3.4.4. Регистрация поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству устанавливается:

место и способ регистрации документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти (если в федеральном органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие - в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);

сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками "Срочно", "Оперативно" и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;

структура регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);

перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;

порядок сканирования документов, поступивших в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота.

В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

документы регистрируются независимо от способа их доставки;

регистрация документов производится в пределах выделенных в федеральном органе исполнительной власти документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др. (см. раздел 3.4.1);

на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа предоставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

В целях регистрации и учета документов в федеральном органе исполнительной власти разрабатываются классификаторы (справочники):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством

федерального органа исполнительной власти и доведения

документов до исполнителей

В Инструкции по делопроизводству должен быть определен порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти только после регистрации;

после рассмотрения руководством документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (РКФ);

в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией Службы делопроизводства);

передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через Службу делопроизводства.