18. Виды справочно-информационной документации.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя другого структурного подразделения. Текст записки, как правило, состоит из двух разделов: обоснования (изложения причин составления); предложения, просьбы, заявки и тому подобное. Служебную записку подписывает составитель.

Справка — документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки могут быть внешними и внутренними. Внешние составляются для представления в другую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации.

Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения; название вида документа «СПРАВКА»; дата и номер документа; заголовок к тексту; адресат; отметка о наличии приложения; подпись. Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?». Текст справки, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, во второй — приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Справки составляются на бланках формата А5, подписываются руководителем и главным бухгалтером, заверяются печатью.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д. Оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса, после чего излагаются детали затронутого вопроса.

Акт — документ, составленный группой лиц для установления фактов, событий, действий, имевших место в реальности.

Виды: приема-сдачи, приема-передачи, инвентаризации, расследования, ликвидации. Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), нередко - комиссиями. Главное при составлении акта —  установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается основание для его составления, а также кем составлен акт.

19. Особенности составления и оформления справочно-информационной документации: акт, справки, служебная записка, заявление.

Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу. Составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя другого структурного подразделения. Текст записки, как правило, состоит из двух разделов: обоснования (изложения причин составления); предложения, просьбы, заявки и тому подобное. Служебную записку подписывает составитель.

Справка — документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки могут быть внешними и внутренними. Внешние составляются для представления в другую организацию, внутренние составляются для представления руководству организации.

Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения; название вида документа «СПРАВКА»; дата и номер документа; заголовок к тексту; адресат; отметка о наличии приложения; подпись. Заголовок к тексту справки строится по схеме «О чем?». Текст справки, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, во второй — приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Справки составляются на бланках формата А5, подписываются руководителем и главным бухгалтером, заверяются печатью.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.д. Оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса, после чего излагаются детали затронутого вопроса.

Акт — документ, составленный группой лиц для установления фактов, событий, действий, имевших место в реальности.

Виды: приема-сдачи, приема-передачи, инвентаризации, расследования, ликвидации. Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей), нередко - комиссиями. Главное при составлении акта —  установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается основание для его составления, а также кем составлен акт.