1. Проведення інвентаризації та обов'язки інвентаризаційних комісій

Згідно з п. 11.1 Інструкції № 69 для проведення інвентаризації розпорядчим документом керівника підприємства створюються постійно діючі інвентаризаційні комісії у складі керівників структурних підрозділів та головного бухгалтера, які очолюються керівником підприємства або його заступником.

Будь-яка інвентаризація починається з наказу керівника про її проведення, який складається в довільній формі. Крім складу інвентаризаційної комісії, в наказі застерігаються порядок і терміни проведення інвентаризації, оформлення необхідної документації.

Іноді внаслідок значного обсягу робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією. У таких випадках для безпосереднього проведення інвентаризації в місцях зберігання і виробництва розпорядчим документом керівника підприємства створюються робочі інвентаризаційні комісії у складі інженера, технолога, механіка, виконавця робіт, товарознавця, економіста, бухгалтера та інших досвідчених працівників, які добре знають об'єкт інвентаризації, ціни і первинний облік. Робочі інвентаризаційні комісії очолюються представником керівника підприємства, який призначив інвентаризацію. При цьому забороняється призначати головою робочої інвентаризаційної комісії в одних і тих же матеріально відповідальних осіб одного й того ж працівника два роки поспіль. Відповідно до Інструкції № 69 існують так звані контрольні перевірки інвентаризації, які повинні здійснюватися постійно діючою інвентаризаційною комісією за участі членів робочих інвентаризаційних комісій і матеріально відповідальних осіб після закінчення інвентаризації, але обов'язково до відкриття складу (комори, секції тощо, де проводилася інвентаризація). При цьому перевіряються найбільш цінні і такі, що користуються підвищеним попитом, матеріальні цінності.

При виявленні значних розбіжностей між даними інвентаризаційного опису та даними контрольної перевірки призначається новий склад робочої інвентаризаційної комісії для проведення повторної суцільної інвентаризації цінностей.

Результати контрольних перевірок інвентаризацій оформляються актом, наведеним у додатку № 1 до Інструкції № 69. Реєстрацію проведених контрольних перевірок здійснює бухгалтерія у спеціальній книзі (додаток № 2 до Інструкції № 69).

2. Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей

При інвентаризації ТМЦ (і запасів взагалі) необхідно пам'ятати про те, що згідно з П(С)БО 9 "Запаси", затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 20.10.99 р. № 246 (далі - П(С)БО 9), запаси визнаються активом, якщо існує імовірність отримання в майбутньому економічних вигід, пов'язаних з їх використанням, та якщо їх вартість може бути достовірно визначена. Якщо ТМЦ не відповідають цим критеріям, то вони не можуть бути відображені у фінансовій звітності у складі активів. У процесі проведення інвентаризації вони підлягають списанню.

Значну роль відіграє оцінка запасів, оскільки згідно з п. 24 П(С)БО 9 запаси повинні відображатися за найменшою з двох оцінок: первісною вартістю або чистою вартістю реалізації, причому запаси відображаються за чистою вартістю реалізації, у випадку якщо на дату балансу їх ціна знизилася або вони зіпсувалися, застаріли чи в інший спосіб втратили первісно очікувану економічну вигоду.

При знятті натуральних залишків ТМЦ (сировини, матеріалів, готової продукції, МШП тощо), які знаходяться у матеріально відповідальних осіб, по кожному окремому складу, дільниці, об'єкту складається інвентаризаційний опис за формою № М-21. В описі зазначаються найменування матеріалів, їх номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші відмітні ознаки. У кінці інвентаризаційного опису підписуються всі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальні особи. Після оформлення у встановленому порядку опис передається до бухгалтерії підприємства для складання звіряльної відомості. Закреслення роблять однією рисою так, щоб можна було прочитати виправлене. Інвентаризація проводиться не тільки по ТМЦ, що належать підприємству на правах власності. По ТМЦ, прийнятих (а також зданих) на відповідальне зберігання, також необхідно провести інвентаризацію зі складанням окремої відомості за формою № інв-5.

Опис складається в одному примірнику інвентаризаційною комісією і, підписаний членами комісії та матеріально відповідальною особою (у разі прийняття цінностей на зберігання), передається до бухгалтерії.

При інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, прийнятих на відповідальне зберігання, записи в опису здійснюються інвентаризаційною комісією на підставі перевірки та підрахунку цінностей в натурі. Товари та матеріали, що зберігаються на складах інших організацій, заносяться до опису на підставі документів, що підтверджують здавання цих цінностей на відповідальне зберігання.