Тема3: Облік грошових коштів, розрахунків

Кожна бюджетна установа або організація для здійснення своєї діяльності має у своєму розпорядженні грошові кошти. Рух грошових коштів, який відбувається в процесі діяльності, може здійснюватись як у готівковій, так і у безготівковій формах.

Операції, під час яких грошові кошти переміщуються у вигляді готівки, називаються касовими операціями. Облік касових операцій здійснюється відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті України від 19.02.2001 р. № 72 (зі змінами і доповненнями).

Відповідно до цього Положення, кожна установа, підприємство та організація для здійснення розрахунків готівкою повинні мати касу.

Каса – це приміщення або місце, що призначене для приймання, видачі та зберігання готівкових коштів, інших цінностей та касових документів, де, як правило, ведеться касова книга. Відповідальність за обладнання каси, доставку та зберігання коштів несуть керівники підприємств та установ.

Касир – це матеріально відповідальна особа, на яку покладено функції щодо видачі-приймання готівки.

Призначення на посаду касира відбувається на підставі наказу керівника установи, який одночасно із зарахуванням на роботу касира укладає з ним договір про повну матеріальну відповідальність та ознайомлює його з Положенням № 72.

Касир відповідно до чинного законодавства несе повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. При цьому касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам. В установах та організаціях, які мають одного касира, у разі потреби тимчасової його заміни виконання обов’язків касира покладається на іншого працівника і з ним на період відсутності касира укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

У випадку раптової відсутності касира на роботі (у зв’язку з хворобою тощо) цінності, що перебувають у нього під звітом, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або у присутності комісії, яку з цією метою призначає керівник установи. За результатами перерахування цінностей і передачі їх касиру складається акт за підписами осіб, що були при цьому присутні.

В установах, де штатним розписом не передбачена посада касира, виконання його обов’язків може бути покладене, відповідно до письмового розпорядження керівника на бухгалтера або іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність.

В установах або організаціях, які мають відокремлені підрозділи або обслуговуються централізованими бухгалтеріями, оплату праці, виплати допомоги у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності, стипендій та премій можуть проводити за письмовим наказом керівника інші, крім касира особи, з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність і на яких накладаються обов’язки, які встановлені для касира.

Установи та організації можуть мати у касі готівку лише в межах лімітів залишку.

Ліміт залишку готівки в касі – це граничний розмір готівки, що може залишатися в касі на кінець робочого дня, який встановлюється установою банку.

Якщо установа фінансується через єдиний казначейський рахунок і має поточний рахунок в інших установах банків, то ліміт залишку готівки в касі в такій установі встановлюється тією установою банку, де відкрито її поточний рахунок, на підставі відповідної заявки-розрахунку з відображенням у ній показників, що мають враховувати сумарні касові обороти установи.

Фінансовий облік можна визначити як систему реєстрації та узагальнення даних про господарську діяльність підприємства, складання фінансової звітності та передавання її зацікавленим користувачам.

Важливими для фінансового обліку є реєстрація та нагромадження всіх операцій, що призвели до зміни майна підприємства, його капіталу та фінансового стану. Однак зібрана таким чином інформація є складною для використання, особливо при значній кількості операцій. Користувачів, як правило, цікавить дуже конкретна інформація, пов'язана з рішеннями, які вони збираються приймати, або про наслідки прийнятих рішень на певну дату. Наприклад, власників може цікавити ефективність та доцільність виготовлення на існуючому обладнанні нового виду продукту, виконання кошторису виготовлення продукції "А", доцільність отримання позики та інше. Інвесторів цікавить можливість отримання дивідендів та зростання вартості інвестиції у підприємство-об'єкт інвестування. Тому виникає необхідність в обробці облікової інформації:

Групування інформації в фінансовому обліку здійснюється з деталізацією, яка б улаштувала всіх користувачів, узагальнення — виходячи з вимог окремих груп користувачів та потреби складання фінансової звітності.

Передача облікової інформації користувачам здійснюється в доступній для них формі: звіти, таблиці, висновки, графіки чи діаграми. Інформація повинна викликати у користувачів довіру : бути точною, достовірною та дохідливою.

У окремих випадках виникає потреба користуватись інформацією попередніх облікових періодів : для проведення перевірок, аналізу ефективності діяльності чи виробництва окремого продукту, здійснення взаємозвірок з кредиторами або дебіторами, нарахування пенсій для працівників. Отже, облікова інформація повинна певний час (в окремих випадках безтермінове) зберігатись на підприємстві.

Таким чином, фінансовий облік — це процес виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім та внутрішнім користувачам для прийняття рішень.

Мета фінансового обліку тісно пов'язана з метою діяльності підприємства. Оскільки більшість власників підприємств ставлять перед собою за мету отримання максимального прибутку від діяльності, то центральним питанням обліку є виз­начення фінансових результатів, вивчення умов та затрачених зусиль для їх досягнення.

Метою ведення обліку і складання фінансової звітності є надання користувачам повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан, результати діяльності (прибутки і збитки) та рух грошових коштів підприємства.

Операції, що проводяться на розрахунковому рахунку, у банку обліковуються на рахунку «Розрахунковий рахунок». Основою для запису операцій на ньому є виписки банку з розрахункового рахунка. Періодично (здебільшого щодня) банк видає власникам розрахункових рахунків виписки з рахунка з копіями розрахункових документів. Виписка обов'язково подається на перше число кожного місяця. Вона перевіряється підприємством з погляду відповідності її поданим документам; при цьому встановлюється, чи всі записи стосуються підприємства — власника розрахункового рахунка. У виписці проставляється номер кореспондуючого рахунка. Виписка є основою для записів до реєстрів бухгалтерського обліку операцій на розрахунковому рахунку. Записи банку і підприємства мають бути ідентичними.

Значна частина готівкових коштів у бюджетних установах видається через підзвітних осіб.

Підзвітні особи — це працівники установи, що отримують грошові кошти під звіт на майбутні витрати.

Підзвітні суми в бюджетних установах видаються у вигляді авансу на такі цілі: господарські витрати, службові відрядження й наукові експедиції, на виплату заробітної плати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна відомість не може бути повернута довіреною особою до каси по закінченні трьох робочих днів.

Готівкові кошти видаються під звіт лише за дозволом керівника установи й попереднього звітування за раніше отримані аванси.

Аванс — це розрахункова сума коштів на передбачені витрати. Аванс може бути виданий готівкою з каси установи, чеком з рахунків у банківських установах, а також грошовим переказом через органи зв’язку, якщо відрядженій особі продовжується термін відрядження.

Видача авансу на господарські потреби розраховується на основі даних інформації щодо вартості відповідних матеріальних цінностей. Порядок витрачання коштів на господарські потреби регулюється кошторисними призначеннями бюджетної установи, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні від 19.02.2001 № 72.

Готівка з каси на господарські потреби установи видається за відсутності заборгованості за авансовими сумами конкретної підзвітної особи, отриманими раніше. На заяві працівника на видачу готівки під звіт ставиться дозвільний підпис керівника установи. Підзвітна особа зобов’язана подати до бухгалтерії установи звіт про витрачання одержаних у касі сум, а також залишок невикористаної готівки в такі строки:

на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини — протягом десяти робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

на всі інші господарські потреби — наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо працівник установи придбав за власні готівкові кошти товари (продукцію, послуги) або використав ці кошти у відрядженні для потреб установи, він звітує за витрачені кошти в зазначеному щойно порядку.

Якщо установа порушує зазначену норму Положення і видає працівникові готівку, не отримавши від нього звіту про раніше видані суми, то незалежно від того, закінчився чи ні термін, на який було видано грошові кошти, установа штрафується в розмірі 25 % виданої під звіт суми. Крім того, на посадових осіб, відповідальних за ведення касових операцій, накладається адміністративний штраф від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. У разі перевищення встановлених термінів подання авансових звітів про використання виданої під звіт готівки до установи застосовується фінансова санкція у вигляді штрафу в розмірі 25 % виданих під звіт сум, а також до працівника — сума його заборгованості з підзвітних коштів включається до складу сукупного доходу, отриманого за основним місцем роботи, і обкладається прибутковим податком.