§ 5. Правила поведения на совещании

Совещания проходят более оперативно и конструктивно, когда его участники информированы о правилах поведения в процессе делового взаимодействия. Кратко их можно свести к следующему:

Для руководителя

• начать вовремя;

• сообщить о регламенте, о стоимости минуты;

• согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

• назначить ответственного за регламент и протокол; -предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса,

например эмоциональные оценки людей и событий, мнения вме­сто конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;

- если используется критика, то требовать ее конструктивности - называть конкретные факты и их причины, не переходить на лич­ность, а высказываться по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;

-жестко вести совещание по пути к намеченным целям, для этого обеспечить отдачу от каждого участника и придать конструктив­ный характер обсуждению в целом;

• регулировать направленность и деловитость выступлений, для это­ го следует не допускать затягивания выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных пред­ ложений, решений, идей; соблюдать корректность дискуссии;

-использовать разнообразные приемы для активизации внимания участников совещания;

-подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулиро­вать выводы, определить задачи на будущее;

• завершить точно в назначенное время;

• в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эф­фективную работу.

Для участников делового совещания

Представляйте себя в своих высказываниях. Говорите "Я" вместо "МЫ" или безличной формы. Когда выступающий говорит "мы", он, как правило, избегает возможности взять на себя ответствен­ность за то, что говорит.

Если вы задаете вопрос, скажите, зачем его задаете, что он зна­чит для вас. Вопросы не должны оставлять сомнений в том, почему они задаются. Целесообразно после прослушанной информации ста­вить вопросы: на уточнение, на понимание, на развитие и на отно­шение. Вопросы, начинающиеся со слов "как", "что", "почему" и т. п. предпочтительнее вопросов закрытого типа. Не рекомендуется на совещаниях использовать провокационные вопросы или вопро­сы-ловушки, они провоцируют конфликты и заряжают людей отри­цательной энергией, становятся причиной ухода от проблемы.

В высказываниях будьте конкретны, ясно излагайте свои мысли, отвечайте за свои ошибки, выдвигайте новые идеи, отстаивайте личную точку зрения, будьте терпеливы к инакомыслию.

Не играйте роль, ожидаемую от вас другими, оставайтесь самим собой. Если не считаете нужным высказываться - помолчите.

Воздерживайтесь, насколько возможно, от интерпретации чужих идей и мыслей. Выражайте собственную позицию. Старайтесь не делать неоправданных обобщений.

Говорите не о поступках и мыслях других, а о вашем восприятии этих поступков и мыслей, то есть формулируйте суждения на языке "Я-сообщений", а не "Вы-утверждений", например вместо "Вы вот тут ошиблись", скажите "Мне кажется, что здесь вкралась ошибка...".