаточних затрат для окремих сегментів проекту – ґрунтується на екстраполяції фактичних даних про хід виконання проекту на пев­ну дату. Може бути використаний для оцінки та прогнозування:

- окремих затрат по роботах, що розпочинаються;

- елементів WBS, що розпочалися;

- затрат по підрозділах, які розпочали роботу;

- остаточних затрат на проект у цілому.

Повернімось до наведеного вище прикладу. Як було підраховано, коефіцієнт по витратах становить K_в = 0,824.

Планові витрати для робіт, що залишилися (С_зал), визначаються як різниця між плановим бюджетом на весь проект і скоригованим бюджетом на кінець періоду, що оцінюється (у нашому прикладі – на кінець першого тижня):

= 2400 – 560 = 1840 грн.

Враховуючи тенденції, які склалися, прогнозна оцінка витрат по роботах, що залишилися ( ) визначається за формулою:

грн.

Таким чином, обчислення показують, що витрати на роботи проекту, що залишилися, можуть бути перевищені на 393 грн. (2233 – 1840).

Прогнозні остаточні витрати на проект визначаються як сума залишкових прогнозних витрат і фактичних витрат по вже виконаних роботах:

= 2233 + 680 = 2913 грн.

Отже, важливо підкреслити, що метод дає змогу не тільки прогнозувати остаточні витрати по роботах, які вже розпочалися, а й визначати витрати по майбутніх роботах на підставі тенденцій, що склалися по попередніх роботах або ж по даному підрозділу.

Наприклад, якщо проектна група А має виконати наступну роботу із запланованими витратами 2000 грн., а K_в по попередніх роботах у цій групі дорівнює 0,85, то прогнозні витрати по наступній роботі цієї проектної групи становлять: = 2000 : 0,85 = 2350 грн.

Існує три методи прогнозування остаточних витрат на проект в цілому:

- на основі середнього індексу K_в по всіх роботах, на певну дату (1-й приклад;.

- на основі K_в по підрозділу (2-й приклад);

- на основі K_в елементу WBS на певну дату (тобто по окремій роботі аналогічно попереднім прикладам).

Таким чином, застосування сучасних методів контролю дає змогу:

Аналізувати хід виконання проекту у розрізі часу, затрат, робіт, які виконуються, і залучених підрозділів як в цілому, так і по окремих періодах.

Прогнозувати остаточні витрати і час як по розпочатих роботах, так і по наступних і вживати відповідні заходи для усунення небажаних відхилень у майбутньому.

Інформація щодо стану справ по роботах проекту на певну дату міститься у відповідних звітах (табл. 8.1).

Таблиця 8.1

Звіт по витратах на ________________________ (дата)

Проект (назва)

Компанія Підрозділ WBS код:

Відділ Менеджер по затратах (посада, прізвище) OBS код:

Елементи витрат

Поточний період

З початку року

Витрати по завершенні робіт

Плановий бюджет

Скоригований бюджет

Фактичний бюджет

Відхилення

Плановий бюджет

Скоригований бюджет

Фактичний бюджет

Відхилення

За планом

Очікувані

Відхилення

Скоригований плановий

Скоригований фактичний

Скоригований плановий

Скоригований фактичний

Прямі трудові

Накладні

Матеріали

Послуги

По субконтрактах

Адміністративні

Усього

Трудомісткість

Показники за поточний період

Kв

З початку року:

Kв

Kt

Kt