Типы данных и форматы

Каждому полю должен быть установлен один из типов данных, чтобы программа Access знала, как обращаться с его содержанием.

Типы данных:

Текстовый. Простой, обычно набранный текст, который включает в себя числа, буквы и символы. Поле Текстовый может содержать до 255 символов.

Полу MEMO. Тоже простой, обычный текст, если не считать того, что вы не устанавливаете максимальную длину поля. Поэтому можете набирать текст любого размера (64000 символов).

Числовой. Простое, обычное число. Access не разрешает здесь использовать никакой текст.

Дата/Время. Дата или время.

Денежный. Число, имеющее денежный формат.

Счетчик. Access автоматически добавляет к каждой записи номер по порядку.

Логический. Ответ на вопрос: истина/ложь? В нем может находится одно из двух значений (Да или Нет, Истина или Ложь, Включить или Выключить).

Поле объекта OLE. Связь с другой базой данных или с другим файлом.

Гиперссылка. Ссылка на Word Wide Web.

Мастер подстановок. Позволяет вам создать список, из которого можно выбрать значение для каждой записи.

Свойства поля

В дополнение к типу поля, каждое поле имеет параметры форматирования, которые вы можете установить по своему усмотрению. Они отображаются в нижней половине диалогового окна, в секции Свойства поля. Параметры форматирования меняются в зависимости от типа поля, и их слишком много. Поэтому отметим те, с которыми вы можете столкнуться.

Размер поля. Максимальное количество символов, которое пользователь может ввести в данное поле.

Формат поля. Спускающийся список форматов, которые могут быть применены к данному типу поля. Можно также создать свои собственные форматы.

Значение по умолчанию. Если в каком-то поле обычно содержится определенное значение, то вы можете ввести сюда это значение, чтобы сэкономить время. Это значение всегда будет появляться в новой записи, а в тех редких случаях, когда оно не потребуется, вы сможете ввести данные вместо него.

Число десятичных знаков. При работе с числовыми полями вы можете указать количество десятичных знаков, которые будут по умолчанию отображаться в числах.

Обязательное поле. Выберите Да или Нет, чтобы сообщить Access, можно или нет пользователю оставить это поле пустым при вводе новой записи.

Назначение ключевого поля

В каждой таблице может быть по крайней мере одно поле с уникальным значением для каждой записи. С этой целью вы должны сообщить программе Access, какое поле собираетесь использовать в качестве ключевого, чтобы она могла предотвратить случайный ввод одинаковых значений в нескольких записях этого поля.

Создание базы данных, состоящей из одной таблицы Цель работы:

1. Познакомиться с основными понятиями базы данных;

2. Научиться создавать таблицу базы данных в режиме конструктор;

3. Освоить переход из режима конструктор в режим таблицы;

4. Освоить основные приемы заполнения и редактирования таб­лиц;

5. Познакомиться с простой сортировкой значений таблицы;

6. Познакомиться с поиском записей по образцу;

7. Научиться распечатывать таблицы;

8. Научиться сохранять и загружать базу данных.

Этапы работы

1. Проектирование структуры базы данных.

Предположим, что нам надо изготовить самый простой вариант базы данных, когда вся информация хранится в одной таблице.

2. Конструирование структуры будущих таблиц базы данных.

Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс) и 10 записей.

Поле код - уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).

3. Создание схемы базы данных.

При наличии одной таблицы схема базы данных тоже простая: состоит из одной этой таблицы, т.е. ее можно специально не создавать.

4. Ввод данных в таблицы.

В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять - в режиме таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.

Задание 1. Создать новую базу данных и изготовить структуру таблицы с информацией о студентах.

Порядок работы:

Вызвать программу Access. Для этого дважды щелкните по пик­тограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно систе­мы управления базами данных, в котором появится меню, пред­ставленное на рис. 1.

Включите мышкой переключатель Новая база данных и щелк­ните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, по сохранение базы данных. В поле Имя файла в качестве имени базы дан­ных введите свою Фамилию.

Это будет название вашей личной базы данных.

Замечание. Можете оставить базу данных в текущей папке (папка Мои документы), а можно сменить папку на вашу личную. В этом окне есть возможность создать новую папку с помощью кнопки — Создать папку. Введя имя, новой папки, и нажав кнопку ОК, получаем новую папку.

Щелкните по кнопке Создать или нажать на клавишу [Enter].

Р ис.1.

В следующем окне выбрать тип создаваемого документа (вы­брать соответствующую закладку). Вы создаете таблицу, по­этому выбрать закладку Таблица (по умолчанию, вы в ней и находитесь). Щелкнуть по кнопке Создать. Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, выбираем режим Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

В верхней левой клетке введите имя поля (набирайте слово "Фа­милия") и нажмите на клавишу [Enter]. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он зада­ется Текстовый (рис. 4). Любой другой выбирается с помо­щью ниспадающего меню.

Таблица 1

Имя поля	Тип данных
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Год рождения	Числовой
Школа	Числовой
Класс	Числовой

Заполнить поля в Конструктора данными из табл. 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).

Сохранить таблицу.

В появившемся окне набрать имя таблицы «Список группы» и щелкнуть по кнопке ОК. Следующий шаг появится запрос создание ключе­вого поля - уникального поля записи, по которому удобно свя­зывать таблицы. В данном варианте, если нажать кнопку ДА, будут самостоятельно появляться числа - номера записей и появляется дополнительное поле Код - тип данных Список.

Отвечаем ДА.

Переходим в режим таблицы, щелкнув по кнопке на панели инструментов.

Замечание. Выбор режима работы: таблица или конструктор — осуществляется кнопкой на панели инструментов.

Ввод данных будем производить в режиме Таблицы, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то мар­кер переходит в следующую ячейку.

Заполнить базу данных значениями из табл. 2.

Таблица 2

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс
1	Иванникова	Анна	Ивановна	1984	1	9
2	Баранова	Ирина	Алексеевна	1983	3	10
3	Корнилова	Ольга	Владимировна	1984	5	9
4	Воробьев	Алексей	Петрович	1983	1	10
5	Воробьев	Алексей	Иванович	1984	3	9
б	Воробьев	Олег	Григорьевич	1985	5	8
7	Скоркин	Александр	Евгеньевич	1982	1	11
8	Володина	Анна	Алексеевна	1984	3	9
9	Новоселов	Алексей	Антонович	1983	5	10
10	Александрова	Елена	Алексеевна	1984	1	9

Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке Сохранить. В ре­зультате получим таблицу, с которой можно будет работать.

Замечание. Передвижение по таблице можно производить помощью клавиш со стрелками на клавиатуре, клавишей та­буляции, а также щелчком мыши. Можно пользоваться стан­дартными для Windows комбинациями клавиш для быстрого продвижения по таблице.

Задание 2. Редактирование ячеек.

Порядок работы:

Заменить фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выделить редактируемую ячейку и набрать новую фамилию.

Заменить год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.

Задание 3. Сортировка значений таблицы.

Порядок работы:

Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щел­кнуть по кнопке на панели инструментов:

- если нужно отсортировать по возрастанию;

- если нужно отсортировать по убыванию.

Отсортировать:

фамилии - по алфавиту (установить курсор на любую фами­лию в столбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке сортировать по возрастанию).

имя - по алфавиту (установить курсор поставьте маркер на любое имя в столбце с названием Имя и щелкните мышкой по кнопке сортировать по возрастанию).

номер школы - по убыванию (на любой но­мер школы в столбце с названием Школа и щелкните мышкой по кнопке сортировать по убыванию).

год рождения - по убыванию (установить курсор в любой год рождения в столбце с названием Год рождения и щелкните мышкой по кнопке сортировать по убыванию).

класс - по возрастанию (установить курсор на любой класс в столбце с названием Класс и щелкните мышкой по пиктограмме сортировать по возрастанию).